實(shí)驗(yàn)七  開發(fā)計(jì)劃與項(xiàng)目管理

一、  實(shí)驗(yàn)?zāi)康?/p>

1．  了解IT項(xiàng)目管理的基本概念和項(xiàng)目管理核心領(lǐng)域的一般知識(shí)；

2．  初步掌握Microsoft Project項(xiàng)目管理應(yīng)用。

二、  實(shí)驗(yàn)環(huán)境

安裝有Microsoft Project Professional 2003軟件的計(jì)算機(jī)。

三、  背景知識(shí)

1．所謂項(xiàng)目管理。

項(xiàng)目管理是指對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，所要執(zhí)行的任務(wù)與進(jìn)度及資源所做的管理，它包含了如何制定目標(biāo)、安排日程，以及跟蹤及管理等。

項(xiàng)目管理也可以定義為：將知識(shí)、工具和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)中，以實(shí)現(xiàn)或超過項(xiàng)目干系人的要求和期望(PMBOK)。這一定義不僅強(qiáng)調(diào)了使用專門的知識(shí)和技能，還強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目管理中各參與人的重要性。圖6-7是項(xiàng)目管理概念的框架示意圖，其中的關(guān)鍵要素包括項(xiàng)目干系人、項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域以及項(xiàng)目管理工具和技術(shù)。

圖 6- 7項(xiàng)目管理框架

圖6-7中，項(xiàng)目干系人(相關(guān)人員)是指參與項(xiàng)目或受項(xiàng)目活動(dòng)影響的個(gè)人和組織，包括項(xiàng)目發(fā)起人、項(xiàng)目組、協(xié)助人員、顧客、使用者、供應(yīng)商，甚至是項(xiàng)目的反對(duì)人。人們的需要和期望在項(xiàng)目開始直至結(jié)束都是非常重要的。

知識(shí)領(lǐng)域是指項(xiàng)目經(jīng)理必須具備的一些重要的知識(shí)和能力。圖6-7的中間表示項(xiàng)目管理的九大知識(shí)領(lǐng)域。

項(xiàng)目管理的四大核心知識(shí)領(lǐng)域是指范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量，這是因?yàn)樵谶@幾個(gè)方面會(huì)形成具體項(xiàng)目的項(xiàng)目目標(biāo)。

·  項(xiàng)目范圍管理(SM)是確定和管理為成功完成項(xiàng)目所要做的全部工作。

·  項(xiàng)目時(shí)間管理(TM)包括項(xiàng)目所需時(shí)間的估算，制定可以接受的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，并確保項(xiàng)目的及時(shí)完工。

·  項(xiàng)目成本管理(CM)包括項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)備和管理工作。   

·  項(xiàng)目質(zhì)量管理(QM)是要確保項(xiàng)目滿足明確約定的或各方默認(rèn)的需要。

四大項(xiàng)目管理輔助知識(shí)領(lǐng)域包括人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理和采購管理。之所以稱其為輔助知識(shí)領(lǐng)域，是因?yàn)轫?xiàng)目目標(biāo)是通過他們來實(shí)現(xiàn)的。

·  項(xiàng)目人力資源管理(HM)關(guān)心的是如何有效地利用參與項(xiàng)目的人。

·  項(xiàng)目溝通管理(COM)包括產(chǎn)生、收集、發(fā)布和保存項(xiàng)目信息。

·  項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理(RM)包括對(duì)項(xiàng)目相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析和應(yīng)對(duì)。

·  項(xiàng)目采購管理(PM)是指根據(jù)項(xiàng)目的需要從項(xiàng)目執(zhí)行組織外部獲取和購進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)。

Project為項(xiàng)目管理提供了靈活的協(xié)作計(jì)劃與項(xiàng)目追蹤的能力，并且可以將項(xiàng)目的所有信息有效地傳達(dá)給項(xiàng)目有關(guān)的人員。

Project可以從所有項(xiàng)目管理九個(gè)知識(shí)領(lǐng)域的角度來幫助用戶實(shí)施項(xiàng)目管理，但它主要還是用來輔助項(xiàng)目范圍、時(shí)間、成本、人力資源和溝通的管理。而用戶能用好Project工具的條件是，他必須理解項(xiàng)目管理的基本概念。

Project能夠?qū)崿F(xiàn)的項(xiàng)目管理的部分功能包括：

1)范圍管理：使用的是WBS技術(shù)。Project能方便地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解，且項(xiàng)目分解的層次可達(dá)到5萬個(gè)以上，還可以在任何層次上進(jìn)行各種信息的匯總。

2)時(shí)間管理：使用的最主要技術(shù)就是關(guān)鍵路徑法(CPM)。Project最強(qiáng)大的功能就是進(jìn)度計(jì)劃管理，它為用戶提供了多種方法，以在已經(jīng)分解的工作任務(wù)之間建立相關(guān)性，按CPM的規(guī)則計(jì)算每個(gè)任務(wù)和項(xiàng)目的開始、完成時(shí)間，每個(gè)任務(wù)的時(shí)差，自動(dòng)計(jì)算并指出關(guān)鍵路徑。Project中還提供了其他多種時(shí)間管理的方法，如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、日歷圖等，并且能夠?qū)崿F(xiàn)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)跟蹤。

3)成本管理：“自底向上費(fèi)用估算”技術(shù)使得項(xiàng)目費(fèi)用的估算更為準(zhǔn)確， Project還可以與其他技術(shù)結(jié)合，用掙得值評(píng)價(jià)技術(shù)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4)人力資源管理：包括“責(zé)任矩陣”、“資源需求直方圖”、“資源均衡”等，它可以幫助用戶做好資源的合理分配，進(jìn)行資源的工作量、成本、工時(shí)信息的統(tǒng)計(jì)等工作。

5)溝通管理：豐富的視圖和報(bào)告為項(xiàng)目中的不同人員提供了所需的信息， Project Central和電子郵件則為溝通提供了渠道。項(xiàng)目經(jīng)理可以通過這兩個(gè)渠道來分配任務(wù)，更新任務(wù)信息，詢問或上報(bào)任務(wù)完成情況。

6)集成管理：就是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、費(fèi)用、資源等進(jìn)行綜合管理和協(xié)調(diào)，而Project是一個(gè)良好的項(xiàng)目集成管理工具。

事實(shí)上，Project并沒有覆蓋項(xiàng)目管理的全部技術(shù)，但它的確包含了項(xiàng)目管理的多方面的、重要的技術(shù)和方法。使用Project，能夠改善項(xiàng)目管理的過程，提高管理水平，更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

（1）                                               Project范圍管理：

（1）       創(chuàng)建一個(gè)新的項(xiàng)目文件。

為創(chuàng)建一個(gè)新的項(xiàng)目文件，可按以下步驟執(zhí)行：

步驟1：進(jìn)入Project系統(tǒng)。從“文件”菜單中單擊“新建”命令，屏幕顯示空白項(xiàng)目操作界面。

步驟2：從“項(xiàng)目”菜單中單擊“項(xiàng)目信息”命令，彈出“項(xiàng)目信息”對(duì)話框，如圖6-8所示。

圖 6- 8 “項(xiàng)目信息”對(duì)話框

可以在“項(xiàng)目信息”對(duì)話框中設(shè)置項(xiàng)目日期、選擇日歷和瀏覽項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)信息。項(xiàng)目的默認(rèn)日期就是創(chuàng)立文件的日期。默認(rèn)的文件名是項(xiàng)目l，項(xiàng)目2，以此類推。

步驟3：在“開始日期”的文本框中輸入或選擇日期，例如2004年1月31日，然后單擊“確定”按鈕。保留當(dāng)前日期作為默認(rèn)值。

步驟4：從“文件”菜單中單擊“屬性”命令,在“項(xiàng)目屬性”的“摘要”對(duì)話框中輸入項(xiàng)目標(biāo)題、主題、作者、經(jīng)理、單位等：在“標(biāo)題”文本框中輸入“項(xiàng)目跟蹤數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目”，在“作者”文本框中輸入你的姓名等，單擊“確定”。

步驟5：從“文件”菜單中單擊“保存”命令。在文件名框中輸入dbscope,在預(yù)先設(shè)置好的文件夾中保存dbscope文件。

(2)創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)

可以將項(xiàng)目任務(wù)輸入Project，從而形成一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。在使用 Project之前應(yīng)先創(chuàng)建WBS，這樣可以更容易地將任務(wù)輸入到Project的工作表格中。利用表6-1中的信息來為“項(xiàng)目跟蹤數(shù)據(jù)庫”項(xiàng)目創(chuàng)建WBS圖，操作步驟如下：

步驟1：打開“項(xiàng)目跟蹤數(shù)據(jù)庫”項(xiàng)目文件dbscope。

步驟2：從第一行開始，在工作表格的“任務(wù)名稱”欄中，按表6-1中的內(nèi)容順序輸入30個(gè)任務(wù)的名字。如果偶然跳過了一項(xiàng)任務(wù)，可以選擇“插入”菜單的“新任務(wù)”命令，得到空白行并輸入內(nèi)容。

表6-1項(xiàng)目跟蹤數(shù)據(jù)庫的任務(wù)

步驟3：調(diào)整任務(wù)名稱欄的大小，顯示任務(wù)欄內(nèi)全部內(nèi)容。

這種WBS分離任務(wù)是以項(xiàng)目啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和收尾這樣的項(xiàng)目過程為基礎(chǔ)的。WBS應(yīng)該包括項(xiàng)目要求的所有工作，而不是僅僅包括那些需要執(zhí)行的任務(wù)。

對(duì)于一個(gè)實(shí)際項(xiàng)目來說，為了更好地描述制造項(xiàng)目產(chǎn)品所包含的工作，應(yīng)該提供更多的有關(guān)執(zhí)行任務(wù)的具體細(xì)節(jié)。例如，任務(wù)分析也許要包括數(shù)據(jù)庫實(shí)體關(guān)系圖，以及用戶界面開發(fā)的指導(dǎo)思想。設(shè)計(jì)任務(wù)也許包括準(zhǔn)備原型、考慮用戶反饋、錄入數(shù)據(jù)和測(cè)試數(shù)據(jù)庫。執(zhí)行任務(wù)也許包括安裝新的硬件和軟件、培訓(xùn)用戶、以及項(xiàng)目文件歸檔等。

(3)創(chuàng)建摘要任務(wù)

 WBS任務(wù)輸入之后，第二步是創(chuàng)建摘要任務(wù)。本例中的摘要任務(wù)就是表中的任務(wù)2(啟動(dòng)任務(wù))、9(計(jì)劃任務(wù))、17(執(zhí)行任務(wù))、2l(控制任務(wù))和26(結(jié)束任務(wù))?？梢杂猛怀龅娘@示方式來創(chuàng)建摘要任務(wù)，同時(shí)相應(yīng)的子任務(wù)呈現(xiàn)縮排形式。

創(chuàng)建摘要任務(wù)的操作步驟是：

步驟1：縮排任務(wù)3至任務(wù)8，將它們標(biāo)識(shí)為子任務(wù)。從任務(wù)3的文本開始，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)至任務(wù)8的文本，選中這6行任務(wù)文本。

步驟2：在格式工具欄上單擊“降級(jí)”按鈕，子任務(wù)(任務(wù)3至任務(wù)8)就被縮排了，注意此時(shí)任務(wù)2自動(dòng)變?yōu)楹隗w，標(biāo)志它是一項(xiàng)摘要任務(wù)，同時(shí)甘特圖中的摘要任務(wù)符號(hào)也由藍(lán)線變?yōu)閹Ъ^的黑線，表示任務(wù)開始和結(jié)束日期。

步驟3：接著，按相同步驟，為任務(wù)9、17、2l和26創(chuàng)建子任務(wù)和摘要任務(wù)。即縮排任務(wù)10到16；縮排任務(wù)18到20；縮排任務(wù)22到25；縮排任務(wù)27到29。也可以對(duì)一項(xiàng)任務(wù)使用“升級(jí)”按鈕，把它從子任務(wù)改變?yōu)檎蝿?wù)?？梢允褂肨ab鍵和Alt+Tab鍵來對(duì)任務(wù)進(jìn)行降級(jí)和升級(jí)。

在完成任務(wù)輸入，創(chuàng)建摘要任務(wù)和子任務(wù)之后，項(xiàng)目文件如圖6-9所示。

圖 6- 9顯示所有任務(wù)、區(qū)分摘要任務(wù)和子任務(wù)的項(xiàng)目文件

（2）                                               Project時(shí)間管理

2、  根據(jù)模擬的題目輸入任務(wù)工期。

使用項(xiàng)目時(shí)間管理功能的第一步，是輸入任務(wù)工期或者任務(wù)開始的特定日期。輸入的工期和特定日期將會(huì)自動(dòng)更新甘特圖。如果要做關(guān)鍵路徑分析，還必須設(shè)置任務(wù)之間的依賴關(guān)系。在輸入任務(wù)工期和依賴關(guān)系之后，就能看到PERT圖和關(guān)鍵路徑信息。

    (1)輸入任務(wù)工期

    每輸入一個(gè)任務(wù)，Project會(huì)自動(dòng)分配一個(gè)默認(rèn)的工期“l天”。要想改變默認(rèn)工期，可在“工期”欄目中輸入任務(wù)估計(jì)工期。工期長度單位符號(hào)包括：

d=天

w=星期

m=分鐘

h=小時(shí)

    例如，若一個(gè)任務(wù)工期為1個(gè)星期，可以在工具欄中輸入1w等。

    輸入時(shí)間估計(jì)和工期必須遵守下列規(guī)則：

    1)不要為摘要任務(wù)輸入工期，摘要任務(wù)工期是基于子任務(wù)工期自動(dòng)計(jì)算的。

    2)要把一個(gè)任務(wù)標(biāo)記為里程碑，可對(duì)其輸入零工期。

    3)對(duì)于周期性任務(wù)，例如每周的會(huì)議，每月的狀態(tài)報(bào)告等，可從“插入”菜單中選擇“周期性任務(wù)”命令，輸入任務(wù)名稱和工期。Project將會(huì)根據(jù)項(xiàng)目工期和要求發(fā)生的周期性任務(wù)的數(shù)量自動(dòng)插入于任務(wù)的恰當(dāng)位置。

    4)可以輸入一項(xiàng)活動(dòng)的開始日期和結(jié)束日期來代替輸入工期。

    接著，在“項(xiàng)目跟蹤數(shù)據(jù)庫”項(xiàng)目中設(shè)置任務(wù)日期，創(chuàng)建一個(gè)周期性任務(wù)和輸入日期。首先將任務(wù)22的“狀態(tài)報(bào)告”作為周期性任務(wù)。其次，為其他任務(wù)輸入工期。

    將任務(wù)22(狀態(tài)報(bào)告)設(shè)置為周期性任務(wù)的操作步驟是：

    步驟1：在“任務(wù)名稱”欄中單擊“狀態(tài)報(bào)告”，選擇任務(wù)22。單擊“插入”菜單中的“周期性任務(wù)”命令，彈出“周期性任務(wù)信息”對(duì)話框，如圖6-10所示。

圖 6- 10 設(shè)置“周期性任務(wù)信息”

    步驟2：在“任務(wù)名稱”文本框中輸入“狀態(tài)報(bào)告”，在“工期”文本框中輸入l小時(shí)，在“重復(fù)發(fā)生方式”組中選擇每周，從每周下拉列表中選擇“每一”，在日期選項(xiàng)中選擇“周三”，在“重復(fù)范圍”框中輸入從“2004年1月31日”到“2004年5月28日”。

    步驟3：單擊“確定”。Project在“任務(wù)名稱”這一欄中插入了一個(gè)新的“狀態(tài)報(bào)告”子任務(wù)。注意這一新的子任務(wù)是粗體，且在任務(wù)名稱左邊有一個(gè)加號(hào)和提示標(biāo)記。

    步驟4：右鍵單擊第二個(gè)狀態(tài)報(bào)告子任務(wù)的序號(hào)(任務(wù)40)并選擇“刪除”命令，刪除原來的狀態(tài)報(bào)告任務(wù)，這樣就只有一個(gè)狀態(tài)報(bào)告子任務(wù)，即循環(huán)任務(wù)。

    這時(shí)，屏幕顯示如圖6-ll所示。注意到循環(huán)任務(wù)在甘特圖上顯示出相應(yīng)的日期。可擴(kuò)展和折疊時(shí)間刻度，來查看循環(huán)任務(wù)。

圖 6- 11 設(shè)置了循環(huán)任務(wù)的項(xiàng)目文件

    根據(jù)表6-2給出的信息，錄入其他任務(wù)的工期。因?yàn)橐呀?jīng)錄入了循環(huán)任務(wù)的工期，循環(huán)任務(wù)自動(dòng)地往各周項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告里增加了幾行(23行到39行)。

    單擊表格中“工期”列的相應(yīng)行，可鍵入任務(wù)工期。例如第一項(xiàng)任務(wù)，就錄入0d，然后回車。

表6.2 項(xiàng)目跟蹤數(shù)據(jù)庫任務(wù)的工期

  (2)任務(wù)依賴關(guān)系

  要想用Project自動(dòng)調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃并進(jìn)行關(guān)鍵路徑分析，則必須確定任務(wù)之間的依賴關(guān)系。Project提供了創(chuàng)建任務(wù)依賴關(guān)系的3種方法：第一，使用“常用”工具欄的“鏈接任務(wù)”按鈕；第二，使用數(shù)據(jù)錄入表中的前置任務(wù)列；第三，在甘特圖上單擊并拖動(dòng)具有依賴關(guān)系的任務(wù)符號(hào)。

    如果用“鏈接任務(wù)”按鈕創(chuàng)建依賴關(guān)系，則先選中相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)，再單擊“鏈接任務(wù)”按鈕。例如，如要?jiǎng)?chuàng)建任務(wù)1與任務(wù)2之間的完成-開始依賴關(guān)系，可單擊l行任一單元格，并拖到第2行，然后單擊“鏈接任務(wù)”按鈕，默認(rèn)的鏈接方式就是“完成-開始”。在“項(xiàng)目跟蹤數(shù)據(jù)庫”的例子中，所有任務(wù)都采用這種依賴關(guān)系。

    當(dāng)用數(shù)據(jù)錄入表中的“前置任務(wù)”列創(chuàng)建依賴關(guān)系時(shí)，需要輸入相關(guān)信息。可在數(shù)據(jù)錄入表的“前置任務(wù)”列中鍵入前置任務(wù)的任務(wù)行號(hào)。例如，表6.2中的任務(wù)2的前置任務(wù)的行號(hào)為l，則在“前置任務(wù)”列中的相應(yīng)位置錄入l，表示任務(wù)2在到任務(wù)l結(jié)束后才能開始。

    也可以在甘特圖上單擊并拖動(dòng)具有依賴關(guān)系的任務(wù)符號(hào)來創(chuàng)建任務(wù)依賴關(guān)系。例如，單擊任務(wù)1的里程碑符號(hào)，按住鼠標(biāo)按鈕，并拖到任務(wù)2的摘要任務(wù)欄符號(hào)以創(chuàng)建依賴關(guān)系。

    下一步，使用表6-2中的信息為所示的任務(wù)錄入前置任務(wù)。通過在“前置任務(wù)”列中錄入前置任務(wù)，就創(chuàng)建了一些依賴關(guān)系；其他依賴關(guān)系是用“鏈接任務(wù)”圖標(biāo)創(chuàng)建的。

    為鏈接任務(wù)和建立依賴關(guān)系，可按以下步驟操作：

    步驟1：調(diào)整屏幕拆分條，顯示出“前置任務(wù)”列。

    步驟2：單擊任務(wù)2的前置任務(wù)單元格，鍵入l然后回車。對(duì)任務(wù)3～47重復(fù)這一過程來輸入前置任務(wù)。注意，錄入任務(wù)依賴關(guān)系時(shí)，甘特圖會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化，顯示出一個(gè)新的進(jìn)度計(jì)劃。

    如果正確地錄入了所有的任務(wù)，項(xiàng)目應(yīng)該在2004年6月16日結(jié)束。完成上述工作后，單擊“常用”工具欄的“縮小”按鈕調(diào)整(折疊)時(shí)間刻度，再單擊“打印預(yù)覽”按鈕，屏幕顯示如圖6．12所示。

    任務(wù)依賴關(guān)系反映了一項(xiàng)任務(wù)是如何與另一項(xiàng)任務(wù)的開始或完成相互聯(lián)系的。通過有效地使用依賴關(guān)系，可以變動(dòng)關(guān)鍵路徑，并縮短項(xiàng)目進(jìn)度。

    為要改變依賴關(guān)系的類型，可按以下步驟進(jìn)行：

    步驟1：雙擊具有前置任務(wù)的任務(wù)。彈出“任務(wù)信息”對(duì)話框。

    步驟2：單擊“前置任務(wù)”標(biāo)簽。

    步驟3：單擊“類型”列的第一個(gè)單元格，然后單擊列表箭頭來查看和選擇新的依賴關(guān)系類型。

    可以通過“前置任務(wù)”的“延隔時(shí)間”列向一個(gè)依賴關(guān)系錄入超前或滯后時(shí)間。超前時(shí)間是具有依賴關(guān)系的任務(wù)之間的重疊。例如，如果任務(wù)B在其前置任務(wù)A完成一半時(shí)開始，就可以規(guī)定一個(gè)具有50％超前于后續(xù)任務(wù)的完成-開始依賴關(guān)系。超前時(shí)間用負(fù)數(shù)表示。增加超前時(shí)間也被稱為趕工，它是壓縮項(xiàng)目進(jìn)度的一種方法。