一、工作簿操作技巧

　　1.打開固定工作簿：如果您有幾個固定的工作簿需要同時打開，可以將它們保存為工作區(qū)。以后只要將工作區(qū)打開，Excel就會打開其中的每個工作簿。保存工作區(qū)的方法是：打開需要同時使用的多個工作簿，按照使用要求調(diào)整好窗口大小和位置。再單擊Excel“文件”菜單下的“保存工作區(qū)”命令，輸入工作區(qū)名稱后單擊“保存”按鈕。打開工作區(qū)的方法是：選擇“打開”對話框中的“文件類型”為“工作區(qū)”，選中要打開的工作區(qū)名稱后單擊“打開”按鈕。

　　注意：每個工作簿所作的修改必須分別保存，保存工作區(qū)并不能保存其中的工作簿。

　　2.打開多個工作簿：如果您要打開的多個工作簿不固定，可以采用以下方法操作：打開Excel XP的“打開”對話框，按住Ctrl鍵逐個選中您要打開的工作簿，最后單擊“打開”按鈕，所選工作簿就會被全部打開。

　　3.Excel啟動工作簿：如果您的工作簿需要隨Excel XP啟動而打開，可以按照以下方法操作：在“資源管理器”中選中工作簿，單擊工具欄中的“復(fù)制”按鈕。Windows 2000/XP，就應(yīng)該打開C:\Program files\Microsoft office\office\xlstart文件夾(其中C是Windows所在盤符)。用鼠標(biāo)右鍵單擊右窗格中的空白處，選擇快捷菜單中的“粘貼快捷方式”命令，將工作簿圖標(biāo)放入xlstart文件夾。以后只要運(yùn)行Excel XP，工作簿就會被打開。如果您要自動打開多個工作簿，只要將它們保存為工作區(qū)，然后將工作區(qū)圖標(biāo)放入xlstart文件夾即可。

　　4.多工作簿打?。喝绻蛴〉墓ぷ鞑据^多，通常采用逐個打開的方法打印。如果這些工作簿位于一個文件夾內(nèi)，可以采用下面的方法一次打?。簡螕簟拔募辈藛沃械摹按蜷_”命令，按住Ctrl鍵選中需要打印的所有文件。然后單擊“打開”對話框中的“工具”下拉按鈕，單擊其中的“打印”命令，就可以一次打印多個工作簿了。

　　5.復(fù)制工作簿樣式：Excel XP允許用戶將一個工作簿使用的樣式復(fù)制到其他工作簿，從而擴(kuò)大樣式的使用范圍，其操作步驟是：打開含有待復(fù)制樣式的源工作簿和目標(biāo)工作簿。單擊后者“格式”菜單中的“樣式”命令打開對話框，再單擊“合并”按鈕打開“合并樣式”對話框。選中“合并樣式來源”對話框中的源工作簿并單擊“確定”按鈕，源工作簿包含的樣式就會復(fù)制到目標(biāo)工作簿。

　　6.快速關(guān)閉工作簿：如果您打開了多個Excel XP工作簿，如果希望不退出Excel XP快速關(guān)閉它們，可以按住Shift鍵打開“文件”菜單，可以看到其中出現(xiàn)了“關(guān)閉所有文件”命令。選擇該命令以后，Excel XP會根據(jù)打開文件的狀態(tài)彈出相應(yīng)的對話框，您只要根據(jù)需要選擇合適的按鈕即可。

　　7.自動保存工作簿：單擊“工具”菜單中的“加載宏”命令，選中對話框中的“自動保存”命令，單擊“確定”按鈕后“工具”菜單即可出現(xiàn)一條“自動保存”命令。單擊該命令可打開“自動保存”對話框，對“自動保存時間間隔”、“保存選項(xiàng)”等進(jìn)行設(shè)置。

　　二、工作表操作技巧

　　1.多工作表打?。喝绻枰瑫r打印工作簿中的多張工作表，可以采用下面的方法操作：首先選中要打印的多個工作表，然后單擊“文件”菜單中的“打印”命令即可。

　　2.多工作表輸入：如果您想在多張工作表中輸入相同內(nèi)容，省略以后的復(fù)制、粘貼等操作，可以采用以下方法：選中需要填充相同數(shù)據(jù)的工作表，在已選中的任意一張工作表內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，則所有選中工作表的相應(yīng)單元格會填入同一數(shù)據(jù)。如果選中工作表后您想取消上述功能，可用鼠標(biāo)右鍵單擊任意一張工作表的標(biāo)簽，選擇快捷菜單中的“取消成組工作表”命令。如果需要將某張工作表已有的數(shù)據(jù)快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下Ctrl鍵選中含有數(shù)據(jù)的工作表和待填充數(shù)據(jù)的工作表，再選中含有數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，最后單擊“編輯”、“填充”子菜單下的“至同組工作表”命令，在對話框中選擇要填充的內(nèi)容(“全部”、“內(nèi)容”或“格式”)后單擊“確定”即可。

　　3.更改標(biāo)簽顏色：Excel XP允許用戶修改工作表標(biāo)簽的顏色，其操作方法是：用鼠標(biāo)右鍵單擊工作表標(biāo)簽，選擇快捷菜單中的“工作表標(biāo)簽顏色”命令。打開“設(shè)置工作表標(biāo)簽”對話框，在調(diào)色板中選擇一種顏色，然后單擊“確定”按鈕即可。

　　4.快速切換工作表：如果Excel XP工作簿中含有很多工作表，如果您想迅速切換到另一個工作表，只需將鼠標(biāo)指針移到工作薄左下角的滾動按鈕處，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的工作表標(biāo)簽名稱即可。

　　5.隱藏工作表行或列：要快速隱藏活動單元格所在的行，可以按快捷鍵Ctrl+9(不是小鍵盤上的數(shù)字鍵，下同)；要隱藏活動單元格所在列，可以按快捷鍵Ctrl+0。

　　6.工作表頁碼連續(xù)排列：Excel XP打印多個工作表時，每個工作表的表格頁碼都是從1開始編號的。如果您需要將多個工作表的表格頁碼連續(xù)排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數(shù)，接著切換到第二個工作表。單擊“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置→頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡，再單擊“自定義頁眉”(或“自定義頁腳”)按鈕打開對話框。根據(jù)需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&[頁碼]”放入框中。如果您要讓第二個工作表的首頁碼接著第一個工作表的尾頁碼，只需在“&[頁碼]”后輸入后者的總頁數(shù)(即尾頁碼，例如11)，使其變成“&[頁碼]+11”的樣式。如果需要，您還可以在“&[頁碼]+11”前后加上“第”和“頁”字樣，使其變成“第&[頁碼]+11頁”的樣式。最后按照工作表的連續(xù)打印方法操作，您就可以得到頁碼連續(xù)排列的工作表了。

　　7.同步滾動數(shù)據(jù)：如果您需要同時觀察工作表中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)，可以按以下方法操作：將鼠標(biāo)移到水平滾動條右端的拆分框上，變成雙向光標(biāo)后水平拖動，即可用豎線將當(dāng)前工作表分割為左右兩個窗格。拖動其中的滾動條使需要觀察的數(shù)據(jù)可見，此后即可按常規(guī)方法使兩列數(shù)據(jù)同步滾動。如果需要取消豎直分割線，只需用鼠標(biāo)雙擊它就可以了。

　　三、選中操作技巧

　　1.快速選中特定單元格：選中當(dāng)前工作表中的任意一個單元格，單擊“編輯”菜單下的“定位”命令。在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，根據(jù)您要選中的區(qū)域類型，在“定位條件”對話框中選擇需要選中的單元格類型。例如“常量”，此時可以復(fù)選“數(shù)字”、“文本”等項(xiàng)目，單擊“確定”按鈕以后，符合條件的所有單元格均被選中。

　　2.快速選中數(shù)據(jù)區(qū)域：如果您想選中活動單元格所在的數(shù)據(jù)區(qū)域，可以單擊“編輯”菜單中的“定位”命令打開對話框。然后單擊其中的“定位條件”按鈕，打開“定位條件”對話框。選中“當(dāng)前區(qū)域”復(fù)選框，“確定”后活動單元格所在的連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域就會被選中。如果要選中某行或某列中含有數(shù)據(jù)的區(qū)域，可以選中該區(qū)域中的某個單元格。然后按住Shift鍵，雙擊活動單元格在待選中方向上的邊線即可。

　　3.快速選中特定區(qū)域：按F5可以快速選中特定的單元格區(qū)域。如果您要選中A2：B10區(qū)域，最為快捷的方法是按F5，打開“定位”對話框，在“引用”欄內(nèi)輸入“A2：B10”回車即可。

　　4.快速選中單元格、區(qū)域、行或列：鼠標(biāo)單擊可以將當(dāng)前單元格選中；單擊待選中區(qū)域的第一個單元格，然后拖動鼠標(biāo)至最后一個單元格，可以將兩者之間的區(qū)域選中；單擊工作表的全選按鈕，可以將當(dāng)前工作表選中；按住Ctrl單擊或使用鼠標(biāo)拖動，可以選中不相鄰的多個單元格或區(qū)域；選中某區(qū)域的第一個單元格，按住Shift鍵單擊區(qū)域?qū)堑膯卧?，可以將兩者之間的矩形區(qū)域選中；單擊行號可將對應(yīng)的整行選中；單擊列標(biāo)號可將對應(yīng)的整列選中；沿行號或列表號拖動鼠標(biāo)，或者先選中第一行或第一列，按住Shift鍵選中結(jié)束行或列，就可以選中相鄰的多個行或列；先選中第一行或第一列，然后按住Ctrl鍵選中其他不相鄰的行或列；如果您想增加或減少活動區(qū)域中的單元格，可以按住Shift鍵單擊選中區(qū)域右下角的最后一個單元格，活動單元格和所單擊的單元格之間的矩形區(qū)域就會成為新的選中區(qū)域。

　　5.選中超鏈接單元格：Excel XP單元格如果存放的是超鏈接，就不能采用直接單擊的方法選中，否則會打開超級鏈接目標(biāo)。此時可以采用以下兩種方法：一是單擊單元格以后按住鼠標(biāo)左鍵，直到光標(biāo)變?yōu)榭招氖忠院笏砷_左鍵，就可選中這個含有超鏈接的單元格。二是先選中超鏈接單元格周圍的某個單元格，用←、→、↑、↓將光標(biāo)移到含有超鏈接的單元格，也可以將其選中。

　　四、單元格操作技巧

　　1.合并矩形區(qū)域：Excel XP允許將矩形區(qū)域內(nèi)的任意單元格合并，具體操作方法是：選中要合并的單元格，單擊“格式”工具欄中的“合并及居中”按鈕。則所有選中的單元格被合并為一個，而其中的數(shù)據(jù)則被放到單元格中間。

　　注意：Excel XP只把合并區(qū)域左上角的數(shù)據(jù)放入合并后的單元格。為此，輸入標(biāo)題之類的文本不能斷續(xù)分布在幾個單元格中，否則合并過程中會截去一部分?jǐn)?shù)據(jù)。

　　2.快速設(shè)置邊框：Excel單元格的默認(rèn)情況下沒有邊框，Excel XP的“邊框”工具經(jīng)過改進(jìn)，可以快速設(shè)置單元格的邊框和線形、顏色和粗細(xì)等屬性。操作方法是：鼠標(biāo)右鍵單擊Excel XP工具欄，選中快捷菜單中的“邊框”打開工具欄。若按下其中的“繪圖邊框網(wǎng)格”按鈕，用鼠標(biāo)拖過某個單元格區(qū)域，可以快速應(yīng)用其中顯示的線條樣式和顏色。若按下工具欄中的“擦除邊框”按鈕，然后拖過某個單元格區(qū)域，可以快速擦除所有的單元格邊框。

　　3.快速命名：Excel XP工作表單元格都有自己的默認(rèn)名稱，如第2列第6行單元格的名稱為B6。如果要給某個單元格命名為“工資總額”，只要將該單元格選中。然后單擊編輯欄左邊的“名稱框”，即可輸入該單元格的新名稱。如果您要為一個單元格區(qū)域命名，只要將需要命名的區(qū)域選中，然后按上面介紹的方法操作即可。

　　4.固定活動單元格：選中某一單元格后按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)再次單擊這個單元格，其中將會出現(xiàn)一個實(shí)線框。輸入數(shù)據(jù)以后敲回車，活動單元格不會發(fā)生移動，仍靜止在原處。這對于需要反復(fù)輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行試算的場合非常有用。

　　5.單元格快速定位：如果您要在大型工作表中定位到特定單元格，可以采用以下兩種方法：按F5打開“定位”對話框，在“引用”欄中輸入待定位的單元格地址，單擊“確定”按鈕即可。也可以用鼠標(biāo)單擊編輯欄左側(cè)的名稱框，在其中輸入待定位的單元格地址回車。

　　6.隱藏單元格數(shù)值：如果您需要隱藏單元格中數(shù)值，可以選中包含待隱藏數(shù)值的單元格。單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，打開“單元格格式→數(shù)字”選項(xiàng)卡，選擇“分類”列表下的“自定義”選項(xiàng)，將“類型”框中已有的代碼刪除，輸入“；；；”(三個分號)后“確定”即可。此后，只要選中數(shù)值已被隱藏的單元格，就可以在編輯欄中看到被隱藏的數(shù)值。

　　7.單元格鏈接：進(jìn)行數(shù)據(jù)比較時，需要將多個工作表中的某些數(shù)據(jù)集中在一處顯示。此時可以將某個數(shù)據(jù)放入剪貼板，選中目標(biāo)單元格后打開“選擇性粘貼”對話框，單擊其中的“粘貼鏈接”按鈕，即可將目標(biāo)單元格與源數(shù)據(jù)鏈接起來。只要您修改了源數(shù)據(jù)，目標(biāo)單元格中的數(shù)據(jù)就會隨之發(fā)生改變。按照上述方法反復(fù)操作，就可以將多個數(shù)據(jù)鏈接在一個工作表中顯示。

　　五、公式與函數(shù)使用技巧

　　1.多處復(fù)制公式：若需要應(yīng)用公式的單元格分布沒有規(guī)律，使用拖動法操作往往比較困難，“選擇性粘貼”可以輕松解決這個問題。具體作法是：選中公式所在的單元格，單擊Excel XP工具欄中的“復(fù)制”按鈕。然后按下Ctrl鍵，用拖動或單擊鼠標(biāo)的方法選中需要應(yīng)用公式的單元格。然后單擊Excel XP“粘貼”旁的下拉按鈕，選擇菜單中的“公式”命令，公式即被粘貼至所選單元格。

　　2.值替換公式：如果某個單元格中的公式已經(jīng)計算出了結(jié)果，而您不想保留公式只保留結(jié)果?？梢赃x中公式所在的單元格，然后單擊工具欄中的“復(fù)制”按鈕。接著打開“粘貼”下拉列表，選擇其中的“值”即可。

　　3.函數(shù)參數(shù)編輯：如果公式是由幾個Excel函數(shù)組合而成，而您又要用函數(shù)向?qū)薷哪硞€函數(shù)的參數(shù)?？捎檬髽?biāo)單擊這個函數(shù)的名稱或括號內(nèi)的參數(shù)，再單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕，即可打開“函數(shù)參數(shù)”對話框執(zhí)行相關(guān)操作。

　　4.公式查錯：對于帶有嵌套函數(shù)的復(fù)雜公式來說，一旦出現(xiàn)錯誤往往很難追蹤。Excel XP專門為此增加了一個“公式求值”功能，您只要選中公式所在的單元格，單擊工具欄中的“公式求值”按鈕(沒有的話可以打開“自定義”對話框中的“命令”選項(xiàng)卡，選擇“類別”列表中的“工具”選項(xiàng)，將右邊的“公式求值”按鈕拖到工具欄)打開對話框。然后單擊其中的“求值”按鈕，就可以按照公式的執(zhí)行順序逐步觀察公式的運(yùn)算結(jié)果，從而找到錯誤的根源。這個功能有點(diǎn)類似編程時的“單步執(zhí)行”，是公式查錯的有力武器。

　　5.獲取參數(shù)提示：使用Excel函數(shù)向?qū)Ы⒐綍r，用戶可以在“函數(shù)參數(shù)”中看到參數(shù)的提示。當(dāng)您手工輸入帶有函數(shù)的公式時，則看不到函數(shù)格式和參數(shù)的提示，Excel XP對此作了一項(xiàng)改進(jìn)。當(dāng)您輸入公式“=AVERAGE(B1:B12)”中的“(”時，屏幕會顯示一個黃色的提示條，提供了有關(guān)函數(shù)和參數(shù)的語法信息。您只要單擊其中的函數(shù)名，就可以打開“幫助”文件獲得更多信息。若要隱藏函數(shù)的工具提示，可以打開“工具→選項(xiàng)→常規(guī)”選項(xiàng)卡，清除其中的“函數(shù)工具提示”復(fù)選項(xiàng)。

　　6.批量查看公式：如果您在多個單元格或工作表中設(shè)置了公式，要想查看公式和計算結(jié)果，就必須反復(fù)滾動窗口或切換工作表。采用下面這個技巧可以提高查看公式的效率：選中含有公式的單元格(有多個單元格可以按住Ctrl鍵逐個選中)，鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄選擇“監(jiān)視窗口”。打開 “監(jiān)視窗口”以后單擊“添加監(jiān)視”按鈕，所選中單元格的公式及其計算結(jié)果就會顯示在監(jiān)視窗口中，觀察起來非常方便。

　　7.公式與結(jié)果切換：Excel XP公式執(zhí)行后顯示計算結(jié)果，按Ctrl+`鍵(位于鍵盤左上角)，可使公式在顯示公式內(nèi)容與顯示公式結(jié)果之間切換，方便了公式編輯和計算結(jié)果查看。

　　8.查找適用函數(shù)：對不熟悉Excel函數(shù)的用戶來說，找到適合某項(xiàng)工作的函數(shù)并不容易。以下技巧絕對可以幫您的大忙：假如您要完成數(shù)據(jù)排序任務(wù)，請單擊工具欄中的“插入函數(shù)”按鈕打開對話框，在其中的“搜索函數(shù)”框內(nèi)輸入“排序”，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕。對話框就會列出“RANK”等用于排序的函數(shù)，選中其中的某個函數(shù)，可以在對話框中看到它的功能說明。單擊“有關(guān)該函數(shù)的幫助”鏈接，可以打開幫助查看更詳細(xì)的信息。

　　9.快速更改引用：假如C1單元格包含公式“=SUM(A2:B2)”，如果需要改變其中的單元格引用方式，可以使用以下技巧：首先選中C1單元格，然后選中工作表編輯欄中的引用A2:B2，按F4即可將相對引用更改為絕對引用和混合引用。例如，按一次F4將A2:B2改變?yōu)?Aū:$Bū，再按一次F4將$Aū:$Bū改變?yōu)锳ū:Bū。如此反復(fù)，即可在相對引用、絕對引用和混合引用之間切換。

　　10.固定公式地址：Excel公式一般使用相對地址引用單元格，若將一個含有地址引用的公式復(fù)制到新位置，公式中引用的單元格地址會發(fā)生變化。如果復(fù)制前將公式的引用修改為絕對引用，則公式粘貼后的地址就可以保持不變。

　　11.快速數(shù)值運(yùn)算：多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)如果需要與某一個數(shù)進(jìn)行加、減、乘、除，并且不希望增加新的數(shù)據(jù)單元格，采用公式進(jìn)行計算會很麻煩。如果使用“選擇性粘貼”則有事半功倍的效果，其操作方法如下：如果有A1：A8、C6：C12等多個數(shù)據(jù)區(qū)域，如果想讓其中的數(shù)據(jù)同時加上18?？梢韵仍谝粋€空白單元格中輸入18，將其選中后單擊工具欄中的“復(fù)制”按鈕，再按下Ctrl鍵將要加上18的單元格全部選中。按上面介紹的方法打開“選擇性粘貼”對話框，選中“運(yùn)算”下的“加”并單擊“確定”按鈕，所選單元格中的數(shù)據(jù)就會變?yōu)榧由?8的結(jié)果。如果您要對單元格中的數(shù)據(jù)執(zhí)行其他運(yùn)算，只需在對話框的“運(yùn)算”下選中減、乘、除等運(yùn)算即可。

　　12.妙用“自動求和”：Excel XP的“自動求和”功能有所擴(kuò)充，它帶有一個下拉按鈕，可以選擇“平均值”、“計數(shù)”等五種運(yùn)算之一。若選中空白單元格打開“自動求和”下拉菜單，單擊“其他函數(shù)”命令，可以激活“插入函數(shù)”對話框，完成在當(dāng)前單元格中插入函數(shù)的任務(wù)。

　　六、粘貼操作技巧

　　1.復(fù)制和粘貼圖片：按住Shift鍵打開Excel

　　XP的“編輯”菜單，會看到原來的“復(fù)制”、“粘貼”和“選擇性粘貼”命令，已經(jīng)變?yōu)椤皬?fù)制圖片”和“粘貼圖片”、“粘貼鏈接圖片”命令。當(dāng)您選中需要復(fù)制的單元格或區(qū)域，單擊“復(fù)制圖片”命令，Excel會彈出“復(fù)制圖片”對話框，將選中的內(nèi)容以圖片形式放入剪貼板。而“粘貼圖片”命令可以將剪貼板內(nèi)容以圖片形式放入工作表，這在不希望他人修改重要數(shù)據(jù)的情況下很有用。

　　2.快速粘貼：如果您在Excel XP中執(zhí)行了剪切或復(fù)制操作，只要選中待粘貼的單元格，敲回車就可以將數(shù)據(jù)粘貼到單元格中。

　　3.數(shù)值粘貼：如果您需要復(fù)制單元格中的公式結(jié)果，而不包括公式本身；或者復(fù)制單元格中的數(shù)值，但不包括字體、字號等格式。可以在執(zhí)行復(fù)制操作后單擊“粘貼”下拉按鈕(這是Excel XP新增的功能)，打開“粘貼”下拉菜單，選擇其中的“值”就可以了。

　　4.選擇性粘貼：此法可將多種對象有選擇的粘貼到一個或多個區(qū)域，具體操作方法是：先將需要粘貼的對象復(fù)制到剪貼板，然后選中需要粘貼該對象的所有單元格。在已選中的區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵。選擇快捷菜單中的“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，根據(jù)需要選擇“粘貼”下的某個項(xiàng)目(例如，粘貼公式計算出的數(shù)值時應(yīng)選“數(shù)值”)，單擊“確定”按鈕即可完成粘貼。

　　5.定制剪貼板：Excel XP的剪貼板有了更大的改進(jìn)，不僅可以保存更多的內(nèi)容，還有更加靈活的使用方式。打開Excel XP剪貼板，單擊左下角的“選項(xiàng)”按鈕，可以看到有關(guān)剪貼板使用的四個選項(xiàng)。如果您想讓它執(zhí)行兩次操作后自動彈出，可以將“自動顯示Office剪貼板”選中；如果您選中了“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板的圖標(biāo)”，就可以在系統(tǒng)時鐘區(qū)看到“Office 剪貼板”圖標(biāo)，鼠標(biāo)右鍵單擊它可以執(zhí)行多種任務(wù)；若選中“復(fù)制時在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”，可以在執(zhí)行復(fù)制操作時使用動畫圖標(biāo)。

　　6.跳過空白單元格：如果您只對大塊區(qū)域中的數(shù)據(jù)單元格進(jìn)行粘貼，可以復(fù)選“選擇性粘貼”對話框下面的“跳過空單元格”。此后，您所執(zhí)行的粘貼操作對空單元格無效，這在需要改寫數(shù)據(jù)的場合非常有用。