1、讓W(xué)ord表格快速一分為二


將光標(biāo)定位在分開的表格某個位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵。這時你就會發(fā)現(xiàn)表格中間自動插入一個空行，這樣就達到了將一個表格一分為二的目的。


2、Word中巧用Alt鍵


按住Alt鍵再拖動左右（上下）邊距，可進行精確調(diào)整，在標(biāo)尺上會顯示具體值。


Excel表格中經(jīng)常會有一些字段被賦予條件格式。如果對它們進行修改，那么首先得選中它們。可是，在工作表中，它們經(jīng)常不是處于連續(xù)的位置。按住ctrl鍵逐列選取恐怕有點麻煩，其實，我們可以使用定位功能來迅速查找并選擇它們。方法是點擊“編輯—定位”菜單命令，在彈出的“定位”對話框中，選中“條件格式”單選項，此時，下方的“全部”和“相同”單選項成為可選。選擇“相同”則所有賦予相同條件格式的單元格會被選中。


Excel表格中，首先選定要輸入同一內(nèi)容的單元格區(qū)域，然后輸入內(nèi)容，最后按ctrl+回車鍵，即可實現(xiàn)在選定單元格區(qū)域中一次性輸入相同內(nèi)容。


在編輯文檔的時候，如果要想實現(xiàn)將光標(biāo)快速返回到上次的編輯點，我們可以按下“shift+F5”組合鍵。


3、多個單元格數(shù)據(jù)巧合并


在編輯了一個Excel工作表后，如果又需要把某些單元格中的數(shù)據(jù)進行合并，那么我們可以請“&”來幫忙，比如需要將A、B、C三列的數(shù)據(jù)合并為D列中的數(shù)據(jù)，就在D2單元格鍵入公式“=A2&B2&C2”。


在使用Excel時，當(dāng)你想定位到行首或列首時，將鼠標(biāo)指向任意一個單元格的上邊框，然后雙擊鼠標(biāo)左鍵即可。


選中要移動的文本，再按“F2”鍵，此時光標(biāo)會自動變成灰色，將輸入光標(biāo)定位到目的地，按回車鍵便可準(zhǔn)確移動文本。


當(dāng)我們想選定Word文檔中的一個垂直塊時，可以先按下Alt鍵，然后將鼠標(biāo)拖過要選定的文本。


利用Excel制作財務(wù)報表，常要進行一些復(fù)雜的運算，可往往用Excel公式得出的數(shù)據(jù)結(jié)果與計算器算出的不一致，這主要是由于Excel本身不能對數(shù)據(jù)自動進入四舍五入造成的，為了更簡便的解決誤差問題，我們可以進行如下操作：依次在Excel菜單欄中點擊“工具—選項—重新計算”，將“工作薄選項”中的“以顯示值為準(zhǔn)”復(fù)選框選中，確定退出即可。


也可以用函數(shù)，方法：round((計算公式)，2)，其中的“round”是四舍五入函數(shù)，其中的“計算公式”中輸入你的計算算式，例如A1*A2，其中的“2”是代表你四舍五入后小數(shù)點的位數(shù)，這里是兩位。


在打印文件時，點擊“文件—打印”，在彈出的“打印”窗口左下方點擊“選項”按鈕，在上面選中“逆頁序打印”，這樣先打印第一頁，再打印最后一頁，就無需動手分頁了。另外還可以設(shè)置奇偶頁打印，實現(xiàn)紙張的正反面成批打印。


通常在Excel中使用文本框來進行表格內(nèi)容注釋，如果按住Alt鍵不放再繪制文本框可實現(xiàn)文本框與單元格邊線的重合，從而減輕調(diào)整文本框位置的工作量。


選中要改變大小的字母或單詞，按下shift以后按F3，每按一次F3，字母或單詞將在全部大寫、首字大寫和全部小寫之間切換。


單擊“格式/更改大小寫”，可以進行更復(fù)雜的大小寫更換。


在Excel中編輯過長或過寬的Excel工作表時，需要向下或向右滾動屏幕，而頂端標(biāo)題行或左端標(biāo)題行也相應(yīng)滾動，不能在屏幕上顯示，這樣我們搞不清要編輯的數(shù)據(jù)對應(yīng)于標(biāo)題的信息，可以先選定要鎖定的標(biāo)題，假如我們要將表格的頂端的第一行和左邊第一列固定，那么單擊B2單元格，然后單擊“窗口”菜單的“拆分”命令，拆分完畢后再單擊“凍結(jié)窗格”命令，即可完成標(biāo)題的固定。


在五筆字型狀態(tài)下輸入“shift+6”，另外按下“Ctrl+Alt+.”組合鍵可以在任何輸入法狀態(tài)下輸入。


5、輕松搞定單元格數(shù)據(jù)斜向排


在Excel中打開“工具—自定義—命令—類別—格式”，在“命令”列表中找到“順時針斜排”和“逆時針斜排”兩個命令按鈕拖到工具欄的合適位置，然后選中需要斜排的單元格，執(zhí)行命令即可。


另外，也可以選擇“格式/單元格/對齊/方向”，旋轉(zhuǎn)紅色的指針或直接輸入度數(shù)。


在利用Word插入頁眉后，頁眉信息下總會有一條橫線，如果希望將它去掉，可以打開“格式—邊框和底紋”，在彈出的對話框中把邊框設(shè)置為“無”，并在“應(yīng)用于”下更改為“段落”，再單擊“確定”安鈕即可。


還有一種方法就是在字體左邊的“標(biāo)題”中選“正文”即可。


最后一種方法就是選擇“格式/樣式”命令，彈出“樣式”對話框，在“樣式”項中選定“頁眉”，再點擊“更改”按鈕。接著點擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選“邊框”命令，彈出“邊框和底紋”對話框，在“邊框”選項卡中選定“無”即可。


首先，執(zhí)行“文件—頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，點擊“版式”選項卡，選中“奇偶頁不同”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕關(guān)閉該對話框。然后再執(zhí)行“視圖—頁眉和頁腳”命令。進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，在某奇數(shù)頁頁面編輯區(qū)編輯設(shè)置奇數(shù)頁的水印，再到某偶數(shù)頁頁面編輯區(qū)編輯設(shè)置偶數(shù)頁的水印。


在繪圖中，如果要利用一個工具按鈕來繪制多幅圖，只要用鼠標(biāo)左鍵雙擊此圖標(biāo)即可。


想取消超鏈接的下劃線，只需按下組合鍵“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”，便可將下劃線取消。


在排版文件時，有時發(fā)現(xiàn)一個標(biāo)題出現(xiàn)在一頁的底部，而它的正文出現(xiàn)在新的一頁中，很不美觀。為了使標(biāo)題能夠與它的正文排在一起，可以將光標(biāo)移到該標(biāo)題所在的段落中，選擇“格式”菜單中的“段落”命令，出現(xiàn)段落對話框，在段落對話框中單擊“換行和分頁”標(biāo)簽，選中“與下段同頁”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕。


另外，為了防止一頁頂端單獨出現(xiàn)某段的最后一行文字，或者在某一頁底部出現(xiàn)某段的第一行文字，或者在一頁底部出現(xiàn)某段的第一行文字，只要把光標(biāo)移到該段中，然后在窗口中選中“孤行控制”復(fù)選框，系統(tǒng)將自動向下頁移一行文字。


在排版某些文檔時，要在文檔中插入一個很寬的表格，需要把紙張改為橫向。為了保證表格前后的內(nèi)容仍為縱向，可以將光標(biāo)移到表格之前，選擇文件菜單中的“頁面設(shè)置”命令，單擊“紙張大小”標(biāo)簽，在“方向”區(qū)中選擇“橫向”單選按鈕，從“應(yīng)用于”下拉列表框中選擇“插入點之后”選項，然后單擊“確定”按鈕。


選擇需要拆分的列，選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令或在右鍵菜單中選擇“邊框和底紋”，單擊“邊框”標(biāo)簽，在預(yù)覽區(qū)中單擊頂邊框、中邊框和底邊框，以將其邊框線刪除，保留左邊框線和右邊框線，單擊“確定”按鈕即可完成。


將光標(biāo)定位在你需要選取的部分之首，按“F8”啟動“擴展”，此時你會看到底部狀態(tài)欄中的“擴展”由灰色變?yōu)楹谏?，再按一?#8220;F8”，將選取一個字或一個詞，按二下“F8”，將選取一句，按三下“F8”，將選取一段；按四下“F8”，全選。按ESC鍵或者按F6鍵即可關(guān)閉擴展功能。


先選定需輸入數(shù)字的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，找到“數(shù)字”項中的“自定義”命令，然后在其右面的“類型”框中選擇“@”項，“確定”之后再輸入即可。


1磅約等于0.03527厘米，1厘米約等于28.35磅。


28、計算機中容量單位的換算


1GB=1024MB，1MB=1024KB；1KB=1024字節(jié)。


在Excel的某一單元格中，按住“Ctrl”鍵的同時，按下“ ’”（單引號）鍵，可復(fù)制上一單元格的內(nèi)容。


我們使用Word時，往往出現(xiàn)錄入幾個字后個別字的下方出現(xiàn)波浪線的情況，有時就會影響到視覺。要想徹底解決這個問題可單擊“工具—選項”，然后選擇“拼寫和語法”取消所有的可選項，點確定便完成了。


在Word中，如果一篇文檔的最后一頁是表格，并且這個表格占滿了一整頁，就會在其后產(chǎn)生一張雪空白頁。雖然該頁只含有一個段落標(biāo)記，但卻是沒有辦法刪除的。在打印時，該頁照樣會使打印機走一頁紙，因而會造成不必要的浪費。解決這個問題的辦法其實很簡單：把光標(biāo)置于最后這一段，然后把行間距設(shè)置成“1”（Word允許的最小值）即可。


要對一個圖片進行不規(guī)則的編輯，可以打開繪圖工具，選取任意的自選圖形，然后在這個圖形上點擊右鍵，選取“設(shè)置自選圖形格式”，在“填充顏色”中點擊下拉箭頭，選取“填充效果”，并選中“圖片”選項卡，在“選擇圖片”按鈕上點擊。然后在硬盤文件夾中選取喜歡的任何圖片，點擊確定后圖片的外形即為該自選圖形。


如果是用線條工具生成的圖形可以編輯頂點。方法是選定該線條，點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“編輯頂點”，再需要改變的地方點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“添加頂點”，


選中該點，點擊鼠標(biāo)右鍵選擇“平滑頂點”等自己需要的方式，拖動鼠標(biāo)到自己需要的圖形。按下ctrl單擊頂點則可以刪除該頂點。


在Excel中，要去掉網(wǎng)格線，在“工具—自定義—命令”類別中找到“窗體”，在右邊找到“網(wǎng)格線開關(guān)”（Excel中是“切換網(wǎng)格”），把它拖到工具條上，關(guān)閉對話框，以后在需要去掉網(wǎng)格線時，單擊一下，想恢復(fù)，再單擊一下。


全選你想要改變行距的文本段落，按ctrl+1鍵，可將該段落設(shè)置為單倍行距；按按ctrl+2鍵，可將該段落設(shè)置為雙倍行距；按ctrl+3鍵，可將該段落設(shè)置為1.5倍行距。


將光標(biāo)放在需選取的段落中的某行的左邊空白處，單擊左鍵一次，選取該行，單擊左鍵二次，選取該段落，單擊左鍵三次，選取全文。


選擇菜單欄中的“格式—單元格—對齊”，接著選中“文本控制”標(biāo)題下的“自動換行”復(fù)選框即可（打勾）。如果單元格中還要將文字分段，按Alt+Enter鍵來實現(xiàn)硬回車換行操作。


固定使用某一種漢字輸入法的人，希望一打開電腦就有這種輸入法在伺候。要實現(xiàn)這一點，只需要打開“控制面板”中的“鍵盤”，調(diào)出“語言”頁，在“語言”欄中選中你需要的漢字輸入法，然后點擊“設(shè)成默認(rèn)值”和“確定”按鈕，最后重新開機即可。


使用Ctrl+Shift組合鍵可以在英文和所有漢字輸入法中進行循環(huán)切換。為了得到我們需要的漢字輸入法，往往要連按幾下Ctrl+Shift，顯得很不方便。其實我們可以將經(jīng)常使用的漢字輸入法定義成熱鍵，需要時按一下即可。比如，欲將“王碼五筆輸入法86版”定義成Ctrl+Shift+8，可以打開“控制面板”中的“輸入法”，調(diào)出“熱鍵”頁，在“項目”中找到“切換到王碼五筆輸入法86版”，然后在“組合鍵”中選中“Ctrl”、“左鍵”、“右鍵”，在“基本鍵”中選8，最后按“確定”即可。


工作中為了節(jié)省打印紙，經(jīng)常使用Word雙面打印文檔，但打印出的文稿正面和背面的頁邊距很難左右對齊。對策：首先，選擇“文件/頁面設(shè)置/頁邊距”選項卡，選中“對稱頁邊距”復(fù)選框，清除“拼頁”復(fù)選框，在“內(nèi)側(cè)”和“外側(cè)”框中，輸入對稱頁邊距值，比如都為3.17厘米。然后，插入頁碼。最后，先打印奇數(shù)頁再打印偶數(shù)頁。


對于Excel工作表中的數(shù)據(jù)，有時需要將其進行行列轉(zhuǎn)換，即將原來的列變?yōu)樾?，原來的行變?yōu)榱?。方法：選中要進行操作的單元格，點“復(fù)制”，然后確定需要“轉(zhuǎn)置”操作的目標(biāo)位置，單擊菜單中的“編輯/選擇性粘貼”，然后勾選“轉(zhuǎn)置”，點“確定”即可。


當(dāng)我們需要將Excel工作表中的人事數(shù)據(jù)按照人員職務(wù)的大小或者職稱的高低進行排序時，單擊“數(shù)據(jù)/排序/選項”，在“自定義序列”中點擊添加，然后按照助教、講師、副教授、教授的順序輸入就OK了。


有時表格的標(biāo)題是非常難做的，并且好多頁數(shù)據(jù)都使用同一個標(biāo)題，在Word中，選中需要重復(fù)的表格行，然后執(zhí)行“表格/標(biāo)題行重復(fù)”，以后每輸入完一頁數(shù)據(jù)，下頁就會自動出現(xiàn)該標(biāo)題行。


在Excel中，選擇“文件/頁面設(shè)置/工作表/打印標(biāo)題/頂端標(biāo)題行”，在其中輸入頂端標(biāo)題行所在位置，例如：前三行是該表格的需要每頁重復(fù)的標(biāo)題，則輸入?:ū或者A1：A3，則預(yù)覽和打印時，每頁將會顯示和打印出標(biāo)題。如果你還需要打印行號和列標(biāo)，可以勾選“行號列標(biāo)”。


在Word中打開需要閱讀的文檔，白紙黑字在屏幕上顯示好象對眼睛不太好，那就依次選擇“工具/選項/常規(guī)”，在“常規(guī)選項”中將“藍底白字”選上，這種方式就可消除一些眼睛的疲勞；另外為了便于閱讀，再單擊“視圖”菜單中的“網(wǎng)格線”，屏幕上就出會出現(xiàn)稿紙般的橫線。


選擇“編輯/定位”，打開“定位條件”選中“公式”，按“確定”退出，這樣所有含公式的單元格就被選中，在工具欄上選擇背景或字體顏色即可。


在Excel中，當(dāng)一個單元格成為活動單元格時，四周為粗線框，把鼠標(biāo)指向上邊框，然后雙擊鼠標(biāo)左鍵，活動單元格快速定位到該行的行首，同理行首列尾隨點隨到。


6、表格一次刪個光


在Word中編輯表格時，選中要刪除的部分，按下“Delete”鍵，刪除的是其中的文本內(nèi)容，表格部分還存在；按下“BACKSPACE”鍵，則刪除的是選中的全部，包括單元格、表格行或是整個表格。


在文檔中，當(dāng)需要查找文檔內(nèi)容時，常常是用“編輯”菜單中的“查找”命令，其實可以用另外一種更簡便的方法：在垂直滾動條的下方，有一小圓點按鈕（“選擇瀏覽對象” ），單擊則可以選擇按對象進行瀏覽。


將大標(biāo)題設(shè)為標(biāo)題2，將小標(biāo)題設(shè)為標(biāo)題3，打開“插入”菜單，選擇“索引和目錄”，點選“目錄”標(biāo)簽，在“顯示頁碼”與“頁碼右對齊”前面打上“√”，“制表符前導(dǎo)符”選擇為點，“格式”選用默認(rèn)的“來自模板”，“顯示級別”設(shè)為“2”，按下“選項”按鈕，彈出一個“目錄選項”窗口，在“標(biāo)題2”與“標(biāo)題3”之后分別輸入“1”和“2”，這時“標(biāo)題2”與“標(biāo)題3”前方出現(xiàn)符號“√”，與此同時，將其標(biāo)題后面的數(shù)字刪除掉，按兩次“確定”，目錄生成了！


化學(xué)方程式的一大特點就是包含大量的腳碼，這一特點使得在Word中編輯化學(xué)議程式成了一件極痛苦的事情：極為頻繁地對單個數(shù)字進行“下標(biāo)”格式設(shè)定，即使使用“格式刷”工具也難以化繁為簡。方法：首先在Word中輸入方式程式的文本，不用進行任何格式設(shè)定，但是要在不是腳碼的數(shù)字前加上一個不常用的符號，如：“ūF2+ūNaOH===ūNaF+OF2+H2O”。要注意的是：應(yīng)在每個不是腳標(biāo)的數(shù)字前都加上不常用符號，如22應(yīng)輸入為“ūū”；然后在所有方程式文本全部輸入完成之后，打開“編輯”菜單下的“替換”功能的“高級”選項卡，在“查找內(nèi)容”中選擇“特殊字符”中的“任意數(shù)字”，在“替換為”中把“格式”中的“字體”選項卡中的“下標(biāo)”選中，然后按下“全部替換”，你就會發(fā)現(xiàn)所有數(shù)字均被設(shè)置了“下標(biāo)”格式。高興之余，你一定發(fā)現(xiàn)那些不希望被設(shè)置為下標(biāo)的數(shù)字也無一幸免的成了“腳標(biāo)”。別著急，還記得前邊輸入的“不常用字符”嗎？再次打開“替換”，還是在“查找內(nèi)容”選擇“任意數(shù)字”。然后在“任意數(shù)字”的通配符“^#”前邊加上你剛才輸入的那個“不常用字符”，并在“替換為”中把“字體”選項卡中的“下標(biāo)”選空，最后按下“全部替換”。這樣所有本不應(yīng)為“腳標(biāo)”的數(shù)字就恢復(fù)了原貌，最后再用一次“替換”，在“查找內(nèi)容”中輸入那個“不常用字符”，在“替換為”中不填任何內(nèi)容，并按下“不限定格式”，最后按下“全部替換”，所有“不常用字符”就完全消失了。


對于數(shù)學(xué)上的一些復(fù)雜的公式，可以使用Word的“公式編輯器”組件來進行編輯。一般來說，“公式編輯器”默認(rèn)沒有安裝，我們可以點擊“插入—對象”菜單，在“新建—對象類型”搜索欄中，找到“Microsoft 公式3.0”，點擊“確定”安裝即可。


一是文字水印：單擊“格式”菜單的“背景”子菜單中的“水印”命令，可以插入不同顏色、樣式、大小、方向和字體的水印。還可以根據(jù)需要選擇或輸入要作為水印的文字。二是圖片水?。簡螕?#8220;插入—圖片”，視圖片的來源選“剪貼畫”或“來自文件”，選定圖片后向文檔中插入圖片，在圖片插入處單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)“圖片工具欄”，在“文字繞排”選“襯于文字下方”，“圖像控制”選“水印”，此外還可以對圖片亮度、對比度、尺寸等進行設(shè)置。


如果想畫水平、垂直或30、45、75度的角的直線，則固定一個端點后在拖動鼠標(biāo)時按住Shift，上下拖動鼠標(biāo)，將會出現(xiàn)上述幾種直線選擇，合適后松開Shift鍵。


按住Shift+矩形，拖動鼠標(biāo)，可以畫出一個正方形。


另外，按下Ctrl+方向鍵可以實現(xiàn)圖形的微調(diào)；按下Alt+線段的一段，也可以實現(xiàn)對線段長短或者位置的微調(diào)；


所謂“文字流”，就是輸入文字在文本框鏈中的流動過程，而文本框鏈?zhǔn)窃赪ord中用動態(tài)鏈功能將各個文本框鏈接起來形成的。當(dāng)錄入或拷貝的文字內(nèi)容超過一個文本框的容量時，其它內(nèi)容就會依次自動“流”向該鏈的下一個文本框，這對于那些經(jīng)常從事長文本編輯或多頁排版的朋友將十分有用。方法：首先用鼠標(biāo)單擊“插入/菜單/文本框/橫排或豎排”，用鼠標(biāo)在工作區(qū)的合適位置拖出第一個文本框，其大小可根據(jù)用途而定，同理可以拖出第二、第三……個文本框；然后用鼠標(biāo)選中第一個文本框，在彈出的“文本框”工具條上單擊“創(chuàng)建文本框鏈接”，在第二個文本框上單擊左鍵，兩個文本框就鏈接上了。要想讓多個文本框都連成一串均可如法炮制。此時，在這些文本框中不管是用鍵盤直接輸入還是將文本復(fù)制，當(dāng)?shù)谝粋€文本框裝滿時，文字會自動“流”到第二個文本框中；當(dāng)?shù)诙€文本框又不夠時，再“流”到第三個文本框中。


有時在Word中畫了一個行列數(shù)很多的表格，過一段時間想知道它的總行數(shù)或總列數(shù)又忘記了，不用一行行數(shù)，點擊“編號”按鈕立刻得出。


首先點擊“工具/自定義/命令/分解圖片”，按住鼠標(biāo)左鍵把它拖放到工具欄任意位置即可；然后點擊“插入/圖片/藝術(shù)字”，例如輸入空心字“心”，選擇該“心”字剪切，在選擇性粘貼中選圖片（Windows圖元文件），選中該字，點擊工具欄中的“分解圖片”按鈕，這樣可以選擇“心”中的任意筆畫進行一筆一畫的拆分了。


打開Word，首先設(shè)置紙張大小，選擇“文件/頁面設(shè)置/自定義”，將賀卡或信封的尺寸輸入；然后利用繪圖中的“文本框”和“直線”準(zhǔn)確的定義好郵政編碼框以及收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人郵編等的位置；再次把收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人郵編等情況輸入Excel表格中，注意其中的郵編可以利用公式MID（F2，1，1）提取，其中的“MID”是數(shù)字提取函數(shù)，其中的“F2”是郵編所在的單元格，其中的“1”是指郵編數(shù)字左數(shù)第1位，再其中的“1”是指提取1個數(shù)字；最后在Word中選擇“工具/郵件合并”，按照提示插入收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人郵編等一一對應(yīng)，調(diào)節(jié)好字體、長度及位置。


進入“項目符號和編號”對話框“編號”選項卡，單擊“自定義”按鈕，在“編號樣式”欄內(nèi)選擇“一，二，三”，然后在“編號格式”欄內(nèi)的“一”前輸入“星期”即可。


選擇要輸入帶圈字符的文字或數(shù)字，點擊“格式/中文版式/帶圈字符”。


我們在粘貼網(wǎng)頁時，有時只想保存文字而不想保存圖片，可以在“編輯/選擇性粘貼”中選定“無格式文本”。


在Word中輸入12345，然后點擊“插入/數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對話框“數(shù)字類型”欄里選擇中文數(shù)字版式“壹、貳、叁……”。


點擊“工具/自動更正選項”，打開“自動更正”對話框，進入“鍵入時自動套用格式”選項卡，打到“鍵入時自動應(yīng)用”組中的“自動編號列表”復(fù)選項，取消前面的鉤即可。這樣就可以去掉那些“煩心”的自動編號功能。


在Word2002中使用自選圖形工具畫圖時，總會出現(xiàn)一個“畫布”，去掉它的方法是：點擊“工具—選項”，進入“常規(guī)”選項卡，去除“插入‘自選圖形’時自動創(chuàng)建繪圖畫布”復(fù)選框上的鉤即可。


如果需要將某甲段落格式運用到乙段落，可以選中甲段落，點擊格式刷在乙段落刷一下，如果還要刷到丙段落或者更多段落，可以雙擊格式刷連續(xù)刷。


在Word中需要加粗某一條或幾條表格線時，可以先在工具欄選項中點擊“表格和邊框”按鈕，然后在“表格和邊框”窗口中選定“線型”與“線寬”，再點擊“繪制表格”按鈕，最后在欲加粗的表格線上從頭到尾畫上一筆即可。


筆者單位的財務(wù)分析報告有固定的格式，不過有些內(nèi)容平時不需要打印出來，每次打印都要手工刪除，很是麻煩。其實利用隱藏文字功能即可輕松解決。在Word中選擇要隱藏的文本，點擊“格式/字體”，進入“字體”選項卡，勾選“隱藏文字”復(fù)選框，這時剛才選中的文字會消失或者出現(xiàn)點式下劃線（選中隱藏的文字部分，按工具欄中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕即可以這兩種顯示效果之間切換）。


當(dāng)編輯長篇文檔時，通常都需要比照前后的內(nèi)容，用鼠標(biāo)拖動或鍵盤翻頁都不太方便，單擊“窗口/拆分”，然后在窗口中部點擊鼠標(biāo)，就可以將窗口一分為二，上下窗口打開的都是同一篇文檔，可以單獨操作，比照文檔的前后部分就方便多了。雙擊窗口中間的分割欄即可取消拆分。


為了增大Word的文檔編輯區(qū)，我們可以取消“視圖”菜單“標(biāo)尺”項前的鉤，使得在頁面上不顯示“標(biāo)尺”工具條，不過偶爾需要用標(biāo)尺來檢查排版位置的時候可以將鼠標(biāo)指向編輯區(qū)的上（左）邊框處，停留一會兒，水平（垂直）標(biāo)尺就會顯示出來；鼠標(biāo)一離開，標(biāo)尺就會自動隱藏，非常方便。


在Word中，文檔字號的默認(rèn)設(shè)置只能在最大72磅、最小5磅之間進行。如果輸入內(nèi)容的字號要超出這個磅值范圍，請先選中要修飾的文本，直接在“字號（S）”欄輸入所需的磅值，字體大小的磅值范圍為1～1638之間，還有一個更方便的辦法就是反復(fù)使用快捷鍵“Ctrl+]”使字體shift逐漸增大或使用快捷鍵“Ctrl+[”使字體逐漸變小。


7、巧調(diào)Word字符間距


Word中的漢字、英文字母、數(shù)字之間一般都存在一小段間隔，這個間隔有一個空格大小，看起來很不協(xié)調(diào)，如果我們不需要這段間隔，可以按“Ctrl+A”組合鍵選定全部文檔，選擇“格式/段落/中文版式”，取消其中的“字符間距”設(shè)置框下面的“自動調(diào)整中文與西文的間距”和“自動調(diào)整中文與數(shù)字的間距”選項。


點擊“格式/字體”中的“字符間距”，在“標(biāo)準(zhǔn)”、“加寬”、“緊縮”中縮入需要的磅值即可。


選中需要調(diào)節(jié)行間距的段落，點擊“格式/段落/縮進和間距”中的行距，在其中選固定值，在設(shè)置值中輸入合適的數(shù)字可以精確調(diào)整行間距。


按“Alt+Shift+P”組合鍵可以在頁面的任何位置插入本頁頁碼，如果哪一頁沒插入，則不顯示頁碼，當(dāng)頁數(shù)發(fā)生變化時，可以按“Ctrl+A”選擇全文，點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇更新域，顯示的頁碼便全部自動更新，不需要人為逐個更新。


在Word中，將兩頁A4內(nèi)容一次性打印到一面A3紙張上，一般都是采取分欄的辦法處理。其實利用Word拼頁設(shè)置即可解決。打開Word，點擊“文件”，進入“頁面設(shè)置”，選擇“紙型”中的A3紙張，紙張方向選定橫向，選擇“頁邊距”中的“拼頁”，輸入文字，打印即可。


8、巧用“單色打印”


如果將應(yīng)用了彩色格式的Excel工作表通過黑白打印機打印，會發(fā)現(xiàn)效果欠佳。原來，在黑白打印機上，Excel是以不同的灰度來打印彩色效果。那么怎樣用黑白打印機打印彩色格式的工作表呢？點選“文件/頁面設(shè)置/工作表”，勾選“單色打印”復(fù)選框。


在使用Excel計算數(shù)據(jù)的過程中，經(jīng)常會使用一些比較復(fù)雜的公式，比如“D7*E7*D8+D9/E9*E10+E11”，如果需要計算公式中的部分結(jié)果，可以單擊公式所在的單元格，然后在編輯欄中，選中公式中的某個部分，比如“D9/E9*E10”，按下“F9”鍵即可顯示部分公式計算結(jié)果“2733”，需要退出時，按下“Ctrl+Z”鍵即可回到原來的公式狀態(tài)。


打開Excel，選擇“編輯/定位”，在“定位”窗口中，按下“定位條件”按鈕，選擇“定位條件”中的“空值”，是理選擇“常量”，這樣就可以將所有的空白或者含有數(shù)據(jù)的單元格選定了。


在Word文檔中，如果有豎排文字，其中非漢字的字母、數(shù)字和其他字符都是“躺”著的，如何讓它們站起來呢？選中字符，然后打開“格式/中文版式”，單擊“縱橫混排”，選中“適應(yīng)行寬”，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在，選中的字符就站起來了。


在Word文檔中，有一段帶著空格鍵的文本，現(xiàn)在你只想給該段文本中的文字加上下劃線，而忽略其中的空格，此時，請選中該段文本，然后按下“Ctrl+Shift+W”鍵就OK了。


在Excel中當(dāng)單元格計算結(jié)果為0時，默認(rèn)會顯示0，這看起來顯示有點礙眼。如果你也和我一樣希望單元格為0時顯示為空白，那么你可以試試下面的方法。打開“工具/選項/視圖”，取消“0值”復(fù)選項前的√，確定后，當(dāng)前工作表中的值為0的單元格將全部是空白。


在Word中輸入國外人名時，常常需要輸入人名間隔號“·”，只要按下“[url=mailto:Shift+@]Shift+@[/url]”


即可。


連續(xù)輸入3個以上的“*”、“=”、“~”、“_”、“#”、“-”等回車就會出現(xiàn)不同式樣的分隔線，你試試！


在用Word編輯文稿時，常會遇到剛輸入的文字或圖畫內(nèi)容接著又要重復(fù)輸入。此時用復(fù)制方法當(dāng)然可行，但不夠快捷，其實，此時只要再同時按下“Alt+Enter”組合鍵，那么剛才輸入的內(nèi)容會被自動重新輸入一遍，若再按會再重復(fù)。


在Word中可以通過“文字方向”命令來改變文字的方向，但我發(fā)現(xiàn)如果要將文字逆時針旋轉(zhuǎn)90度的話，還可以用下面簡捷的方法來做。選中要設(shè)置的文字內(nèi)容，只要把字體設(shè)置成“@字體”或“@黑體”就可使這些文字逆時針旋轉(zhuǎn)90度了。


有一個Word文檔，只想對其中的一頁文本豎排設(shè)置，其余則保持原有格式，如果先選擇這部分文字再執(zhí)行“格式”菜單下的“文字方向”命令，結(jié)果是整個文檔都被豎排了。這時我們可以利用加入“分節(jié)符”來達到目的。將光標(biāo)移到這頁文字的開頭，執(zhí)行“插入”菜單下的“分隔符”命令，在彈出窗口中選“分節(jié)符類型”下的“下一頁”或“連續(xù)”，用同樣方法在這頁結(jié)尾處也插入一個分節(jié)符，最后選擇這頁文字（結(jié)尾的分節(jié)符不能選入）改為豎排即可。


如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標(biāo)拖動自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù)，然后單擊右鍵，選擇插入，如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl鍵，依次單擊要插入新行的行標(biāo)按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。


將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。利用數(shù)字小鍵盤在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字（如123.45）。右擊該單元格，點擊“設(shè)置單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，再從“分類”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項。最后單擊“確定”按鈕，這時用戶輸入的123.45就自動變?yōu)?#8220;壹佰貳拾叁點肆伍”。


我們有時要把一個Excel文件中的多個工作表設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳，分別對一張張工作表去設(shè)置感覺很煩瑣，如果用下面的辦法就可以一次將多個工作表中的頁眉和頁腳同時設(shè)置好。具體做法是：把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處，然后點擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項，這時再進行頁眉和頁腳設(shè)置是針對全部工作表了。


在H5：H24中輸入從50至100的不同數(shù)字，單擊I5單元格，輸入公式=IF(H5>=85,"優(yōu)",IF(H5<60,"不及格",IF(H5>=70,"良",IF(H5<70,"及格"))))”,這個公式中用到IF（）函數(shù)的嵌套功能，第一層IF（）函數(shù)將大于85分的學(xué)生定義為“優(yōu)”；第二層IF（）函數(shù)將小于60分的學(xué)生定義為“不及格”；第三層IF（）函數(shù)中寫的是大于等于70分的學(xué)生定義為“良”，但是要注意到這是一個嵌套函數(shù)，前面已經(jīng)將小于85定義過，因此這層函數(shù)的意思為將大于等于70分小于85分定義為“良”，同樣的道理，第四層IF（）函數(shù)定義的是及格的范圍。


在C28單元格中輸入“考試人數(shù)”文字，然后單擊D28單元格，輸入公式“=count(D5:D24)”,按Enter鍵，統(tǒng)計考試人數(shù)。


選中D28單元格，拖曳填充柄到F28單元格。


在I29單元格中輸入公式“=countif(I5:I24,“優(yōu)”)”，統(tǒng)計總評為優(yōu)的學(xué)生成績；在C29單元格中輸入公式“=countif(I5:I24,“>=85”)”，統(tǒng)計大于85分的學(xué)生人數(shù)；在D29單元格中輸入公式“=countif(I5:I24,“>=70”)-D29”，這個公式是將大于70分的學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計出來，減去大于等于85分的學(xué)生，從而得到成績在70到85之間的人數(shù)。


在Word中最近用過的文檔會出現(xiàn)在“文件”菜單中，不過它只保存在最后的四個，其實我們可以使用“工作”來隨心所欲地定制需要經(jīng)常打開的文檔。


首先，需要將“工作”菜單添加到菜單欄或工具欄中：在“工具”菜單中，點擊“自定義”，然后點擊“命令”選項卡，在“類別”方框中，點擊“內(nèi)置菜單”，點擊“命令”方框中的“工作”，把它拖動到菜單欄或工具欄中。


以后，如果要將當(dāng)前的文檔添加到“工作”菜單中，只要點擊“工作”菜單，選擇“添加到‘工作’菜單”命令即可，如果要在“工作”菜單中刪除一個文檔，可以按CTRL+ALT+-（破折號鍵），此時指針將變成為粗體下劃線，在“工作”菜單中，點擊希望刪除的文檔就可以了。


使用Word的公式編輯器創(chuàng)建公式后，你如果感到其中的公式不整齊（特別是矩陣形式的公式），那么你可以通過下列方式進行微調(diào)：雙擊該公式使之進入編輯狀態(tài)，再選中需要調(diào)整的項；按下Ctrl鍵后，利用光標(biāo)上下左右移動對該項進行微調(diào)，重復(fù)上述步驟，直到將公式位置調(diào)整到滿意為止。


在一篇Word文檔中，繪制一表格，為了調(diào)整單元格寬度，可將鼠標(biāo)移至單元格縫隙處按左鍵，當(dāng)雙向光標(biāo)出現(xiàn)時則可調(diào)節(jié)單元格寬度，但有時卻總是差那么一點點無法與其它單元格對齊，這時可同時按下右鍵，則可方便的進行精確的調(diào)整啦?。ㄓ涀∥恢脤煤?，應(yīng)先松鼠標(biāo)左鍵，再松右鍵）；當(dāng)然也可按下Alt+鼠標(biāo)左鍵進行精確調(diào)整，不過也應(yīng)先松鼠標(biāo)左鍵，再松Alt鍵。


可以插入一個自選圖形，右鍵單擊選擇“添加文字”，則此時這個自選圖形就像一個文本框一樣，不僅可以輸入文字，還可以和其它文本框連接。


選中文檔中需要禁止移動的圖片，用鼠標(biāo)右鍵單擊它打開快捷菜單，選擇“設(shè)置圖片格式”命令，再單擊“版式”選項卡中的“高級”按鈕，打開“高級版式”對話框中的“圖片位置”選項卡。將其中的“對象隨文字移動”選項前的勾去掉。單擊“確定”即可。


1）隨機編排考號：學(xué)校在組織考試時，常需要將學(xué)號（報名號）順序打亂，并隨機編排考號，使用隨機函數(shù)（RAND）即可實現(xiàn)。方法：先在B列和C列輸入學(xué)號及考生姓名，然后再在D2單元格內(nèi)輸入公式“=rand()”并向下填充，這樣在D列的每個單元格就產(chǎn)生了一個0～1之間的隨機數(shù)；然后將光標(biāo)放入D列，點擊工具欄上的“升序排列”按鈕或“降序排列”按鈕，都將重新隨機排列一次；最后在A2單元格輸入第一個考號，并按序列向下填充，再將D列刪除或數(shù)據(jù)清空即可。


2）消除計算誤差


在用Excel為學(xué)校編制工資表時，在E3單元格中輸入公式“=（C3+D3）*3%”并向下填充，則在E7中的合計結(jié)果“125.04”卻與實際結(jié)果“125.05”不符，究其原因，原來是單元格中的顯示值與存放值不一致造成的，例如E4單元格顯示的值是“32.06”,而實際存放的值是“32.55”,計算時采用的是存放值而非顯示值，所以造成計算誤差。要解決上面的問題，只要利用四舍五入函數(shù)(ROUND)將E3單元格中的公式改成“=round(C3+D3)*3%,2)”并向下填充即可。


3）為考試成績排名


在統(tǒng)計學(xué)生成績時，一般要對總分進行排名，只要利用排序函數(shù)（RANK）在G2單元格輸入公式“=rank(F2,$Fū:$F?,0)即可。


常見的公式都是“C2=A2+B2”等等模式，一般人看了不能立即理解，能否把公式寫成“合計=工資+資金”？方法：把表格的第一行設(shè)置成字段名稱，然后在“工具/選項/重新計算”中選定“接受公式標(biāo)志”，輸入上述公式即可。


在Word中有幾種方法可以任意改變文字的大小。逐漸縮放：選中要調(diào)整的文字后，按下“Ctrl+]”可逐漸放大文字，而按下“Ctrl+[”可逐漸縮小文字；快速縮放：選中要調(diào)整的文字后，按下“Ctrl+Shift+>”可快速放大文字，而按下“Ctrl+Shift+<”可快速縮小文字；任意縮放：選中要調(diào)整的文字后，在字號欄內(nèi)直接輸入文字大小即可。


復(fù)制文字和段落的格式都可以使用格式刷，但當(dāng)段落較大時，這種方法就不太方便，還有一種方法：選中源段落，按Ctrl+Shift+C復(fù)制格式，然后選擇目標(biāo)段落，按Ctrl+Shift+V粘貼格式。


在使用Word制作一個綜合性的大文檔時，經(jīng)常會遇到頁碼編排問題，若文件有封面、目錄、正文時，如何使封面沒有頁碼，目錄和正文又各有獨立的頁碼呢？


有人把文件分成若干個文件來做，這固然可以解決問題，但不方便編輯和管理，實際上只要在封面、目錄和正文之間插入分節(jié)符后再插入頁碼即可，方法是：“插入/分隔符/分節(jié)符/下一頁”，不同的節(jié)可以有不同的頁碼編排。


有時候Word文檔中有許多多余的空行需要刪除，我們可以完全可以用“查找替換”來輕松解決。 打開“編輯”菜單中的“替換”對話框，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“高級”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次，在輸入框中會顯示“^P^P”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標(biāo)記”(一個“^P”)，再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會被刪除。


用替換的辦法刪除空行時要注意兩個問題： 1.分清文件中用的是手動換行符(“Shift+回車”)，還是段落標(biāo)記。“^p^p”替換成“^p”并不能替換所有的空行。如果文件中用的是手動換行符，那么就要用“^l^l”替換成“^l”(這里用的不是1，而是L字母的小寫，也可以直接用替換對話框里的“特殊字符”，里面有“有手動換行符”)，空行才能去除。


在論文中，圖表和公式要求按在章節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號，例如圖1－1，表2－1，公式3－4等。在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護就成為一個大問題，比如若在第二章的第一張圖（圖2－1）前插入一張圖，則原來的圖2－1變?yōu)?－2，2－2變?yōu)?－3，…，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的引用，比如“流程圖見圖2－1”。如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號是一件多么費勁的事情，而且還容易遺漏！表格和公式存在同樣的問題。


能不能讓W(xué)ord對圖表公式自動編號，在編號改變時自動更新文檔中的相應(yīng)引用？答案是肯定的！下面以圖的編號為例說明具體的作法。


自動編號可以通過Word的“題注”功能來實現(xiàn)。按論文格式要求，第一章的圖編號格式為“圖1－×”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個標(biāo)簽“圖1－”，編號格式為阿拉伯?dāng)?shù)字（如果不是點擊“編號”修改），位置為所選項目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入標(biāo)簽文字和序號，此時可以在序號后鍵入說明，比如“形態(tài)學(xué)膨脹運算示例”，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標(biāo)簽了，直接選擇就可以了。Word會自動按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進行編號。


在文檔中引用這些編號時，比如“如圖1－1所示”，分兩步做。插入題注之后，選中題注中的文字“圖1－1”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽名，點“添加”。這樣就把題注文字“圖1－1”做成了一個書簽。在需要引用它的地方，將光標(biāo)放在插入的地方（上例中是“如”字的后面），在“插入”菜單選“交叉引用”，彈出對話框中引用類型選“書簽”，“引用內(nèi)容”為“書簽文字”，選擇剛才鍵入的書簽名后點“插入”，Word就將文字“圖1－1”插入到光標(biāo)所在的地方。在其他地方需要再次引用時直接插入相應(yīng)書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。


至此我們就實現(xiàn)了圖的編號的自動維護，當(dāng)在第一張圖前再插入一張圖后，Word會自動把第一張圖的題注“圖1－1”改為“圖1－2”，文檔中的“圖1－1”也會自動變?yōu)?#8220;圖1－2”。


表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對齊。


公式的編號略有不同，插入公式后，將公式單獨放在一個段落，版式為“嵌入式”（Word默認(rèn)），光標(biāo)放在公式之后，不要（注意是“不要”）選中公式，在“插入”菜單選“題注”，由于沒有選中項目，所以“位置”一項為灰色，新建標(biāo)簽“公式1－”，點擊“插入”，Word就將標(biāo)簽文字和自動產(chǎn)生的序號插入到光標(biāo)所在位置。在文檔中引用公式編號的方法與圖相同，此處不在贅述。公式的編號要求在右邊行末，具體的方法在“制表位的使用”一節(jié)詳細說明。


這里順便說一下，交叉引用、書簽和題注都是Word的域。域是文檔中可能發(fā)生變化的內(nèi)容，Word使用域來進行文檔自動化。多個域的聯(lián)合使用可以實現(xiàn)更復(fù)雜的功能，各個域的具體使用方法請參考Word的幫助。


注：


2（1）題注中新建標(biāo)簽時，Word會自動在標(biāo)簽文字和序號之間加一個空格，看起來不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。


2（2）書簽名最好用圖（表、公式）的說明文字，盡量做到見名知“圖”。


2（3）圖（表、公式）的編號改變時，文檔中的引用有時不會自動更新，可以鼠標(biāo)右擊引用文字，在彈出的菜單中選“更新域”。關(guān)閉文檔再打開Word會更新所有的域。


制表位是指水平標(biāo)尺上的位置，它指定了文字縮進的距離或一欄文字開始的位置，使用戶能夠向左、向右或居中對齊文本行；或者將文本與小數(shù)字符或豎線字符對齊。用戶可以在制表符前自動插入特定字符，如句號或劃線等。默認(rèn)情況下，按一次Tab鍵，Word將在文檔中插入一個制表符，其間隔為0.74厘米。


制表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數(shù)點對齊和豎線對齊等，這些制表位的使用方法大致相同，這里僅根據(jù)論文中公式排版的要求和目錄的制作為例說明制表位的使用方法和效果，更詳細的說明請參閱Word的幫助文檔。


論文里的公式要求單獨放在一個段落，公式居中；按章節(jié)進行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編號用小括號括起來。然后把光標(biāo)放在公式所在的段落里，點擊頁面左上角的制表位圖標(biāo)，切換到居中制表位，用鼠標(biāo)在水平標(biāo)尺上大約中間的位置點一下，這樣就放置了一個居中制表位在點擊的地方，如果位置不合適還可以用鼠標(biāo)拖動進行調(diào)節(jié)。再把左上角的制表位圖標(biāo)切換到右對齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個右對齊制表位在行末。


設(shè)置好制表位后，把光標(biāo)放在公式的前面，按一下Tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個制表符，此時公式以居中制表位為中心居中對齊，再把光標(biāo)移到公式和左括號之間，再按Tab鍵插入一個制表符，編號就跑到行末了。


用制表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發(fā)生變化時，Word會自動調(diào)節(jié)以使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。更簡單的作法是把公式段落的設(shè)置保存為樣式，所有的公式段落應(yīng)用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工設(shè)置制表位，你能保證每次居中制表位的位置都一樣嗎？！


涉及到制表位還有一個概念：前導(dǎo)符。前導(dǎo)符是填充制表符所產(chǎn)生的空位的符號，一般有實線、虛線、點劃線等，在目錄中經(jīng)常見到（就是標(biāo)題和頁碼之間的圓點）。制作目錄時，敲入標(biāo)題和頁碼后，在行末設(shè)置一個右對齊制表位。點擊“格式︱制表位”，制表位對話框顯示了光標(biāo)所在段落的制表位信息。選擇右對齊制表位，前導(dǎo)符選擇圓點（Word默認(rèn)無前導(dǎo)符），確定后在標(biāo)題和頁碼之間插入一個制表符，可以看到頁碼跑到行末了，而且頁碼和標(biāo)題之間用圓點進行了填充。當(dāng)頁碼或標(biāo)題長度變化時，Word會自動增加或刪除圓點。這里用目錄做例子只是想說明前導(dǎo)符的使用方法，其實制作目錄還有更好的方法，下文詳述。


注：


（1）按一次Tab鍵插入的是一個制表符，因此不要在文檔中用制表符代替空格來產(chǎn)生空白間隔。不然若把這段文字粘貼到其他存在不同制表位的段落，或文檔的制表符默認(rèn)設(shè)置變化時，版面就會混亂。


（2）有時候按Tab鍵后Word會產(chǎn)生一個灰色箭頭，這實際上是Word的制表符格式標(biāo)記，格式標(biāo)記還有段落標(biāo)記（拐彎的箭頭）、空格（灰色圓點）等。這些格式標(biāo)記在打印文檔時是不會打印出來的，格式標(biāo)記是否顯示以及顯示哪些可以在“工具 | 選項”的“視圖”選項卡里進行.


目錄是用來列出文檔中的各級標(biāo)題及標(biāo)題在文檔中相對應(yīng)的頁碼。首先介紹Word的一個概念：大綱級別。Word使用層次結(jié)構(gòu)來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，Word提供9級大綱級別，對一般的文檔來說足夠使用了。Word的目錄提取是基于大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經(jīng)提供了內(nèi)置的標(biāo)題樣式，命名為“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”，…，“標(biāo)題9”，分別對應(yīng)大綱級別的1－9。我們也可以不使用內(nèi)置的標(biāo)題樣式而采用自定義樣式，但有點麻煩。下文中的目錄制作方法直接使用Word的內(nèi)置標(biāo)題樣式，關(guān)于自定義樣式的方法請參閱Word的幫助文檔。


目錄的制作分三步進行。


1) 修改標(biāo)題樣式的格式。通常Word內(nèi)置的標(biāo)題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在菜單欄上點“格式︱樣式”，列表下拉框中選“所有樣式”，點擊相應(yīng)的標(biāo)題樣式，然后點“更改”。可修改的內(nèi)容包括字體、段落、制表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標(biāo)題1－3的格式。


2) 在各個章節(jié)的標(biāo)題段落應(yīng)用相應(yīng)的格式。章的標(biāo)題使用“標(biāo)題1”樣式，節(jié)標(biāo)題使用“標(biāo)題2”，第三層次標(biāo)題使用“標(biāo)題3”。使用樣式來設(shè)置標(biāo)題的格式還有一個優(yōu)點，就是更改標(biāo)題的格式非常方便。假如要把所有一級標(biāo)題的字號改為小三，只需更改“標(biāo)題1”樣式的格式設(shè)置，然后自動更新，所有章的標(biāo)題字號都變?yōu)樾∪?，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯。關(guān)于如何應(yīng)用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。


3) 提取目錄。按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁（在第一章的標(biāo)題前插入一個分頁符），光標(biāo)移到新頁的開始，添加“目錄”二字，并設(shè)置好格式。新起一段落，菜單欄選“插入︱索引和目錄”，點“目錄”選項卡，“顯示級別”為3級，其他不用改，確定后Word就自動生成目錄。若有章節(jié)標(biāo)題不在目錄中，肯定是沒有使用標(biāo)題樣式或使用不當(dāng)，不是Word的目錄生成有問題，請去相應(yīng)章節(jié)檢查。此后若章節(jié)標(biāo)題改變，或頁碼發(fā)生變化，只需更新目錄即可。


注：


2 目錄生成后有時目錄文字會有灰色的底紋，這是Word的域底紋，打印時是不會打印出來的（如果你愿意浪費一張紙可以試著打印一下目錄）。在“工具︱選項”的“視圖”選項卡可以設(shè)置域底紋的顯示方式。


參考文獻的標(biāo)注本不是一件麻煩的事情，但是對參考文獻編號后就成了一件麻煩的事情，產(chǎn)生的問題和圖表公式編號的問題是一樣的。手工維護這些編號是一件費力而且容易出錯的事情，我們的目的是讓W(xué)ord自動維護這些編號。很幸運，它可以做到，方法跟圖表公式的作法相似。


光標(biāo)放在引用參考文獻的地方，在菜單欄上選“插入︱腳注和尾注”，彈出的對話框中選擇“尾注”，點擊“選項”按鈕修改編號格式為阿拉伯?dāng)?shù)字，位置為“文檔結(jié)尾”，確定后Word就在光標(biāo)的地方插入了參考文獻的編號，并自動跳到文檔尾部相應(yīng)編號處請你鍵入?yún)⒖嘉墨I的說明，在這里按參考文獻著錄表的格式添加相應(yīng)文獻。參考文獻標(biāo)注要求用中括號把編號括起來，至今我也沒找到讓W(xué)ord自動加中括號的方法，需要手動添加中括號。


在文檔中需要多次引用同一文獻時，在第一次引用此文獻時需要制作尾注，再次引用此文獻時點“插入︱交叉引用”，“引用類型”選“尾注”，引用內(nèi)容為“尾注編號（帶格式）”，然后選擇相應(yīng)的文獻，插入即可。


不要以為已經(jīng)搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻在正文之后，參考文獻后還有發(fā)表論文情況說明、附錄和致謝，而Word的尾注要么在文檔的結(jié)尾，要么在“節(jié)”的結(jié)尾，這兩種都不符合我們的要求。


解決的方法似乎有點笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號（我們不需要它，因為它的格式不對），然后選中所有尾注文本（參考文獻說明文本），點“插入︱書簽”，命名為“參考文獻文本”，添加到書簽中。這樣就把所有的參考文獻文本做成了書簽。在正文后新建一頁，標(biāo)題為“參考文獻”，并設(shè)置好格式。光標(biāo)移到標(biāo)題下，選“插入︱交叉引用”，“引用類型”為“書簽”，點“參考文獻文本”后插入，這樣就把參考文獻文本復(fù)制了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號等，并用項目編號進行自動編號。


到這里，我們離完美還差一點點。打印文檔時，尾注頁同樣會打印出來，而這幾頁是我們不需要的。當(dāng)然，可以通過設(shè)置打印頁碼范圍的方法不打印最后幾頁。這里有另外一種方法，如果你想多學(xué)一點東西，請接著往下看。


選中所有的尾注文本，點“格式︱字體”，改為“隱藏文字”，切換到普通視圖，選擇“視圖︱腳注”，此時所有的尾注出現(xiàn)在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中選擇“尾注分割符”，將默認(rèn)的橫線刪除。同樣的方法刪除“尾注延續(xù)分割符”和“尾注延續(xù)標(biāo)記”。刪除頁眉和頁腳（包括分隔線），選擇“視圖︱頁眉和頁腳”，首先刪除文字，然后點擊頁眉頁腳工具欄的“頁面設(shè)置”按鈕，在彈出的對話框上點“邊框”，在“頁面邊框”選項卡，邊框設(shè)置為“無”，應(yīng)用范圍為“本節(jié)”；“邊框”選項卡的邊框設(shè)置為“無”，應(yīng)用范圍為“段落”。切換到“頁腳”，刪除頁碼。選擇“工具︱選項”，在“打印”選項卡里確認(rèn)不打印隱藏文字（Word默認(rèn)）。


好了，試著打印一下尾注所在的頁，是不是白紙？！


首先介紹一個概念：節(jié)。這里的“節(jié)”不同于論文里的章節(jié)，但概念上是相似的。節(jié)是一段連續(xù)的文檔塊，同節(jié)的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳注和尾注。如果沒有插入分節(jié)符，Word默認(rèn)一個文檔只有一個節(jié)，所有頁面都屬于這個節(jié)。若想對頁面設(shè)置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分為多個節(jié)。


論文里同一章的頁面采用章標(biāo)題作為頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過每一章作為一個節(jié)，每節(jié)獨立設(shè)置頁眉頁腳的方法來實現(xiàn)。


首先介紹頁眉的制作方法。在各個章節(jié)的文字都排好后，設(shè)置第一章的頁眉（若連頁眉都不知怎么加，請參考Word幫助）。然后跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入︱分隔符”，分節(jié)符類型選“下一頁”，不要選“連續(xù)”（除非你想第二章的標(biāo)題放在第一章的文字后面而不是另起一頁），若是奇偶頁排版根據(jù)情況選“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”。這樣就在光標(biāo)所在的地方插入了一個分節(jié)符，分節(jié)符下面的文字屬于另外一節(jié)了。光標(biāo)移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標(biāo)雙擊頁眉Word會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個“同前”按鈕（圖像按鈕，不是文字），這個按鈕按下表示本節(jié)的頁眉與前一節(jié)相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨立，因此把這個按鈕調(diào)整為“彈起”狀態(tài)，然后修改頁眉為第二章的標(biāo)題，完成后關(guān)閉工具欄。如法炮制制作其余各章的頁眉。


頁腳的制作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進行編號，但是，在正文前還有扉頁、授權(quán)聲明、中英文摘要和目錄，這些頁面是不需要編頁碼的，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認(rèn)正文的第一章和目錄不屬于同一節(jié)。然后，光標(biāo)移到第一章，點擊“視圖︱頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保“同前”按鈕處于彈起狀態(tài)，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。


注：


（1）頁眉段落默認(rèn)使用內(nèi)置樣式“頁眉”，頁腳使用“頁腳”樣式，頁碼使用內(nèi)置字符樣式“頁碼”。如頁眉頁腳的字體字號不符合要求，修改這些樣式并自動更新即可，不用手動修改各章的頁眉頁腳。


（2）論文里頁眉使用章標(biāo)題，可以采用章標(biāo)題做成書簽，然后在頁眉交叉引用的方法來維護兩者的一致。


分頁符(Ctrl+Enter）


顧名思義，分頁符是用來分頁的，分頁符后的文字將另起一頁。論文中各章的標(biāo)題要求新起一頁，放在新頁的第一行，這時就可以使用分頁符。在前一章的最后放置一個分頁符，這樣不管前一章的版面有什么變化，后一章的標(biāo)題總是出現(xiàn)在新的一頁上?？隙ㄟ€有人用敲多個回車的方法來把章標(biāo)題推到新頁！這樣做的缺點是顯而易見的。若前一章的版面發(fā)生了變化，比如刪掉了一行，這時后一章的標(biāo)題就跑到前一章的最后一頁的末尾；若增加一行，則后一章標(biāo)題前又多了一個空行?？鞉仐夁@種費力不討好的作法吧！


換行符(Shift+Enter)


這里又涉及Word的一個概念：段落。段落是獨立的信息單位，具有自身的格式特征，如對齊方式、間距和樣式。每個段落的結(jié)尾處都有段落標(biāo)記（一個灰色的拐彎箭頭）。敲Enter鍵有兩個作用，一是在光標(biāo)位置插入一個段落標(biāo)記，表示一個段落的結(jié)束；二是另起一行。換行符和敲Enter鍵不同，它只有第二個作用，沒有第一個，即換行符的前一行和后一行仍然屬于同一個段落，共享相同的段落格式。


雙擊圖標(biāo)


以一個例子作為說明。你可能需要在論文里畫一個簡單的流程圖，你先插入了需要的文本框并加入了相應(yīng)的文字，排好位置，這時你需要用箭頭把這些文本框連起來，你用鼠標(biāo)在繪圖工具欄上點了一下箭頭圖標(biāo)，然后畫了一個箭頭，再點一下圖標(biāo)，又畫一個箭頭，第三次點圖標(biāo)，畫了第三個箭頭，…有點麻煩是不是？要是可以連續(xù)畫該多好！事實上可以做到！用鼠標(biāo)在箭頭圖標(biāo)上雙擊，然后在需要的地方畫箭頭，看到了嗎？當(dāng)畫完一個箭頭時，圖標(biāo)依然保持為嵌入狀態(tài)，表示可以連續(xù)作圖。當(dāng)所有箭頭都畫完后，再在嵌入的圖標(biāo)上點一下，嵌入的圖標(biāo)彈起，Word又回到了文字輸入狀態(tài)。不只箭頭圖標(biāo)具有這樣的功能，其他許多圖標(biāo)都可以如此。格式刷就是一個。當(dāng)需要把一段特殊的文字格式多次應(yīng)用時，雙擊格式刷，連續(xù)刷需要的文字，很方便。


居中和右對齊


你還在用插入空格的方法來把章節(jié)標(biāo)題推到頁面中間嗎？太土了吧！用格式工具欄上的居中按鈕吧。右對齊按鈕會從行末開始排列文字。