第4節(jié) 函數(shù)和公式編輯技巧
2.4.1 巧用IF函數(shù)清除Excel工作表中的0 有時引用的單元格區(qū)域內(nèi)沒有數(shù)據(jù)，Excel仍然會計算出一個結(jié)果“0”，這樣使得報表非常不美觀，看起來也很別扭。怎樣才能去掉這些無意義的“0”呢？利用IF函數(shù)可以有效地解決這個問題。 IF函數(shù)是使用比較廣泛的一個函數(shù)，它可以對數(shù)值的公式進(jìn)行條件檢測，對真假值進(jìn)行判斷，根據(jù)邏輯測試的真假返回不同的結(jié)果。它的表達(dá)式為：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)，logical_test表示計算結(jié)果為TRUE或FALSE的任意值或表達(dá)式。例如A1>=100就是一個邏輯表達(dá)式，如果A1單元格中的值大于等于100時，表達(dá)式結(jié)果即為TRUE，否則結(jié)果為FALSE；value_if_true表示當(dāng)logical_test為真時返回的值，也可是公式；value_if_false表示當(dāng)logical_test為假時返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1：C1)，SUM(B1：C1)，“”)”所表示的含義為：如果單元格B1到C1內(nèi)有數(shù)值，且求和為真時，區(qū)域B1到C1中的數(shù)值將被進(jìn)行求和運算。反之，單元格B1到C1內(nèi)沒有任何數(shù)值，求和為假，那么存放計算結(jié)果的單元格顯示為一個空白單元格。
2.4.2 批量求和 對數(shù)字求和是經(jīng)常遇到的操作，除傳統(tǒng)的輸入求和公式并復(fù)制外，對于連續(xù)區(qū)域求和可以采取如下方法：假定求和的連續(xù)區(qū)域為m×n的矩陣型，并且此區(qū)域的右邊一列和下面一行為空白，用鼠標(biāo)將此區(qū)域選中并包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同時選中，單擊“常用”工具條上的“Σ”圖標(biāo)，則在選中區(qū)域的右邊一列或下面一行自動生成求和公式，并且系統(tǒng)能自動識別選中區(qū)域中的非數(shù)值型單元格，求和公式不會產(chǎn)生錯誤。
2.4.3 對相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 如果要將單元格B2至B5的數(shù)據(jù)之和填入單元格B6中，操作如下：先選定單元格B6，輸入“=”， 再雙擊常用工具欄中的求和符號“∑”；接著用鼠標(biāo)單擊單元格B2并一直拖曳至B5，選中整個B2～B5區(qū)域，這時在編輯欄和B6中可以看到公“=sum(B2：B5)”，單擊編輯欄中的“√”（或按Enter鍵）確認(rèn)，公式即建立完畢。此時如果在B2到B5的單元格中任意輸入數(shù)據(jù)，它們的和立刻就會顯示在單元格B6中。 同樣的，如果要將單元格B2至D2的數(shù)據(jù)之和填入單元格E2中，也是采用類似的操作，但橫向操作時要注意：對建立公式的單元格(該例中的E2)一定要在“單元格格式”對話框中的“水平對齊”中選擇“常規(guī)”方式， 這樣在單元格內(nèi)顯示的公式不會影響到旁邊的單元格。 如果還要將C2至C5、D2至D5、E2至E5的數(shù)據(jù)之和分別填入C6、D6和E6中，則可以采取簡捷的方法將公式復(fù)制到C6、D6和E6中：先選取已建立了公式的單元格B6，單擊常用工具欄中的“復(fù)制”圖標(biāo)，再選中C6到E6這一區(qū)域，單擊“粘貼”圖標(biāo)即可將B6中已建立的公式相對復(fù)制到C6、D6和E6中。
2.4.4 對不相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 假如要將單元格B2、C5和D4中的數(shù)據(jù)之和填入E6中，操作如下： 先選定單元格E6，輸入“=”，雙擊常用工具欄中的求和符號“∑”；接著單擊單元格B2，鍵入“，”，單擊C5，鍵入“，”，單擊D4，這時在編輯欄和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，確認(rèn)后公式即建立完畢。
2.4.5 利用公式來設(shè)置加權(quán)平均 加權(quán)平均在財務(wù)核算和統(tǒng)計工作中經(jīng)常用到，并不是一項很復(fù)雜的計算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應(yīng)的各個數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。
2.4.6 自動求和 在老一些的Excel版本中，自動求和特性雖然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自動求和按鈕被鏈接到一個更長的公式列表，這些公式都可以添加到你的工作表中。借助這個功能更強大的自動求和函數(shù)，你可以快速計算所選中單元格的平均值，在一組值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是：單擊列號下邊要計算的單元格，或者單擊行號右邊要計算的單元格，單擊常用工具欄上自動求和按鈕右邊的箭頭，并單擊要用的公式，然后按Enter。
2.4.7 用記事本編輯公式 在工作表中編輯公式時，需要不斷查看行列的坐標(biāo)，當(dāng)編輯的公式很長時，編輯欄所占據(jù)的屏幕面積越來越大，正好將列坐標(biāo)遮擋，想看而看不見，非常不便！能否用其它方法來編輯公式呢？打開記事本，在里面編輯公式，屏幕位置、字體大小不受限制，還有滾動條，其結(jié)果又是純文本格式，可以在編輯后直接粘貼到對應(yīng)的單元格中而勿需轉(zhuǎn)換，既方便，又避免了以上不足。
2.4.8 防止編輯欄顯示公式 有時，你可能不希望讓其他用戶看到你的公式，即單擊選中包含公式的單元格，在編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公式，可按以下方法設(shè)置：右擊要隱藏公式的單元格區(qū)域，從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，單擊“保護(hù)”選項卡，選中“鎖定”和“隱藏”（）。然后再單擊“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，選取“內(nèi)容”，單擊“確定”以后，用戶將不能在編輯欄或單元格中看到已隱藏的公式，也不能編輯公式。
2.4.9 解決SUM函數(shù)參數(shù)中的數(shù)量限制 Excel中SUM函數(shù)的參數(shù)不得超過30個，假如我們需要用SUM函數(shù)計算50個單元格A2、A4、A6、A8、A10、A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)顯然是不行的，Excel會提示“太多參數(shù)”。其實，我們只需使用雙組括號的SUM函數(shù)；SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函數(shù)和其他擁有可變參數(shù)的函數(shù)的引用區(qū)域數(shù)。
2.4.10 在絕對與相對單元引用之間切換 當(dāng)你在Excel中創(chuàng)建一個公式時，該公式可以使用相對單元引用，即相對于公式所在的位置引用單元，也可以使用絕對單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$后跟符號表示，例如，$B$1是對第一行B列的絕對引用。借助公式工作時，通過使用下面這個捷徑，你可以輕松地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。操作方法是：選中包含公式的單元格，在公式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切換。
2.4.11 快速查看所有工作表公式 只需一次簡單的鍵盤點擊，即可顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。操作方法如下：要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下“Ctrl+`”（與“~”符號位于同一鍵上。在絕大多數(shù)鍵盤上，該鍵位于“1”鍵的左側(cè)）。
2.4.12 實現(xiàn)條件顯示 統(tǒng)計學(xué)生成績時，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時，顯示為“不及格”；輸入60以上的分?jǐn)?shù)時，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數(shù)可以實現(xiàn)。假設(shè)分?jǐn)?shù)在B3單元格中，要將等級顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實現(xiàn)不同的等級： =if(b3<=60，“不及格”，“及格”) 分“不及格”和“及格”2個等級 =if(b3<=60，“不及格”，if(b3<=90，“及格”，“優(yōu)秀”)) 分3個等級 =if(b3<=60，“不及格”，if(b3<=70，“及格”，if(b3<90，“良好”，“優(yōu)秀”))) 分為4個等級 注意：符號為半角，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層
