鑒于物料分類的多樣性和復(fù)雜性，可以對一個公司內(nèi)部的物料采用不同的編碼規(guī)則。比如對原材料、半成品、產(chǎn)成品采用不同的分類規(guī)則，但要注意不同的分類切忌分類重碼和編碼重碼。在能夠清晰界定和分類的情況下，所有部門最好采用同樣的編碼規(guī)則。
物料編碼的原則
在確定物料編碼究竟該采用無意義的編碼、有意義的編碼還是實用性編碼這個大方向后，就要考慮如何對物料數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼了。這里有幾個必須考慮到的問題:
1．繼承性
進(jìn)行分類和編碼時，最好繼承現(xiàn)有的分類規(guī)則。比如已有的國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要充分利用和吸收，達(dá)到行業(yè)認(rèn)同和交流簡潔的效果。如果這些標(biāo)準(zhǔn)都不具備或不完善，才考慮進(jìn)行企業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)的制定。比如對產(chǎn)品數(shù)據(jù)、工藝數(shù)據(jù)、物流系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)和質(zhì)量認(rèn)證體系等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理，可以引用的要盡量加以利用，不能引用的建立數(shù)據(jù)對照表，便于進(jìn)行系統(tǒng)接口和數(shù)據(jù)交換。這不僅能體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的繼承性，更重要的是能有效降低數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量，縮短系統(tǒng)上線時間。
2．完整性
企業(yè)運(yùn)作是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，需要大量的靜態(tài)信息和動態(tài)信息支撐。物料編碼屬于基礎(chǔ)的靜態(tài)數(shù)據(jù)，物料編碼不完備直接影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。從研發(fā)部門產(chǎn)生物料信息到產(chǎn)成品銷售完成其信息必須是一致連貫的，中間產(chǎn)生的附加信息不能影響物料的主要特征屬性。比如，物料的采購提前期對供應(yīng)商服務(wù)、采購訂單跟蹤、物料入庫和計劃執(zhí)行等都有影響，即采購提前期是采購物料不可或缺的屬性。
物料編碼的完整性表現(xiàn)為數(shù)據(jù)完整性和屬性完整性，不但要對采購的原材料和生產(chǎn)的產(chǎn)成品物料進(jìn)行編碼，而且要對車間生產(chǎn)的半成品和車間虛擬組件進(jìn)行編碼管理。物料編碼的屬性完整性就是物料與業(yè)務(wù)相關(guān)的屬性必須完整，以維系業(yè)務(wù)正常運(yùn)作。對ERP系統(tǒng)而言，其處理邏輯不同，物料屬性的配置也不相同。同時，每個企業(yè)的運(yùn)作模式不同，需要的物料屬性也不同，針對企業(yè)獨特的營運(yùn)模式，配置相應(yīng)完整的物料屬性。
3．統(tǒng)籌性
物料具有多種業(yè)務(wù)屬性，比如物料的研發(fā)、銷售、計劃、生產(chǎn)、庫存、質(zhì)量、采購和財務(wù)等屬性。有許多屬性僅僅限于業(yè)務(wù)內(nèi)部使用，有的卻是通用屬性，在所有業(yè)務(wù)中都將使用到，比如物料編碼、物料描述和基本計量單位。
物料描述是企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)交流的基礎(chǔ)，如何運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)簡潔、統(tǒng)一地描述定義一個物料，是技術(shù)管理和物料管理的重要工作。
基本計量單位是計算物料需求和財務(wù)核算的基準(zhǔn)。實際操作中，需要以研發(fā)部產(chǎn)品明細(xì)表用量單位為基礎(chǔ)，結(jié)合財務(wù)部成本核算單位，制定物料的基本計量單位，要建立采購單位、庫存單位與基本計量單位的換算關(guān)系，以解決計量單位之間的不一致，減少庫存收發(fā)工作量。
4．唯一性
物料編碼的唯一性就如同人的身份證號碼一樣，按照同一編碼規(guī)則是能夠保證唯一性的。正如身份證號碼重碼的事件不時發(fā)生給人們的生活帶來了極大的不便，有的甚至引起司法方面的糾紛，物料編碼不唯一也會給物料的管理帶來很大麻煩。
物料編碼的唯一性，簡單講就是一物一碼。同一物料在系統(tǒng)中只有一個名稱，不能不同部門對同一物料有不同的名稱?？梢龅揭晃镆淮a確確實實不是一件簡單的事情，好在現(xiàn)有的ERP軟件系統(tǒng)中能夠做到一碼一物，因為只要建立編碼的唯一性索引就可以完成。關(guān)鍵是如何定義一物，即一個物料具有哪些基本特征。物料的技術(shù)性能和物理特征相同時，可以認(rèn)為是一個物料。但是存在一種情況，即多家供應(yīng)商供應(yīng)的物料都能夠達(dá)到規(guī)定的技術(shù)性能和物理特征，一般情況下這些供應(yīng)商的物料是相同的。如果個別客戶指定需要其中一家供應(yīng)商的物料，那么就認(rèn)為這些物料不是一個物料，而是兩個物料，就要編兩個編碼。
物料編碼與物料的唯一對應(yīng)，通過物料的基本特征實現(xiàn)。物料的名稱、規(guī)格、型號、圖號、顏色、材質(zhì)等特征，能夠反應(yīng)物料的物理性能或者一個特征或者多個特征組合，能夠唯一地區(qū)分物料差別。
5．?dāng)U展性
不管采用哪一種物料編碼方法制定的物料編碼規(guī)則都必須具有相當(dāng)?shù)臄U(kuò)展性。同時，物料編碼規(guī)則一旦制定還必須具有相對的穩(wěn)定性，一般需要保證系統(tǒng)運(yùn)行十年。因為在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，重新進(jìn)行編碼規(guī)則的調(diào)整存在極大的系統(tǒng)風(fēng)險。因此，物料編碼規(guī)則的擴(kuò)展性和易用性是ERP系統(tǒng)實施前必須引起重視的工作。
6．實用性
物料編碼規(guī)則和物料編碼必須以實用為宗旨。編碼規(guī)則的邏輯性、科學(xué)性和合理性，可以順利完成物料的編碼工作，避免物料重復(fù)編碼和遺漏。物料編碼講究的是直觀性、準(zhǔn)確性和易用性，能滿足業(yè)務(wù)部門使用簡潔、操作靈活的要求，以求達(dá)到實用好用的效果。
物料編碼工作的開展步驟
1．建立編碼管理組織
數(shù)據(jù)是系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼管理，是數(shù)據(jù)管理工作的基本要求。大量的數(shù)據(jù)整理和篩選需要有一定的業(yè)務(wù)知識和技術(shù)含量，同時又是一件枯燥和煩瑣的工作，因此需要專職人員進(jìn)行專職工作，也需要專職部門進(jìn)行專職管理。
建議建立以工程技術(shù)人員為主、業(yè)務(wù)人員共同參與的編碼小組，明確部門職能和崗位職責(zé)，有效推進(jìn)編碼工作。同時，制定與項目階段匹配的數(shù)據(jù)編碼工作計劃，按照計劃進(jìn)行工作考核和監(jiān)督改進(jìn)。
2．建立編碼管理規(guī)范
要建立數(shù)據(jù)管理規(guī)范來指導(dǎo)數(shù)據(jù)管理工作。靜態(tài)數(shù)據(jù)有物料編碼、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝路線、科目表、供應(yīng)商和客戶信息等。這些數(shù)據(jù)必須有相應(yīng)的管理規(guī)范進(jìn)行管理，數(shù)據(jù)的新增、修改、刪除、查詢等操作必須有相應(yīng)的流程控制。動態(tài)數(shù)據(jù)如采購訂單、銷售訂單、生產(chǎn)訂單、庫存初始化數(shù)據(jù)等也需要制定相應(yīng)的規(guī)則，用來規(guī)范數(shù)據(jù)的收集策略和管理流程，規(guī)定系統(tǒng)切換期間的數(shù)據(jù)操作。
3．收集加工系統(tǒng)數(shù)據(jù)
現(xiàn)有數(shù)據(jù)通常分散存放于各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，比如PDM、SPC、財務(wù)和物流系統(tǒng)等，這些數(shù)據(jù)相互交融，彼此獨立，形成企業(yè)數(shù)據(jù)大雜燴。在進(jìn)行物料編碼時，要按照數(shù)據(jù)的相關(guān)性和重要性到相應(yīng)系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的加工處理。比如物料數(shù)據(jù)從PDM和物流系統(tǒng)中取數(shù)，同時要參考SPC和財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù); 科目表要從財務(wù)系統(tǒng)中獲取，供應(yīng)商信息從物流系統(tǒng)讀出。
另外，依據(jù)系統(tǒng)的編碼規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、整理和加工時，各個階段的數(shù)據(jù)要采用版本進(jìn)行標(biāo)識，最終的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔控制，存放在安全的數(shù)據(jù)服務(wù)器上。
4．編碼過程事務(wù)協(xié)調(diào)
即使制定了完整的工作流程和編碼規(guī)范，工作過程也難免會出現(xiàn)一些例外情況，需要及時溝通和協(xié)調(diào)。不要怕出現(xiàn)問題，關(guān)鍵在于出了問題必須有人跟蹤、協(xié)調(diào)和處理。在專家的指導(dǎo)下，實事求是、全面系統(tǒng)及時地處理出現(xiàn)的問題。
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物料編碼的注意事項
1．集團(tuán)的物料編碼管理
如果集團(tuán)需要進(jìn)行集中采購、集中銷售和集中售后服務(wù)，就需要進(jìn)行物料編碼的集中管理，這時一般需要專職部門統(tǒng)籌管理。如果分散管理，也要求各分公司遵循相同的編碼原則。另外，集團(tuán)內(nèi)部各部門應(yīng)該采用相同的編碼規(guī)則對所有物料進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理，這有利于集團(tuán)的物料管理，也便于對外交流和協(xié)調(diào)。
2．物料描述的規(guī)范性
物料命名不規(guī)范在使用過程中會產(chǎn)生許多困惑。比如: 電源線、空調(diào)電源線、室內(nèi)電源線，了解情況的認(rèn)為這就是一個東西，不了解情況的以為這是三種物料。有些困難的是，到目前為止，對于產(chǎn)品和物料命名還沒有國際標(biāo)準(zhǔn)，也沒有國家標(biāo)準(zhǔn)，也不存在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，有一些企業(yè)制定了自己的命名規(guī)范，但在推廣和執(zhí)行過程中都遇到不同程度的阻礙，造成不規(guī)范的實際后果，這給物料規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化帶來較大困難。
我們知道，要準(zhǔn)確描述一個物料僅有名稱是不夠的，還需要輔助的規(guī)格、型號、圖號、顏色、材質(zhì)等屬性。這些屬性和名稱的組合，如果沒有規(guī)范定義排列位置，將產(chǎn)生許多的混亂。一個系統(tǒng)的物料描述有長度限制，比如SAP系統(tǒng)要求不超過40字符。即在40個字符內(nèi)，能夠準(zhǔn)確描述一個物料的主要特征。
比如:“KF-22前面板 KF22W.2-1”，在圖號中也有了“KF22”信息，加上這部分造成信息的冗余，規(guī)范的描述應(yīng)該為“前面板KF22W.2-1”。對于“前面板KF22W.2-1”，可以理解為“KF-22前面板 KF22W.2-1”，也可以理解為“KF-22前面板”、“KF22W.2-1前面板”和“前面板 KF22W.2-1”。如果沒有統(tǒng)一的規(guī)范約定，產(chǎn)生認(rèn)識的歧義，引起業(yè)務(wù)部門之間的溝通困難。
3．物料編碼與產(chǎn)品明細(xì)表
物料編碼反映的僅僅是物料本身的技術(shù)性能和物理特征，而不反映它與產(chǎn)品之間的層次結(jié)構(gòu)。物料與部件、產(chǎn)品之間的層次隸屬關(guān)系由產(chǎn)品明細(xì)表確定。如果把產(chǎn)品的層次關(guān)系體現(xiàn)在物料編碼里，不利于物料本身的管理，也不利于產(chǎn)品之間的物料借用。
同時，物料編碼不但與產(chǎn)品明細(xì)表之間存在關(guān)系，也與工藝路線之間存在關(guān)系。在加工過程中需要儲存、發(fā)外處理的工序，需要進(jìn)行編碼管理，其他的則不需要編碼。如果一些零部件要組合組裝，同時組合組裝關(guān)系復(fù)雜，且不需要庫存管理，表現(xiàn)為零部件的臨時性和虛擬性，這種組合件需要編碼管理。
4．?dāng)?shù)據(jù)加工的信息失真
數(shù)據(jù)加工和傳播過程往往伴隨著信息失真，尤其是不同業(yè)務(wù)部門之間的信息傳遞，業(yè)務(wù)人員根據(jù)自己的需求加工數(shù)據(jù)更容易導(dǎo)致信息的失真和歧義。如何避免數(shù)據(jù)加工過程中的信息失真，是情報學(xué)研究的范疇，目前還沒有比較有效的方法。
數(shù)據(jù)加工的常用工具有Excel等。在Excel中，可以方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)的排序、過濾、分列、合并和運(yùn)算以及表之間的數(shù)據(jù)鏈接等操作，這些操作都有可能產(chǎn)生數(shù)據(jù)的錯亂，處理完成后一定要進(jìn)行數(shù)據(jù)的校驗。
鏈接：用物料編碼數(shù)據(jù)進(jìn)行分析
準(zhǔn)確完善的物料分類和編碼不僅是企業(yè)管理物料的前提和基礎(chǔ)，有利于ERP系統(tǒng)的順利部署與運(yùn)行，同時，也可以為企業(yè)對各類業(yè)務(wù)的事中控制、事后分析和未來預(yù)測提供保障。
1．原材料分析
分析一段時間內(nèi)物料的采購訂單價格變化可以預(yù)測未來物料的價格變化趨勢，分析供應(yīng)商的交貨期和質(zhì)量狀況可以檢查供應(yīng)商的服務(wù)水平，從而加強(qiáng)供應(yīng)商管理。
分析一段時間內(nèi)物料的價格變化可以預(yù)測產(chǎn)成品的標(biāo)準(zhǔn)價格變化趨勢，對成本控制和銷售報價管理提供輔助決策幫助。
分析采購物料的庫存價值，進(jìn)行安全庫存、最高庫存和最低庫存的控制，避免超量庫存和物料短缺的發(fā)生，是保障生產(chǎn)計劃正常執(zhí)行的基礎(chǔ)。而庫存物料的有效期和批次管理可以用來進(jìn)行物料質(zhì)量跟蹤，確保產(chǎn)品質(zhì)量。
2．半成品分析
對半成品的生產(chǎn)訂單進(jìn)行有效管理，可以提高計劃執(zhí)行率和生產(chǎn)效率，發(fā)揮產(chǎn)能優(yōu)勢，保障準(zhǔn)時交貨。而對半成品的領(lǐng)料和加工過程跟蹤控制，則可以準(zhǔn)確記錄產(chǎn)品的加工增值過程，降低不增值的操作和流程，優(yōu)化產(chǎn)品的成本結(jié)構(gòu)。
3．產(chǎn)成品分析
銷售人員對產(chǎn)成品生產(chǎn)過程的跟蹤可以掌握生產(chǎn)進(jìn)程，判斷是否能夠在規(guī)定的期限交貨，同時與客戶進(jìn)行有效溝通，提高市場服務(wù)水平。
對產(chǎn)成品的銷售時間、銷售區(qū)域、經(jīng)銷商、品種和銷售人員等進(jìn)行全面分析，可以幫助市場人員尋找其內(nèi)在的銷售規(guī)律，預(yù)測未來的銷售變化趨勢，做好市場前期準(zhǔn)備。
對售后服務(wù)中的故障原因和頻率分析可以分析零部件的質(zhì)量和技術(shù)問題，有效改進(jìn)設(shè)計、工藝和質(zhì)量現(xiàn)狀，降低售后服務(wù)成本，提高產(chǎn)品市場競爭力。
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