Word中“注”詳解--“批注”、“題注”、“尾注”和“腳注”
一、“批注”及其使用方法
“批注”是文檔審閱人員在原有文檔上所添加的批閱性文字。這些批注可以使其它人員了解批閱者對該文檔的看法和意見，然后根據批注對文檔進行加工修改，使之更加完善。添加批注后，只在文檔中添加批注的地方顯示為黃色底紋，當你把鼠標移向批注的時候，該批注的具體內容就會自動顯示出來。批注只是給你的文檔提“意見”，而不直接修改你的文檔。因為它隱藏在原文檔中，所以并不影響原文檔的打印和閱讀。
（一）批注的添加
先用鼠標單擊或選定要插入批注的點或區(qū)域，然后執(zhí)行“插入”菜單下的“批注”命令，在出現(xiàn)的批注填入框中填入批注的內容即可。如果你的計算機配有話筒，批閱人員還可以按“插入聲音”按鈕，用話筒錄入聲音批注。
（二）批注的編輯
當審閱人員對已加入的批注不滿意時，可重新編輯修改，其方法是，把鼠標移向“批注”，按鼠標右鍵，選擇菜單上的“編輯批注”命令，出現(xiàn)“批注”填入框后，就可對原有內容進行編輯修改了。
（三）批注的刪除
當用戶確認不需要保存批注時，可把鼠標移向批注處，然后按鼠標右鍵，執(zhí)行菜單中的“刪除批注”命令即可。
二、“題注”及使用方法
如果你編輯的圖書中有許多插圖和圖表，而且還要為這些插圖和圖表進行編號，那使用題注功能就再方便不過了。題注功能可以為文檔中插入的有連續(xù)性的圖片和表格等自動進行編號，而且能自動提示。插入編號后，刪除其中一個編號時，系統(tǒng)還會自動調整編號的正確順序。
（一）題注的插入
以插入圖表為例，當你插入第一張圖表后，選擇“插入”菜單下的“題注”命令，就會出現(xiàn)題注對話框，題注欄顯示的是“圖表1”，按“確定”后，“圖表1”就會插入到剛才插入的圖表下面。當你又插入了一張圖表后，再執(zhí)行“題注”命令時，出現(xiàn)的對話框中的題注欄就自動變成了“圖表2”，只需按“確定”按鈕即可。其它圖表以此類推。
（二）新建題注標簽
原有的題注標簽中只有“圖表”、“表格”和“公式”三種，如果你想增加標簽的種類，可以執(zhí)行“題注”對話框中的“新建標簽”命令，在出現(xiàn)的對話框中填入要新增的標簽名稱，如“圖”字，則以后就使用“圖”的標簽了，以此類推，還可以增加其它的標簽。
（三）自動插入題注
自動插入題注的功能是，如果在一篇文章中你插有圖片、表格等多種插圖，當出現(xiàn)插圖時，系統(tǒng)會自動插入該圖類型的編號，出現(xiàn)表格時會自動插入表格的編號。以插入Word表格為例，在“題注”對話框中“單擊自動插入題注”，在出現(xiàn)的“插入時添加題注”下拉框中選擇“Microsoftword表格”。以后每當在文檔中插入Word表格時，系統(tǒng)就會自動在該表格下依次填上題注。這等于提前為插入的各種圖片、表格以及簡報圖片等定義了一個相對應的標簽名，在錄入文稿時，每插入一種圖或表時，系統(tǒng)就會自動識別出它們需要插入的題注，并自動為它們編上順序號，不但一一對應，而且編號也保證不會發(fā)生混亂，既提高了錄入速度，也保證題注的準確性。
（四）題注的修改
修改一個題注的方法是，先選定要修改標簽的題注，然后按Delete鍵刪除它，再打開題注對話框，選定其它的標簽或者建立新的標簽，然后按“確定”即可。修改同一類型題注標簽的方法是，選定文檔中要修改的標簽題注中的一個，打開題注對話框，重新選擇新的標簽，按“確定”后，全文中原來的所有同類題注標簽就全部變成新選擇的標簽了。
三、“腳注”和“尾注”的使用方法
為了保證文檔行文的連貫性，有時對于文中出現(xiàn)的須加以注釋的概念含義，放在本頁末和文檔末尾，這就產生了腳注和尾注，文檔中腳注和尾注一般都用順序編號或特定符號提示。腳注和尾注的具體內容分別在頁面的最下面和文檔的最后邊。“腳注”和“尾注”都與相對應的注釋引用標記編號一一對應，配套使用，它對讀者閱讀文檔提供了很大的方便。
（一）添加腳注和尾注
選擇文檔中要設置腳注的插入點，然后執(zhí)行“插入”菜單下的“腳注和尾注”項，出現(xiàn)“腳注和尾”注對話框后，根據文檔編排需要選擇腳注或尾注然后按“確定”。此時插入點處即會出現(xiàn)腳注或尾注的提示編號，隨之光標會移到頁末或文末處，等你輸入腳注或尾注的具體內容。與此同時，你也可以通過這個對話框的提示看到，腳注和尾注的位置分別在“頁面底端”和“文檔結尾”。
（二）改變腳注和尾注的格式
插入點處的注釋引用標記、編號格式或符號樣式都是可以改變的，方法是，打開腳注和尾注對話框后，執(zhí)行“選項”功能，在出現(xiàn)的對話框中，選擇腳注和尾注的所在位置、編號格式、起始編號以及編號方式等等。通過改變這些選項，使之達到你的要求。
（三）查看腳注和尾注
查看腳注和尾注的方法，一是將鼠標指針移到腳注和尾注的注釋引用標記上（即插入提示點上），腳注和尾注的內容就會顯示出來；二是雙擊注釋引用標記，光標就會自動移向注釋具體內容窗口處，注釋內容就可以看到了。
（四）腳注和尾注的轉換
根據編排需要可以將注釋引用標記中的一個或全部腳注及尾注進行轉換。轉換一個注釋引用標記的方法是，以腳注為例，執(zhí)行菜單“視圖”項下的“腳注”命令，在出現(xiàn)的腳注編輯窗和工具欄上，單擊“腳注”對話框右邊的下箭頭，從打開的下拉框中選擇“所有腳注”項，然后在腳注編輯窗中選定要轉換的注釋，并將鼠標移到選定的注釋上，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中，單擊“轉換成尾注”命令，最后按“關閉”。
轉換所有腳注和尾注的方法是：單擊“插入”菜單下的“腳注和尾注”命令，在打開對話框后，單擊對話框中的“選項”按鈕，隨之打開了“注釋選項”對話框。在新對話框中單擊“轉換”項按鈕，在隨之打開“注釋轉換”對話框后，再單擊所需的選項如“腳注全部轉換成尾注”后單擊“確定”，最后依次關閉以上對話框即可。
（五）刪除腳注和尾注
刪除一個腳注或尾注的方法比較簡單，就是在文檔窗口中選定要刪除的注釋引用標記，然后按刪除鍵即可。當刪除一個腳注或尾注時，后面的腳注或尾注編號會自動接上，不會出現(xiàn)編號中斷的情況。刪除所有自動編號的腳注或尾注的操作步驟是執(zhí)行“編輯”菜單下的“替換”命令，打開“查找和替換”對話框，這時系統(tǒng)自動選擇“替換”選項卡，再單擊出現(xiàn)的“特殊字符”，然后從打開的列表框中選擇“腳注標記”或是“尾注標記”此時在“查找內容”的輸入框內出現(xiàn)了所選的內容“^f”，使“替換為”文本框中的內容為空，最后單擊“全部替換”按鈕，這時所有的腳注或尾注的編號就全部被刪除了。須要注意的是，對于自定義的腳注或尾注引用標記，每次只能刪除一個。
另外腳注和尾注也可以移動和復制，其方法與移動復制普通文字一樣，因為注釋引用標記和注釋兩個部分是互相對應連接的，當它們移動或復制到新的位置之后，系統(tǒng)將會對所有注釋重新編號，具體的注釋內容也會相應地調換位置。