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“稱謂”是對交際各方的稱呼，包括自稱、對稱和他稱。它是交際各方身份、地位、關系的體現。正確使用稱謂語是交際深入進行的重要環(huán)節(jié)，惟有“名正”，才能“言順”。在公文寫作中，由于受語言簡約性要求的制約，行文中的稱謂語常常隱匿于“抬頭”和“落款”之中，承前蒙后而省略，使全篇的語句成為“無主句”。“抬頭”和“落款”固然是對稱和自稱，但往往難以一貫到底，且不足以表現雙方的微妙關系，因此，在強調發(fā)文的主體、發(fā)文的受體，或語意轉折時，稱謂語就被凸現出來。這時，表述者就要斟酌選擇稱謂用語，使行文得體。
受不同行文的語體規(guī)范及稱謂語的語用效果制約，公文行文中的稱謂語運用有極強的習慣性。習慣性就是規(guī)律性，本文擬對公文行文中的稱謂習慣作粗淺的歸納和分析。
一、下行文的稱謂習慣
下行文自稱一般用發(fā)文機關名稱，而不用帶第一人稱代詞的稱謂，如“我（們）”、“我（本）省”、“我（本）市”、“我（本）部”、“我（本）局”等，顯其莊嚴肅穆。一般來說，用第一人稱表述，表述者置身事內，顯得真實、親切、富有人情味；用第三人稱表述，表述者置身事外，顯得客觀、冷穆。用本機關名稱作自稱，形成第三人稱表述，切合下行文或莊重嚴肅，或嚴謹縝密，或威嚴果斷的語體規(guī)范。
例１：
國務院關于授予趙春娥、羅健夫、蔣筑英全國勞動模范稱號的決定
（一九八三年二月十二日）
河南省洛陽市老集煤廠工人趙春娥、航天工業(yè)部陜西驪山微電子公司工程師羅健夫、中國科學院長春光學精密機械研究所副研究員蔣筑英，是黨和人民的好兒女，是工人階級的杰出代表。他們在自己的工作崗位上，為我國社會主義現代化建設做出了卓越的貢獻，是全體職工學習的榜樣。為此，國務院決定：授予趙春娥、羅健夫、蔣筑英全國勞動模范的稱號，并分別頒發(fā)全國勞動模范獎章和證書。
國務院號召：全國各條戰(zhàn)線的職工，向趙春娥、羅健夫、蔣筑英學習，為實現黨的十二大提出的宏偉目標，全面開創(chuàng)社會主義現代化建設新局面而努力奮斗。
（載于朱悅雄主編《新應用寫作》）
例１中有兩處自稱：“為此，國務院決定：……”、“國務院號召：……”，均用發(fā)文機關名稱作自稱，給受文者一種“客觀形勢使然”的感覺，語氣堅決果敢，口吻不容置疑，立場不偏不倚，凸現下行文的權威性，行文顯得莊嚴肅穆。若將兩處自稱分別改為“為此，我們決定：……”、“我們號召：……”，雖然沒有改變公文代機關立言的性質，但既然使用人稱代詞，就不免帶上了人情味。稱謂語直接指向發(fā)文機關的決策者和公文的草擬者，極易給人一種“此文是某某長官個人意志產物”的感覺。
下行文對稱一般用“你（們）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，而不用受文機關名稱，有叮嚀囑咐、嚴而可親之感。
例２：
國務院關于同意上海市撤銷南匯縣設立南匯區(qū)的批復
上海市人民政府：
你市《關于撤銷南匯縣設立南匯區(qū)的請示》（滬府〔2000〕37號）收悉。同意撤銷南匯縣，設立南匯區(qū)，以原南匯縣的行政區(qū)域為南匯區(qū)的行政區(qū)域。區(qū)人民政府駐惠南鎮(zhèn)。
南匯區(qū)的各類機構要按照“精簡、效能”的原則設置，所需人員編制和經費由你市自行解決。
國 務 院
二〇〇一年一月九日
（載于《中華人民共和國國務院公報》２００１年第六號）
例２中的對稱用“你市”，顯得親切、針對性強，有叮嚀囑咐之感。
若改用“上海市”作對稱，則使受文者有置身事外的感覺，不易喚起受文者的責任感。
二、上行文的稱謂習慣
上行文自稱一般用帶第一人稱代詞的稱謂，如“我（們）”、“我（本）省”、“我（本）市”、“我（本）部”、“我（本）局”等，而不用發(fā)文機關名稱，有真實、懇切之感；對稱用“上級、領導”或受文機關名稱，而不用“你（們）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，有尊重、避諱之意。上行文的自稱和對稱與下行文正好來了個換位，這與第一人稱、第三人稱不同的表意功能有關。任何一個上級機關都希望下級機關為自己提供真實、準確的情況，因此，上行文在向上級機關匯報工作、反映情況、請示事項時，自稱宜用“我（們）”、“我省”、“我市”、“我部”、“我局”等帶“我”字的稱謂，形成第一人稱表述，以示真實、準確。若用本機關名稱作自稱，變成第三人稱表述，則有置身事外，事不關己之感，且語氣生硬。對稱用“上級、領導”或受文機關名稱，有尊重、避諱之意；若用“你（們）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，則有吩咐、指點、督促之嫌。
例３：
××區(qū)××小學關于增撥教學設備款的請示
××區(qū)教委：
在新的世紀里，為貫徹黨和國家全面推進素質教育的精神，落實小平同志“學習計算機，要從娃娃抓起”的指示，改變學校計算機設備嚴重不足且落后的現狀，我校擬于今年下半年新建微機室一個，配備５８６計算機６０臺，加上服務器、空調及其它網絡設備，預計約需資金４０萬元。為此，特懇請上級給我校增撥３０萬元教學設備專用費，資金不足部分由我校自籌解決。
妥否，請批復。
××區(qū)××小學
二○○一年五月十六日
（載于鄭敬東主編《現代應用文導寫》）
試將例３中的自稱“我?！薄ΨQ“上級”，分別改成“××區(qū)××小學”和“你們”（或“你委”）一讀，立即感覺失去了上行文的語感，不像是請示，倒像一份布置工作的指示。
三、平行文的稱謂習慣
平行語言自稱一般用“我（們）”、“我省”、“我部”、“我局”等，對稱用“你（們）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，顯得親切平易，不打官腔。平行文的語體規(guī)范是親切平易，相互尊重。以商洽的口氣說話，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高氣揚。
例４：
關于派人參加統(tǒng)計講習班培訓的函
××市統(tǒng)計局：
得悉你市將于近期舉辦統(tǒng)計工作人員講習班，系統(tǒng)地培訓統(tǒng)計工作人員。國務院《關于加強統(tǒng)計工作的決定》下達以后，我們曾打算集訓我地區(qū)統(tǒng)計工作人員，但由于我們的力量不足，未能辦成?，F在你市決定辦講習班，我們擬派１０名統(tǒng)計人員（地區(qū)２名，每縣１名）隨班學習，請你們代培。如蒙同意，將是對我地區(qū)統(tǒng)計工作的有力支持。代培所需費用由我們如數撥付。盼予函復。
××地區(qū)統(tǒng)計局
××××年×月××日
（載于廣西壯族自治區(qū)教委組編《應用寫作》）
若將例４中的對稱“你市”改為“××市統(tǒng)計局”，則顯得發(fā)文者因有求于人而小心翼翼，戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢。若將自稱“我們”改為“××地區(qū)統(tǒng)計局”，則又顯得發(fā)文者刻意顯示自己的來頭，好打官腔。若將對稱、自稱都改用收發(fā)文機關名稱，則顯得發(fā)文者變成了旁觀者，完全失去了公文務實理事的功能。
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