使用PPT的目的是為了幫助演講者清楚地表達(dá)和傳遞信息， 因此， PPT的制作一定要遵循清楚、易讀、容易理解的原則。

故事主線要明確

（1） 資料的安排要妥當(dāng)， PPT的內(nèi)容一定要針對(duì)聽(tīng)眾的知識(shí)背景及水平。 例如， 有關(guān)同一個(gè)研究主題的學(xué)位答辯、學(xué)術(shù)報(bào)告、科普講座等的講演內(nèi)容必定是大不相同的。

（2） 信息表達(dá)的邏輯順序遵循研究背景、問(wèn)題、目的、方法、結(jié)果、結(jié)論、意義、（參考文獻(xiàn)）、（致謝）的順序， 內(nèi)容上要保持“故事”的主線。

（3） 背景介紹要適度、切題， 主體（結(jié)果）部分要邏輯清楚、論證充分， 圖表要簡(jiǎn)潔清楚， 結(jié)論要簡(jiǎn)明扼要。

頁(yè)面布局應(yīng)合理

（1） 不同頁(yè)面的風(fēng)格要統(tǒng)一。 保持PPT頁(yè)面的正常尺寸和縱橫比例， 顏色組合、字號(hào)、字體、版式等在整體上要連貫、協(xié)調(diào)； 不宜給頁(yè)面、圖表、標(biāo)題條目等編號(hào)， 以便于片子的增減或前后調(diào)整； 多套PPT的風(fēng)格應(yīng)接近， 相互間兼容性要好， 可以頁(yè)為單位直接用在其他報(bào)告中； 避免選取多個(gè)不同風(fēng)格的PPT來(lái)簡(jiǎn)單地拼湊和組合成新的PPT， 避免花樣繁雜的頁(yè)面切換。 例如， 文字展示花樣迭出（從各個(gè)方向閃入、字母和漢字逐個(gè)跳出、閃入等）， 可能給聽(tīng)眾視覺(jué)享受， 但可能會(huì)掩蓋學(xué)術(shù)內(nèi)容且沖淡信息傳遞效果。

（2） 文字表述應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。 各頁(yè)面中的題目應(yīng)盡可能簡(jiǎn)潔、有效地指出該頁(yè)的主題； 片中的文字應(yīng)清楚、協(xié)調(diào)、正確（圖III—2）， 易于閱讀； 避免干擾性的圖標(biāo)（logs）、擁擠的文字、移動(dòng)的圖像、帶紋飾的邊框等； 應(yīng)謹(jǐn)慎采用數(shù)字在幻燈片中標(biāo)注條目； 避免錯(cuò)別字或英文拼寫(xiě)錯(cuò)誤， 以免使聽(tīng)眾感覺(jué)演講者沒(méi)有認(rèn)真準(zhǔn)備。

（3） 根據(jù)演講時(shí)間準(zhǔn)備PPT的頁(yè)數(shù)（每張幻燈片的展演時(shí)間為45-90秒）， 確保演講的總體時(shí)間不超過(guò)會(huì)議所規(guī)定的時(shí)間； 不同頁(yè)面的切換要與相關(guān)的講述同步， 避免快速掠過(guò)； 如果因時(shí)間不夠需要中止講演， 應(yīng)快速切換到結(jié)論部分并簡(jiǎn)要闡述。

（4） 頁(yè)面的演示要力求順暢。 PPT中數(shù)字照片應(yīng)清晰、大小適中， 圖片的選用要考慮到電腦的存貯量和運(yùn)行速度等因素； PPT中如需要鏈接另外的文件（數(shù)據(jù)庫(kù)、模擬動(dòng)畫(huà)等）， 一定要簡(jiǎn)潔、快速； 對(duì)于講演中需要重復(fù)演示的頁(yè)面， 寧可采用二頁(yè)同樣的片子也不要在演講中回溯翻頁(yè)。

顏色使用須協(xié)調(diào)

PPT中顏色使用十分重要， 在同一頁(yè)面使用不同的色彩可達(dá)到強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)、增強(qiáng)層次的效果， 但同時(shí)也要注意色彩不宜太多、太雜， 通常情況下同一頁(yè)面中的顏色不宜超過(guò)4種， 否則很可能會(huì)令人眼花繚亂， 不知所云。

對(duì)于需要給聽(tīng)者留下深刻印象的信息（Take-home message）， 可適當(dāng)使用特殊的顏色背景進(jìn)行強(qiáng)調(diào)， 但要注意背景效果不是為了取悅聽(tīng)眾。

在制作PPT時(shí)， 背景色和字體顏色的色彩搭配一定要協(xié)調(diào)、美觀， 背景色與字體顏色必須要有足夠的對(duì)比度， 通常是深色背景（黑色、深藍(lán)色、深褐色、大紅色、深綠色等）襯托淺色字體（白色、淺黃色等）， 或淺色背景襯托深色字體； 切忌深色字體配以深色背景， 例如， 在電腦顯示屏紅色或綠色字體搭配藍(lán)色背景顯得很有對(duì)比度， 但在投影幕上這種顏色搭配的效果很差， 應(yīng)避免。

字體和字號(hào)要簡(jiǎn)潔清楚

合適的字體、字號(hào)是PPT頁(yè)面簡(jiǎn)明清楚的前提。 正文文字最好每頁(yè)6行， 不可多于8行； 行距不小于1。2倍、避免文字動(dòng)畫(huà)和逐條閃入； 采用短語(yǔ)而不是完整的句子， 尤其要切忌使用大段文字； 文字在縱向上左端對(duì)齊； 每行文字所表達(dá)的意思或觀點(diǎn)明確； 字體、字號(hào)大方； 避免大寫(xiě)字母（可適當(dāng)采用顏色、字號(hào)或字體變化實(shí)施強(qiáng)調(diào)）。

英語(yǔ)中不帶襯線的字體（如Arial， Tahoma）比帶襯線的字體（如Times New Roman）在屏幕上更容易閱讀； 通常全部采用黑體字是最容易閱讀的， 尤其是具有大屏幕和擁有大量聽(tīng)眾的時(shí)候； 由于小寫(xiě)字母比全部大寫(xiě)字母更容易閱讀， 因此建議在標(biāo)題和正文中均盡量采用首詞的首字母大寫(xiě)， 其余均小寫(xiě)的形式。

中文字體應(yīng)優(yōu)先采用加黑的華文中宋、宋體、楷體等字體。

盡可能使字號(hào)足夠大， 大標(biāo)題、小標(biāo)題、正文的字號(hào)要依次減小。 標(biāo)題部分的字號(hào)應(yīng)大于32號(hào)字， 正文的字號(hào)應(yīng)不小于24號(hào)， 否則很難被所有聽(tīng)眾清楚地閱讀。 特殊情況下可用小于24號(hào)的文字（如引用的文獻(xiàn)、不希望喧賓奪主的解釋性文字等）。

圖片和表格應(yīng)美觀協(xié)調(diào)

PPT中的圖件要有自明性， 避免采用不必要立體圖示； 圖件的繪制要清楚、簡(jiǎn)潔、顏色協(xié)調(diào)， 切忌將論文中的圖件直接轉(zhuǎn)貼到PPT中； 每頁(yè)只顯示一張圖， 特殊情況下， 一張頁(yè)面上可放兩個(gè)或多個(gè)有密切聯(lián)系且可彼此說(shuō)明的圖件； 折線圖或曲線圖中盡量用符號(hào)而不是顏色來(lái)區(qū)分不同線條， 相關(guān)的圖例或標(biāo)記要盡量直接標(biāo)注在線條旁邊； 不常見(jiàn)的縮寫(xiě)或簡(jiǎn)稱(chēng)在第一次出現(xiàn)時(shí)一定要注明全稱(chēng)； 坐標(biāo)圖中坐標(biāo)軸的標(biāo)注明晰、各變量的含義明確、圖例清楚。

表格要十分簡(jiǎn)單； 表中各列數(shù)據(jù)縱向必須對(duì)齊； 量和單位的符號(hào)要清晰、明了； 不可直接采用期刊論文中的表格。

為方便圖表的增減或順序調(diào)整， 圖表不宜編號(hào)， 只須給出標(biāo)題和必要的解釋說(shuō)明即可。