時(shí)間管理的七條意義2009-11-14 12:00:13   清華大學(xué)領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)   經(jīng)理日報(bào)
　　時(shí)間管理意義一：

　　改變你的想法

　　美國心理學(xué)之父威廉?詹姆士對(duì)時(shí)間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對(duì)待時(shí)間管理意義的態(tài)度：“這件工作必須完成，但它實(shí)在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動(dòng)手，好讓自己能早些擺脫它?！?/p>

　　當(dāng)你有了動(dòng)機(jī)，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個(gè)習(xí)慣，只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事。然后，從明早開始，每天都從你的to do list中選出最不想做的事情先做。

　　時(shí)間管理意義二：

　　學(xué)會(huì)列清單

　　時(shí)間管理意義中要把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時(shí)都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當(dāng)你看到自己長長的list時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生緊迫感。

　　時(shí)間管理意義三：

　　遵循20比80定律

　　生活中肯定會(huì)有一些突發(fā)困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時(shí)間管理thldl.org.cn并不理想。成功者花最多時(shí)間在做最重要，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。

　　時(shí)間管理意義四：

　　安排“不被干擾”時(shí)間

　　每天至少要有半小時(shí)到一小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作。這一個(gè)小時(shí)可以抵過你一天的工作效率，甚至有時(shí)候這一小時(shí)比你三天工作的效率還要好。

　　時(shí)間管理意義五：

　　嚴(yán)格規(guī)定完成期限

　　巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所著的《巴金森法則》(Parkinson\'s Law)中，寫下這段話：“你有多少時(shí)間完成工作，工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間?！比绻阌幸徽斓臅r(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。

　　時(shí)間管理意義六：

　　做好時(shí)間日志

　　你花了多少時(shí)間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時(shí)間，搭車花了多少時(shí)間，出去拜訪客戶花了多少時(shí)間……把每天花的時(shí)間一一記錄下來，你會(huì)清晰地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。這和記賬是一個(gè)道理。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才有辦法改變。

　　時(shí)間管理意義七：

　　理解時(shí)間管理意義大于金錢管理意義

　　用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗(yàn)，一定要抓住一切機(jī)會(huì)向頂尖人士學(xué)習(xí)。仔細(xì)選擇你接觸的對(duì)象，因?yàn)檫@會(huì)節(jié)省你很多時(shí)間。假設(shè)與一個(gè)成功者在一起，他花了40年時(shí)間成功，你跟10個(gè)這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經(jīng)驗(yàn)？

時(shí)間管理是事業(yè)成功的關(guān)鍵
 一、時(shí)間管理是事業(yè)成功的關(guān)鍵

　　一個(gè)人、團(tuán)隊(duì)能否在自己的事業(yè)生涯中取得成功，秘訣就在于搞好時(shí)間管理。所以在國外，早就出現(xiàn)了時(shí)間管理學(xué)，現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展到了第四代。管好自己，就是最高的管理。美國托馬斯·愛迪生說過，世界上最重要的東西是"時(shí)間"。美國著名的管理大師杜拉克說道："不能管理時(shí)間，便什么也不能管理"；"時(shí)間是世界上最短缺的資源，除非嚴(yán)加管理，否則就會(huì)一事無成"?！　?/p>

　　二、對(duì)付"十大時(shí)間竊賊"的妙招　 

    管好時(shí)間，最重要的措施之一是大大減少你浪費(fèi)掉的時(shí)間。時(shí)間管理學(xué)研究發(fā)現(xiàn)，人們的時(shí)間往往是被下述10大"時(shí)間竊賊"給偷走的：

　　1.找東西：據(jù)對(duì)美國200家大公司職員作的調(diào)查，公司職員每年都要把6周時(shí)間浪費(fèi)在尋找亂放的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時(shí)間。對(duì)付這個(gè)"時(shí)間竊賊"，有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。 

　　2.懶惰。對(duì)付這個(gè)"時(shí)間竊賊"的辦法是： 

　?。?）　 使用日程安排薄 

　?。?）　 在家居之外的地方工作 

　?。?）　 及早開始 

　　3.時(shí)斷時(shí)續(xù)。研究發(fā)現(xiàn)，造成公司職員浪費(fèi)時(shí)間最多的是干活時(shí)斷時(shí)續(xù)的方式。因?yàn)橹匦鹿ぷ鲿r(shí)，這位職員需要花時(shí)間調(diào)整大腦活動(dòng)及注意力，才能在停頓的地方接下去干。 

　　4.一個(gè)人包打天下。提高效率的最大潛力，莫過于其他人的協(xié)助。你把工作委托給其他人，授權(quán)他們?nèi)ジ珊?，這樣每個(gè)人都是贏家。授權(quán)給別人，同時(shí)也要給他們完成任務(wù)所需要的條件?！　　?/p>

　　5.偶發(fā)延誤這是最浪費(fèi)時(shí)間的情況，要避免這種情況出現(xiàn)，唯一的辦法是預(yù)先安排工作。事前有準(zhǔn)備，利用好偶發(fā)的延誤，你能把本來會(huì)失去的時(shí)間化為有用的時(shí)間?！　　?/p>

　　6.惋惜不巳或白日作夢老是想著過去犯過的錯(cuò)誤和失去的機(jī)會(huì)，唏噓不巳，又或者空想未來，這兩種心境都是極浪費(fèi)時(shí)間的?！　　?/p>

　　7.拖拖拉拉　　　

　　這種人花許多時(shí)間思考要做的事，擔(dān)心這個(gè)擔(dān)心那個(gè)，找借口推遲行動(dòng)，又為沒有完成任務(wù)而悔恨。在這段時(shí)間里，其實(shí)他們本來能完成任務(wù)而且應(yīng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)工作了。解決辦法有：　　

　?。?） 確定一項(xiàng)任務(wù)是否非做不可，是把可有可無的任務(wù)取消掉?！　?/p>

　?。?） 把任務(wù)委托給別人--你不喜歡做的某件事，也許別人喜歡做，這樣雙方都成了贏家?！　?/p>

　?。?） 弄清楚有什么好處，然后行動(dòng)起來--如果你有個(gè)重大目標(biāo)，那你就比較容易拿出干勁去完成有助于你達(dá)到目標(biāo)的任務(wù)?！　?/p>

　?。?） 養(yǎng)成好習(xí)慣--許多人的拖沓已經(jīng)成了習(xí)慣。對(duì)于這些人，這就必須重新訓(xùn)練自己，用好習(xí)慣來取代拖沓的壞習(xí)慣。

　　8.對(duì)問題缺乏理解就匆忙行動(dòng)　　

　　這種人與拖拉作風(fēng)正好相反，他們在未獲得對(duì)一個(gè)問題的充分資訊之前就匆忙行動(dòng)，以致往往需要推倒重來。這種人就必須培養(yǎng)自己的自制力?！　?/p>

　　9. 消極情緒　　

    消極情緒使人失去干勁，工作效率下降。對(duì)人懷有戒心、妒忌、明爭暗斗、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。這就必須進(jìn)行自我心理調(diào)適，培養(yǎng)積極心態(tài)?！　?/p>

　　10.分不清輕重緩急　　

　　即使是避免了上述大多數(shù)問題的人，如果不懂得分清輕重緩急，也達(dá)不到應(yīng)有的效率。區(qū)分輕重緩急是時(shí)間管理中最關(guān)鍵的問題。所以，我們下面多花一點(diǎn)時(shí)間來解決這個(gè)問題?！?/p>

　　三、區(qū)分輕重緩急是時(shí)間管理thldl.org.cn最關(guān)鍵的技巧　　

　　許多人在處理日常事務(wù)時(shí)，完全不考慮完成某個(gè)任務(wù)之后他們會(huì)得到什么好處。這些人以為每個(gè)任務(wù)都是一樣的，只要時(shí)間被工作填得滿滿的，他們就會(huì)很高興?；蛘?，他們愿意做表面看來有趣的事情，而不理會(huì)不那么有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務(wù)和責(zé)任按重要性排隊(duì)。 

　　時(shí)間管理技巧1.確定主次。

　　在確定每一天具體做什么之前，要問自己三個(gè)問題：　　 　　

    （1）我需要做什么？--明確那些非做不可，又必須自己親自做的事情?！　?/p>

　?。?）什么能給我最高回報(bào)？人們應(yīng)該把時(shí)間和精力集中在能給自己最高回報(bào)的事情上，即所謂"揚(yáng)己所長"?！　?/p>

　?。?）什么能給我們最大的滿足感？在能給自己帶來最高回報(bào)的事情中，優(yōu)先安排能給自己帶來滿足感和快樂的事情。 

　　時(shí)間管理技巧2.把重要事情擺在第一位?！　?nbsp;

　　根據(jù)輕重緩急開始行動(dòng)根據(jù)事情的優(yōu)先程度來安排先后順序的：　　

　?。?） 每天開始都有一張優(yōu)先表　　

　　在時(shí)間管理學(xué)上有一個(gè)"優(yōu)先矩陣"：可以用來幫助確定最需要做的事：

　　M　重要又緊迫　　

　　M　重要但不緊迫　　

　　M　不重要但緊迫　　

　　M　不重要又不緊迫　　

　　很顯然，應(yīng)當(dāng)按照"M、M、M、M"排工作，并且堅(jiān)持不懈?！?nbsp;

　?。?） 對(duì)于中、長期的工作，則把事情按先后順序?qū)懴聛?，定個(gè)進(jìn)度表，堅(jiān)持不懈。

　　時(shí)間管理技巧3.持之以恒的實(shí)踐　　 

　　除了上述十大"時(shí)間竊賊"之外，其他常見的"時(shí)間竊賊"還有：承諾太多，貪多不爛；喜歡開會(huì)，夸夸其談；門戶大開，迎來送往；家務(wù)繁雜、應(yīng)酬過多等等。 下面是充分利用時(shí)間的一些技巧：　　

　　--做好協(xié)調(diào)，工作分流；

　　--在處理重要而耗時(shí)的事務(wù)中感到厭倦時(shí)，改而處理其他雜務(wù)，既可節(jié)省時(shí)間，又能轉(zhuǎn)換心情；

　　--不浪費(fèi)零碎時(shí)間（利用零碎時(shí)間處理雜務(wù)，延后用餐時(shí)間以免擁擠等）；　　

　　--采取比較簡單的生活方式，處理好工作與生活的矛盾?！　?/p>

　　--盡量減少不必要的對(duì)外應(yīng)酬，必須應(yīng)酬時(shí)設(shè)法節(jié)省應(yīng)酬時(shí)間?！　?/p>

　　--充分運(yùn)用上下班的搭車時(shí)間（如車上想問題、記筆記、聽磁帶等）；　　

　　--設(shè)計(jì)好程序和圖表（有一套好的程序和圖表有助于大大提高效率）；　　

　　--每天為第二天作計(jì)劃；　　

　　--每日下班前清理桌面；

　　--在案頭設(shè)一個(gè)標(biāo)有"進(jìn)"、"出"、"存"三檔的文件架；　　

　　--今日事今日畢，把"立即做"的工作一件件處理完；　　

　　--搞好會(huì)議管理，提高會(huì)議效率。 　 

　　--遇事記筆記是一個(gè)很實(shí)用的節(jié)時(shí)技巧?！　　?nbsp;

　　時(shí)間管理學(xué)強(qiáng)調(diào)，事實(shí)上，時(shí)間管理技巧是找出浪費(fèi)時(shí)間的毛病與改進(jìn)之道只是治標(biāo)；唯有鍥而不舍、持之以恒的實(shí)踐才是治本。因此，我們必須將上述方法和技巧勤加練習(xí)，使之習(xí)慣成自然。

充分重視時(shí)間管理的精細(xì)化
　任何節(jié)約，歸根到底是時(shí)間的節(jié)約?！R克思

　　利用時(shí)間是一個(gè)極其高級(jí)的規(guī)律?！鞲袼?/p>

　　不能管理時(shí)間的人，就不能夠管理一切?！卖斂?/p>

　　查閱《當(dāng)代企業(yè)世界》雜志的“精細(xì)化時(shí)間管理?？?，關(guān)于精細(xì)化時(shí)間管理的解釋是：精細(xì)化時(shí)間管理是一種管理理念和管理技術(shù)，是通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，使組織管理各單元精確、協(xié)同、高效運(yùn)行。精細(xì)化時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)高效，就一定注重時(shí)間管理。

　　因此，在這里我想就精細(xì)化時(shí)間管理理念指導(dǎo)下的時(shí)間管理談?wù)勛约旱乃伎肌?/p>

　　一、糟糕的時(shí)間管理，可憐的工作效率

　　汪中求的精細(xì)化時(shí)間管理團(tuán)隊(duì)做過一個(gè)游戲性的數(shù)據(jù)分析，一個(gè)人以有效工作40年計(jì)算，出去各類非工作耗時(shí)，實(shí)際能用于工作的時(shí)間只有3.3年。

                 每天耗時(shí)　    40年耗時(shí)　 結(jié)余

　　睡眠　　　　　　　　8小時(shí)　　   13.3年   26.7年

　　一日三餐　　　　　2.5小時(shí)　　   4.2年　  22.5年

　　交通　　　　　　　1.5小時(shí)　　   2.5年　　20年

　　電話　　　　　　　　1小時(shí)　　   1.7年　  18.3年

　　看電視、上網(wǎng)　　　　3小時(shí)　　 　 5年　   13.3年

　　看報(bào)、聊天　　　　　3小時(shí)　　 　 5年　    8.3年

　　刷牙、洗臉、洗澡　　1小時(shí)　　    1.7年　  6.6年

　　休假、鬧情緒、身體不適 2小時(shí)　　 3.3年　  3.3年

　　站在一個(gè)國家的角度看，數(shù)據(jù)變得更為可怕：龔其國的《做事的科學(xué)》一書列舉的2006年的數(shù)據(jù)，中國消耗了全球資源總消耗的12%，僅實(shí)現(xiàn)了全球GDP總額的4.5%。以具體的時(shí)間數(shù)據(jù)分析，中國人一年人均工作2200小時(shí)，按8小時(shí)工作制折算為275天，每小時(shí)平均創(chuàng)造財(cái)富5.75美元；美國人一年人均工作1610小時(shí)，按8小時(shí)工作制折算為201天，每小時(shí)平均創(chuàng)造財(cái)富35.6美元。

　　網(wǎng)絡(luò)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，多數(shù)人出現(xiàn)的“垃圾工作”一般具備以下十大特征：

　　1、沒有具體交待啟動(dòng)時(shí)間；

　　2、沒有具體進(jìn)程安排；

　　3、沒有明確完成時(shí)間；

　　4、沒有明確工作量大??；
5、沒有具體質(zhì)量評(píng)估指標(biāo)；

　　6、沒有獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰措施；

　　7、封閉式、單獨(dú)完成；

　　8、負(fù)責(zé)高管不詳；

　　9、負(fù)責(zé)高管過多；

　　10、可隨時(shí)為其他工作讓路。

　　這里，10大特征中的1、2、3、10等4條都是時(shí)間管理thldl.org.cn的問題。

　　我們平時(shí)的時(shí)間使用常常很不恰當(dāng)，但往往視而不見：

　　比如，在我們一天的有效工作時(shí)間里，每8分鐘就會(huì)受到一次包括來人、來電的打擾，每小時(shí)約7次，每次打擾用時(shí)約5分鐘，專家的調(diào)研認(rèn)為其中50%的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的，因此我們一天有效工作時(shí)間中有近14的時(shí)間被這樣的打擾浪費(fèi)。

　　還比如，我們的辦公室桌、文件柜、抽屜、計(jì)算機(jī)文件夾等亂七八糟，平均每天會(huì)為找材料、查數(shù)據(jù)花90分鐘，每周在這一項(xiàng)將整整浪費(fèi)一個(gè)工作日的時(shí)間。

　　再比如，做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間多一倍，常常因?yàn)槲覀儗?duì)此估計(jì)不足，致使計(jì)劃被打亂，反而使整體時(shí)間使用效率極大地降低。

　　總之，我們一直以來對(duì)時(shí)間問題認(rèn)識(shí)不足，時(shí)間管理還談不上精細(xì)化。

　　二、重新認(rèn)識(shí)我們自以為非常有概念的時(shí)間概念

　　人的一生以當(dāng)今時(shí)代的平均壽命75歲計(jì)，一個(gè)人的生命長度實(shí)際只有3900個(gè)禮拜。我們不妨買來一個(gè)特制的精美的儲(chǔ)罐，里面裝上3900個(gè)彩色的玻璃珠子，每周的周末扔掉一個(gè)，我們每天會(huì)增加一份緊張，因?yàn)槲覀冄垡娭叭兆印毖杆贉p少。

　　韓國這些年非常流行一種“死一把”的活動(dòng)。參加活動(dòng)的人首先要進(jìn)行一個(gè)以“生命的意義”為題的測試，留下肖像，寫下遺囑，穿上麻布做的壽衣躺進(jìn)棺材里。體驗(yàn)者能在棺材中聽到哭聲，大約15分鐘后，工作人員再打開棺材，體驗(yàn)活動(dòng)結(jié)束。目的讓人們反省過去，珍惜現(xiàn)在，更好地面對(duì)未來。參與者感觸：“在棺材里，我非常害怕，想起了母親和逝去的親友，我要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)沒有遺憾的人生?！?/p>

　　英國心理學(xué)家弗蘭克·托里斯博士作過一次調(diào)查：如果意識(shí)到生命是一場租賃，你會(huì)對(duì)生活有些什么樣的再認(rèn)識(shí)呢？

　　占24%的參與者的體會(huì)是“有了危機(jī)與壓力”；

　　26%的參與者的體會(huì)是“處處按規(guī)矩辦事”；

　　35%的參與者的體會(huì)是“珍惜身邊的一切”。
我們?yōu)槭裁捶堑玫鹊脚c生死相關(guān)時(shí)才對(duì)時(shí)間易逝產(chǎn)生感觸呢？我們只需要向下列人員咨詢，就能迅速加深對(duì)時(shí)間的認(rèn)識(shí)：

    我們只需要向下列人員咨詢，就能迅速加深對(duì)時(shí)間的認(rèn)識(shí)：

    要體會(huì)一年的價(jià)值——去問問沒有通過升學(xué)考試的學(xué)生；

    要體會(huì)一月的價(jià)值——去問問生下早產(chǎn)兒的母親；

    要體會(huì)一天的價(jià)值——去問問日報(bào)的編輯；

    要體會(huì)一分鐘的價(jià)值——去問問沒趕上火車的旅客；

    要體會(huì)一毫秒的價(jià)值——去問問奧運(yùn)會(huì)獲得短跑銀牌的亞軍。

    從這個(gè)角度來看，我們對(duì)時(shí)間的正確認(rèn)識(shí)還是有差距的。

    三、時(shí)間管理的方法和工具心得

　　專心于一件事。

　　古書中最早的經(jīng)典《尚書·大禹謨》中有關(guān)于精細(xì)化時(shí)間管理的論述：“人心惟危，道心惟微；惟精惟一，允執(zhí)厥中?！边@里的“惟一”說的是專心致志的意思，這也道出了時(shí)間管理的原則。曾國藩于此的心得是，“雖極忙，亦須了本日功課，不以昨日耽誤而今日補(bǔ)做，不以明日有事而今日預(yù)做”。

　　每一個(gè)時(shí)間段集中精力于一件事，是我們學(xué)習(xí)時(shí)間管理的首先需要注意的。我們需要利用“工作進(jìn)度表”書面規(guī)定月、周、日的工作任務(wù)與目標(biāo)，要在每個(gè)工作日之前為計(jì)劃中的工作做準(zhǔn)備，并且盡量一次性處理完畢每份文件。在工作中，盡量回避干憂性電話、不速之客的來訪以及突然的約會(huì)。當(dāng)非計(jì)劃的時(shí)間占用出現(xiàn)，為了有效處理更重要的事情時(shí)，我們必須學(xué)會(huì)說“不”。

　　把工作進(jìn)行有效的分類。

　　美國通用汽車公司前總裁斯隆遵照德魯克的建議，詳細(xì)記錄了自己兩周的時(shí)間分配，有1/3是不需要的或者是不需要他親自出馬的，由此自己忙碌的事減少了15%。

　　時(shí)間管理上，常常用4象限圖做工作分類。比如按重要和緊急兩個(gè)維度可以分成以下4類：重要而緊急的、重要而不緊急的、不重要而緊急的、不重要也不緊急的。比如按是否親自做和是否需要匯報(bào)檢查兩個(gè)維度可以分成以下4類：親自做且必須向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的工作，約占10%；親自做但不一定向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的工作，  約占20%；可以交給別人做但要親自檢查的工作，約占30%；可以交給別人做而且可以交給別人去檢查的工作，約占40%。

　　很多成功者都實(shí)行“6點(diǎn)優(yōu)先工作制”，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分別從1到6標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為1的事情，完成后再全力以赴做標(biāo)號(hào)為2的事，依此類推。一般認(rèn)為，一個(gè)人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。

　　正如切斯特爾頓所說：所有的人都是平凡的，有些人因知道了這一點(diǎn)而成了非凡的人。

提高第一次做對(duì)的概率。

　　曾國藩在《與弟書》中說：“窮通由天作主，予奪由人作主，業(yè)之精不精則由我作主，然吾未見業(yè)果精而終不得食者也”。說的是做事要做到位?？鬃拥恼Z錄中也有記載：“為命，裨諶草創(chuàng)之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產(chǎn)潤色之”。一份文件，起草、討論、修改、潤色層層把關(guān)，避免出錯(cuò)。

　　我們很多同志并非沒有工作熱情，而是做事急急忙忙，草率了之，經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)、重頭再來，這樣的時(shí)間效率反而更低了。

　　學(xué)會(huì)“間作套種”。

　　“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。改變工作內(nèi)容就會(huì)產(chǎn)生新的興奮灶，人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。據(jù)說馬克思研究經(jīng)濟(jì)學(xué)時(shí)，累了就演算數(shù)學(xué)題，以緩解疲勞，馬克思竟然因此而在微積分領(lǐng)域有所成就。

　　這里推薦一種“莫特休息法”，詹姆斯·莫法特是《圣經(jīng)·新約》的翻譯者，他的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌繼續(xù)工作。

　　有一段祈禱詞是頗有助于時(shí)間管理的：“希望上帝能給我智慧，去分辨出什么能改變什么不能改變；希望上帝能給我健全的心態(tài)，讓我能夠接納我不能改變的事情；希望上帝能給我勇氣，讓我去改變可以改變的事情”。人們常常為自己解決不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而為，這樣往往會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。

    當(dāng)然，時(shí)間管理是個(gè)不小的題目，還有很多方法可以討論，比如凡是可以交派下屬去做的就授權(quán)和交派下去、按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲線圖來安排工作、日程表留有回旋余地以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等。

    這些，有待以后分享。

這些總裁們的時(shí)間管理

總裁的時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要。 

    總裁的時(shí)間管理對(duì)一個(gè)大型公司來說，已經(jīng)成為了一項(xiàng)重要的事情，因?yàn)樗谟邢薜臅r(shí)間之內(nèi)處理最重要的事務(wù)。

    美國財(cái)富雜志曾經(jīng)有一個(gè)報(bào)道高級(jí)主管是如何分身乏術(shù)的例子。高級(jí)主管的一天時(shí)間是十分忙碌的，一個(gè)接一個(gè)的會(huì)議，電話不斷，很多的研討會(huì)，甚至于吃飯時(shí)也有人向你匯報(bào)，這叫早餐匯報(bào)，或者叫午餐匯報(bào)。這些高級(jí)的主管們，既要有宏觀的眼光思考公司的長遠(yuǎn)大計(jì)，又要聚精會(huì)神地盯著公司的那些營運(yùn)的瑣事。前任惠普總裁，還有東南航空的最高執(zhí)行長官，天美時(shí)鐘表的最高執(zhí)行長官，這些名人幾乎是常年在外。他們沒有時(shí)間跟客戶溝通，要接受采訪，甚至還要跟總統(tǒng)開會(huì)，他們有什么秘訣來管理時(shí)間呢？

    答案就是：總裁的時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要。

    前任惠普公司的總裁格拉特把自己的時(shí)間劃分得清清楚楚，他花20%的時(shí)間和客戶溝通，35%的時(shí)間用在會(huì)議上，10%的時(shí)間在電話上，5%的時(shí)間在看公司的文件上，剩下的時(shí)間用在和公司沒有直接或間接關(guān)系，但卻有利于公司的活動(dòng)上。例如接待記者采訪，預(yù)備商界共同開發(fā)的技術(shù)專案，或者總統(tǒng)召集他們參加有關(guān)貿(mào)易協(xié)商的咨詢委員會(huì)。當(dāng)然每天要留下一些空檔的時(shí)間來處理那些突發(fā)事件，例如接受新聞界的采訪。

    美國第二大電腦公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時(shí)間都不在公司。他怎么會(huì)有時(shí)間和客戶溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用一些退休的主管來擔(dān)任這項(xiàng)工作。他把與客戶的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通？仍然可以掌握到客戶需求。庫拉特還授權(quán)別人替代他到外界去演講。因?yàn)樗惺跈?quán)，所以他才有更多的時(shí)間。

    越來越多的高級(jí)主管時(shí)間管理thldl.org.cn，讓別人來掌握自己的時(shí)間表。這并不代表失去了自我控制，相反地，主管可以自由地針對(duì)目標(biāo)和策略做更廣闊的思考。當(dāng)然，這必須有一位得力的助手才行。美國東南航空公司的最高執(zhí)行長官凱勒赫，他授權(quán)一位副總裁（是他的法律秘書）全權(quán)管理他的時(shí)間表。每天副總裁都會(huì)給他一張待處理的單子，里面的事情分成兩類，一類立刻完成，一類是最遲可以延長到明天早上完成的。這個(gè)效果非常神奇。

打造私人專屬的時(shí)間管理清單

要有一份時(shí)間管理清單

　　你需要知道有哪些事情落在了你的頭上，并且對(duì)它們進(jìn)行追蹤——它們就是前面提到的從漏斗頂部進(jìn)來的那些事情。這就需要你有一份清單，應(yīng)該列出需要你做的事情的清單。普通的時(shí)間管理方法/方式/體系花費(fèi)了大量的時(shí)間在這份清單上面。比如大多數(shù)的時(shí)間管理公司都會(huì)提供各種印制好的表格來讓你列清單，通常這些表格都放在一個(gè)看起來很重要的文件夾里，以便讓你可以拿著它到處走——到機(jī)場去、到會(huì)場去、到酒吧里去炫耀賣弄。這種表格和文件夾即是所謂的“體系”，有些人就靠著出售它發(fā)了財(cái)，這些人真厲害，我倒希望我也能想得出這么好的辦法來賺錢。

　　當(dāng)然，它的本質(zhì)實(shí)際上簡單得多。你只需要一張紙，現(xiàn)在我從我的日歷上撕下某天的那一張，然后用它的背面來寫清單，下面就是我那天的清單。

　　這里我要先聲明一下，有時(shí)我會(huì)像這樣給出一些例子，是以我自己的工作方式和經(jīng)歷做的例子。我這樣做并不是因?yàn)槲矣X得你們需要多了解我一些，而是為了下面兩個(gè)原因。

　　首先，我想讓你們看到，一個(gè)普通人是怎么運(yùn)用這些方法并發(fā)揮它們的效力的（你們會(huì)在案例學(xué)習(xí)中看到其他人的例子）。我不知道你們是否贊同，但我認(rèn)為最好是采用真實(shí)生活中的實(shí)例，而不是虛構(gòu)例子來進(jìn)行講解。而且，我也覺得我自己非常善長把事情做得事半功倍?？梢哉f我的工作時(shí)數(shù)并不多，但我完成了不少事情，而且對(duì)于工作與生活中的平衡我也掌握得非常好。我就是用本書中談到的理念和技巧做到這一點(diǎn)的。

　　關(guān)于上面的清單：

　　這是一份確立了優(yōu)先順序的清單。越排在前面的事情越重要。在本書的第二部分，我會(huì)更加詳細(xì)地介紹如何確立優(yōu)先順序。

　　我的這份清單中并沒有寫下所有的事。一些事情存在我的腦海中，比如，我的清單中沒有寫“愛我的妻子和孩子”，但這件事在我的優(yōu)先順序中排在第一位。有些人喜歡把所有的事情都寫下來，但對(duì)我來說，那就有點(diǎn)兒過于繁瑣了，不過你可以自行選擇你喜歡的做法。

　　列出你自己的清單

　　現(xiàn)在讓我們來看看你怎樣列出自己的清單。

　　然后，你需要把清單寫在某種電子設(shè)備中（電子記事本、電腦、手機(jī)，等等）或者某些豪華的時(shí)間管理清單文件夾內(nèi)嗎？我之前說過的一些話好像是在否定這些工具，因?yàn)槲易约翰]有用這些工具。這些東西有自己的用處，而且對(duì)有些人來說確實(shí)很有幫助，但關(guān)鍵不在這里。對(duì)于不同的人來說，不同的工具有不同的效果。所以，在談到列出清單的時(shí)候，你應(yīng)該選擇最適合自己的工具。不管是紙張還是電子設(shè)備，豪華版還是簡化版，還是把它們結(jié)合起來使用……同樣地，你也可以選擇你自己喜歡的做法。
　在你的清單中，很多事項(xiàng)都是目標(biāo)，這些目標(biāo)需要做到SMART。SMART是“聰明的”意思，也是簡寫，分別代表著下面這幾項(xiàng)。

　　Specific：具體的

　　Measurable：可測量的

　　Achievable：可以完成的

　　Realistic：實(shí)際可行的

　　Time-bound：有時(shí)間限制的下面是對(duì)這些詞的詳細(xì)解釋。

　　假設(shè)我已經(jīng)把我的目標(biāo)全部寫下來了，下面我就把它們當(dāng)作例子來講解我是怎么達(dá)到SMART標(biāo)準(zhǔn)的。

　　1.變得健康。我過去跑過馬拉松。我的兒子曾經(jīng)跟我商量過一起參加倫敦馬拉松賽，但我可能不會(huì)再去參加了。我們兩個(gè)人都很忙，而且不管他怎么想，我都不愿意讓自己的身體再經(jīng)受一次那樣的折磨了。我真正想做的就是每周跑步四次，每次跑五公里。這就是SMART。

　　2.謀生/寫作/《游歷》。這個(gè)目標(biāo)具體來說，就是寫成初稿100 000字的小說，并在6個(gè)月之內(nèi)完成。

　　3.項(xiàng)目管理培訓(xùn)和咨詢——維護(hù)現(xiàn)有客戶。這一項(xiàng)里我的目標(biāo)是，在今年開展100天的培訓(xùn)和咨詢。

　　4.項(xiàng)目管理培訓(xùn)和咨詢——拓展新業(yè)務(wù)。在這一項(xiàng)里我的目標(biāo)是，在今年的12個(gè)月內(nèi)，每月獲得25 000歐元的銷售收入。

　　5.使公司收入增加50％（在本個(gè)財(cái)政年度內(nèi)）。

　　6.學(xué)習(xí)演奏一種樂器?，F(xiàn)在我必須承認(rèn)，當(dāng)我在寫作這本書的時(shí)候，這個(gè)特定目標(biāo)并不那么SMART。比如，我還沒有確定我想學(xué)習(xí)演奏的到底是什么樂器，但是現(xiàn)在，我已經(jīng)讓這個(gè)目標(biāo)變得SMART了，因?yàn)樗優(yōu)椋涸诮衲昴甑浊皼Q定學(xué)習(xí)哪種樂器，并且購買那種樂器。這下子終于SMART了!（這可能也算不上什么，這個(gè)目標(biāo)在變得SMART之前幾乎沒有任何進(jìn)展。然而現(xiàn)在至少我有了目標(biāo)來朝著它前進(jìn)，這只是讓目標(biāo)變得SMART 的好處之一）?，F(xiàn)在你來列出你自己的清單。首先你需要把所有的事情都清理出來，寫在紙上。你可以采用以下步驟作為提示，或者作為核對(duì)表，來幫助你把所有事情都想到。

1.從你自己開始，寫下此時(shí)所有對(duì)你來說很重要的事情。你必須做的事情；討厭做卻無論如何也必須做的事情；喜歡做的、想要做得更多的事情；內(nèi)心深處真正想要做的事。你有什么興趣愛好或者你喜歡做什么？有什么事情是你一直都想做但是一直都沒有找到時(shí)間做的？這一年里你有什么具體的事情要做嗎？

　　2.現(xiàn)在做一些延伸。你的家庭生活如何，你的近親，然后你的遠(yuǎn)親呢？寫下任何進(jìn)入你腦海里的東西。

　　3.下一步，你的工作如何？對(duì)此需要做些什么事？把這些事項(xiàng)加入你的清單。

　　4.如果想得到更多的提示，你可以迅速瀏覽一遍本書第五部分的案例學(xué)習(xí)，如果想起其他任何事情，把它們也添加到你的清單里。

　　5.你的清單初稿就完成了。

　　開始行動(dòng)吧！寫下你的清單初稿。

　　你的清單是動(dòng)態(tài)的

　　你的清單并非永遠(yuǎn)固定不變，它是動(dòng)態(tài)的，可以進(jìn)行調(diào)整變化。比如，當(dāng)我簽下合同寫這本書的時(shí)候，我就改動(dòng)了清單。我當(dāng)時(shí)在寫一本名為《游歷》的小說，現(xiàn)在我必須暫時(shí)停止那本小說的寫作，把精力放在本書的寫作上。所以現(xiàn)在我的清單看起來是下面這個(gè)樣子了：

　　加在《游歷》上的方括號(hào)表示現(xiàn)在它暫時(shí)不在優(yōu)先順序清單中，也就是說這一事項(xiàng)沒有優(yōu)先順序——在本書沒有完成之前，不會(huì)繼續(xù)《游歷》的寫作。所以，這個(gè)清單是可以改變的（可能你想知道我新添加進(jìn)來的事項(xiàng)——寫這本書，是不是也符合SMART標(biāo)準(zhǔn)，其實(shí)它是符合SMART標(biāo)準(zhǔn)的。我必須在規(guī)定的時(shí)間前寫完讓出版商滿意的稿件）。

你也需要一本記事簿

　　你也需要用一些方法來追蹤約會(huì)。你可以使用紙質(zhì)的記事簿，也可以使用Outlook軟件，還可以用最新最時(shí)尚的電子管理設(shè)備——你的手機(jī)。上時(shí)間管理課的時(shí)候他們給你的文件夾也可以用，或者用節(jié)假日時(shí)從各種供貨商那里得到的贈(zèng)品——可以放在你的上衣口袋里的小記事本。

　　我曾經(jīng)使用一種記事簿，我女兒每到圣誕節(jié)都會(huì)送我同一個(gè)品牌的記事簿。因?yàn)橛衅渌艘残枰牢业娜粘贪才?，所以我后來改用了電子記事簿，這樣我就可以把日志用電子郵件發(fā)給他們。我用的Excel軟件來記日志。

　　用你之前做好的清單和記事薄來追蹤你的約會(huì)，這樣你就擁有了做到有效時(shí)間管理清單的所有必備品。

　　你的每日時(shí)間管理清單

　　大多數(shù)的時(shí)間管理thldl.org.cn方法都會(huì)談到每年、每半年、每月、每周、每日的目標(biāo)或清單之間的差異，對(duì)于我來說，那未免過于復(fù)雜和沉重了。

　　在我看來，輸贏就存在于每日的層面上。你每天選擇要做的事情和不做的事情，這就決定了你能夠向你的目標(biāo)邁進(jìn)多大的一步，所以你需要有一份每日清單。你需要每天都做出決定，決定要做哪些事，不做哪些事。每日清單看起來就像下面的樣子，這是我在寫作本書期間某天的清單。而且，案例學(xué)習(xí)部分的一個(gè)當(dāng)事人談到一些情況，可能你也會(huì)產(chǎn)生共鳴。她說：“當(dāng)我列出每日清單的時(shí)候，我基本上都不能完成上面的每件事，這讓我有了一種挫敗感。今天當(dāng)我看到清單的時(shí)候，我感到很焦慮，因?yàn)槲以谛睦锔嬖V自己，我應(yīng)該完成7個(gè)事項(xiàng)，但我只完成了4個(gè)?！?/p>

　　不能完成某些想要做的事項(xiàng)，這種情況導(dǎo)致的挫敗感和焦慮感可能會(huì)引發(fā)混亂，會(huì)造成我們正在做一件事，而思緒卻在另外的地方為我們不能完成的事情而煩躁。最終，我們再也忍受不下去了，于是就跳到其他事情上。然后我們就開始為那些半途而廢的事情煩躁了，而且，我們尚未開始處理的其他事情總是會(huì)存在。不僅如此，由于我們的思緒一直在其他事情上，所以我們應(yīng)該專注于某件事的時(shí)候卻心不在焉。

下面的方法解決了所有的問題，因?yàn)槲覀兠刻煸谝婚_始就決定了要做哪些事，不做哪些事。

　　方法步驟：

　　1.檢查你的生活清單，看看哪一件事需要你今天采取行動(dòng)。對(duì)這樣的事情，在你的每日清單中寫下需要做些什么。

　　2.看看你的記事簿，是否有其他比如約會(huì)之類的事情需要填寫在每日清單上。

　　3.問問你自己，是否還有其他事情，可能需要今日完成。

　　4.這個(gè)清單是你的入圍事項(xiàng)清單——可能完成的事情的清單。

　　5.現(xiàn)在在你的清單上，用A、B、C、D分別標(biāo)注出每個(gè)事項(xiàng)。

　　6.這四個(gè)字母的含義如下：

　　A我今天必須我完成。如果完不成的話，行星就會(huì)相撞，恒星就會(huì)隕落，老板就會(huì)躁動(dòng)，股價(jià)就會(huì)暴跌。對(duì)于A類事項(xiàng)，你要盡全力去做。但它真的那么重要嗎？不能等等嗎？看看下面的更多的分類吧。

　　B如果今天做完的話會(huì)很不錯(cuò)。

　　C實(shí)際上我今天不會(huì)完成這個(gè)事項(xiàng)。

　　D刪掉它。我可以找別人來做這件事。

　　7.先做所有的D類事項(xiàng)，也就是把它們從清單中刪除。

　　8.現(xiàn)在做所有的A類事項(xiàng)。

　　9.當(dāng)你完成了所有的A類事項(xiàng)后，就停下來，回家去。走吧——走！B類和C類事項(xiàng)怎么辦呢？答案就是，今天先忘掉它們，改日再做。這里有幾個(gè)值得注意的地方。在這一天中，如果有新的事情出現(xiàn)了怎么辦呢？那么，你就要把這個(gè)新的事項(xiàng)添加到你清單中，然后給它歸類。如果是屬于A類或者D類，你就處理它，如果不是，就算了。

如果這一天結(jié)束了，而你的某個(gè)A類事項(xiàng)沒有完成呢？那么它就不可能是A類事項(xiàng)，對(duì)不對(duì)？當(dāng)這種情況發(fā)生的時(shí)候，要留意，這可以幫助你提高日后對(duì)A類事項(xiàng)的判定能力。這樣下去，你應(yīng)該很快就擅長于給事項(xiàng)分類了。

　　我喜歡把我的清單組織成這個(gè)樣子（a）需要寫作，（b）需要打電話，（c）開會(huì)和其他要做的事項(xiàng)，比如鍛煉身體什么的?，F(xiàn)在再來看看我的每日清單。

　　通常，列出每日清單是我每天早上做的第一件事，或者是前一天晚上做的最后一件事，后面這種做法要好得多。如果我在早上列清單，就會(huì)總是在早上一起床就做，但是在前一天晚上做這件事要好得多，要把列清單作為你在回家前做的最后一件事。之所以說這樣做比較好，是因?yàn)槟闱鍐紊系氖马?xiàng)就會(huì)進(jìn)入你的潛意識(shí)，在你腦海里不斷地醞釀發(fā)酵，然后往往是到了第二天早上，你對(duì)這些事項(xiàng)就會(huì)有更明晰的看法，或者產(chǎn)生了新的見解。有時(shí)候在前一天怎么也解決不了的難題，到第二天早上醒來后就想出了辦法。如果你有過這樣的經(jīng)歷，你就會(huì)明白我是什么意思。

　　效果維持

　　之前我曾經(jīng)提到過，我們需要用新的做法和習(xí)慣來取代那些舊的，如果你已經(jīng)完成上述練習(xí)，那么你就嘗試過新的做法了。但是，一般來說，這并不足以形成新習(xí)慣，你需要每天都這樣做，直到你記不起你什么時(shí)候不曾這樣做過為止。有些人通曉關(guān)于改變行為的知識(shí)，他們認(rèn)為至少需要21天堅(jiān)持不懈的重復(fù)才能養(yǎng)成新的習(xí)慣。所以在本章末尾，我安排了一個(gè)30天的日歷。如果你不想直接在書上留下印記，就復(fù)印一份，在接下來的30天里按照這個(gè)日歷行事。

　　處理意料之外的事件

　　可能你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這個(gè)ABCD分類法在有些日子里很有效，但是在另一些日子里，你的良好愿望會(huì)被一些意外事件所干擾，比如會(huì)出現(xiàn)某些障礙、危機(jī)、“滅火”行動(dòng)之類的事情。下面就來講講如何處理這些情況。

　　這表示，你平均每天要花3個(gè)小時(shí)（15個(gè)小時(shí)除以5天）來處理意外事件，這也很正常。那么你可以從下周開始，把這個(gè)因素也納入你的每日清單里。加入一個(gè)稱為“處理意外事件的時(shí)間——3小時(shí)”的事項(xiàng)，歸入A類。注意，如果你度過了這樣的一周：
那么這一周里只有周一你必須多工作一些時(shí)間，其他的四個(gè)工作日都不會(huì)有問題。

　　如何對(duì)付“小事情”

　　有一位女士是本書案例學(xué)習(xí)部分中的當(dāng)事人，在跟我合作的早期，她說：“我通常的做法是列出一個(gè)龐大的清單，然后挑出每天需要做的事項(xiàng)，但是我先做那些我覺得可以迅速完成的事項(xiàng)?？墒撬鼈冋加玫臅r(shí)間一般都比我預(yù)計(jì)得更多，這樣我就沒辦法做重要的事情了?！彼€談到：“而且我還發(fā)現(xiàn)，一天之內(nèi)一般也會(huì)冒出五六件新的事情來，我覺得馬上處理掉它們會(huì)更容易些。但是事后想一想，是不是應(yīng)該把它們加入到清單里，然后先做我的重要事項(xiàng)呢？”

　　我們大多數(shù)人都遇到過她所描述的情況， “其他事情”、“小事情”、“瑣事”、“我覺得很快就做完的事” 常常都會(huì)出現(xiàn)。我們決定把這種事情先處理完畢，這樣我們就可以把時(shí)間放在真正重要的事情上了，然而不幸的是，雖然很多傳統(tǒng)的時(shí)間管理書籍和體系都贊成這樣的做法，它卻是錯(cuò)誤的。我著重強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，是因?yàn)楹芏嗳硕及?“時(shí)間管理”和“極限時(shí)間管理”這兩個(gè)不同的概念混淆了。

　　舉例來說，現(xiàn)在市面上有一本很有名的時(shí)間管理書籍，戴維·艾倫寫的《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)。在這本書中，作者談到了“兩分鐘原則”。這個(gè)原則說的是，如果你可以在兩分鐘之內(nèi)把一件事完成，那么你就應(yīng)該做這件事，把這件事處理完畢。如果你只是想成為一臺(tái)高效率機(jī)器的話，這個(gè)辦法就太好了，因?yàn)檫@可以提高你的效率，增加你的產(chǎn)出。

　　但是如果你想做到事半功倍，真正擁有時(shí)間管理的智慧，也就是說你想要不做有些事情，“兩分鐘原則”就沒有用了，因?yàn)橐勒铡皟煞昼娫瓌t”來做事你會(huì)完成一大堆瑣事，而做那些事情花費(fèi)了你的時(shí)間——寶貴的、不可替代的時(shí)間，所以請忘掉“兩分鐘原則”吧，我們還是來看看如何處理上面談到的情況。

　　1.如果你有一連串的瑣事要做，你應(yīng)該問自己的第一個(gè)問題是：其中哪些事——如果有的話，是真的需要今天完成的？這里仍然是使用ABCD來給它們分類。

　　2.就像前面提到的案例學(xué)習(xí)中當(dāng)事人的情況一樣，一天當(dāng)中會(huì)不可避免地冒出其他必須做的事情來，也就是A類事項(xiàng)，因此你要在一天當(dāng)中設(shè)定一個(gè)時(shí)間，在那個(gè)時(shí)間里你所有的A類事項(xiàng)必須完成。這就意味著，你會(huì)有一個(gè)計(jì)劃好的時(shí)間來完成所有你已知的A類事項(xiàng)以及當(dāng)天中不可避免地冒出的A類事項(xiàng)。但是注意，不是所有在當(dāng)天冒出的事項(xiàng)都屬于A類——如果不是A類就不要做它。你可以使用我們前面一節(jié)中討論過的技術(shù)，來估算你需要多長時(shí)間來完成這些當(dāng)天冒出來的A類事項(xiàng)。

　　超前工作

　　終于，美妙的情況出現(xiàn)了，如果你已經(jīng)把今天所有的A類工作都完成了，你可以開始做明天的工作而不是回家去，換句話說，列出明天的清單，把事項(xiàng)分成ABCD四類，刪除所有的D類事項(xiàng)，然后從A類事項(xiàng)開始做起。這樣，你今天就在做明天的事情了，這就是“超前工作”。像這樣做事情，到周末的時(shí)候你就會(huì)發(fā)現(xiàn)要做的事情減少了，因此周五你就不會(huì)過得很緊張，或者你可以早點(diǎn)回家去，如果你的公司實(shí)行某種形式的彈性上班制度的話；或者周五也不用上班，而是愉快地度過一個(gè)長周末！

我的時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)

我對(duì)時(shí)間管理的定義就是在有限的時(shí)間內(nèi)將事處理好。時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)1.我對(duì)事件的管理2.我的時(shí)間管理工具之筆記本3.我的時(shí)間管理工具之軟件。

　　我把事分為兩類：事件和事情。

　　事件有明確的時(shí)間。比如2點(diǎn)的會(huì)議，中午12點(diǎn)要和客戶吃飯。

    事情很好理解，就是一件件的事，通常沒有明確的時(shí)間要求。比如你要去商店買東西，這個(gè)事情你可以周日去，可以在周日的任何時(shí)間去。事是怎么產(chǎn)生的？

　　1、自身大腦。比如我們覺得周日要去買衣服，我希望在周日約某人吃飯。

　　2、郵件。這是上班族最多的信息來源。

　  3、電話和口頭。這種事情最容易忘記，因?yàn)樗鼇碜酝饨?，而且不象郵件那樣有跡可循，常常是當(dāng)時(shí)如果不行動(dòng)或記錄，很快就會(huì)拋到腦后。

　　時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)1.我對(duì)事件的管理

　　1、如果我在網(wǎng)上：我看到了學(xué)校這周的課程表，我把自己需要上的課和時(shí)間立刻錄入google calendar；如果有客戶約我吃飯，我立刻將時(shí)間和對(duì)象錄入google calendar。

　　2、如果我不在網(wǎng)上：朋友電話告訴我，周末早上7點(diǎn)去爬山吧，如果我去，我立刻將"07:00 香山"錄入我的nokia e71的日歷中。

　　3、我利用goosync，將手機(jī)上的日歷和網(wǎng)上的日歷進(jìn)行同步，具體步驟請看我的"統(tǒng)一你的行事歷"。

　　因?yàn)槭謾C(jī)我隨時(shí)隨地?cái)y帶，即將發(fā)生的事件總是顯示在屏幕上，還會(huì)提前用鬧鐘提醒我，這樣約會(huì)、開會(huì)和吃飯我就不會(huì)忘記和遲到；每個(gè)月15日報(bào)銷的時(shí)候，我打開google calendar，這樣每張出租車票和餐費(fèi)發(fā)票是怎么來的，我一目了然。

　　下面我介紹我對(duì)事情的處理方法，首先先介紹我使用過的工具和我的看法。

　　時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)2.我的時(shí)間管理thldl.org.cn工具之筆記本

　　優(yōu)點(diǎn)：可以隨時(shí)攜帶，方便記錄。我曾經(jīng)將每個(gè)事情都用黑色筆記錄在筆記本上，完成一個(gè)用紅色的筆劃掉一個(gè)，這是我剛開始實(shí)踐時(shí)間管理的方法，也算提高了我的時(shí)間管理能力。
缺點(diǎn)：不利于檢索，不利于排序、組織等。當(dāng)我回顧某個(gè)客戶的時(shí)候，要翻半天筆記本，非常不方便。

　　時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)3.我的時(shí)間管理工具之軟件（outlook等）

　　優(yōu)點(diǎn)：利于檢索，方便組織管理，功能強(qiáng)大。尤其是outlook，我們可以很方便的在郵件后加注標(biāo)志，提醒自己處理。對(duì)于工作主要以處理郵件的人來說，outlook是一個(gè)非常好的時(shí)間管理工具。
缺點(diǎn)：不能隨身攜帶。如果不在電腦前的時(shí)候，老板交代一件事，怎么把它記錄下來呢？ chandler這個(gè)軟件試圖通過網(wǎng)絡(luò)hub的概念來解決，我期待它的表現(xiàn)。outlook還有一個(gè)微軟的通?。糊嫶笥纺[。

　　我的時(shí)間管理工具之即時(shí)貼

　　優(yōu)點(diǎn)：醒目；缺點(diǎn)：瑣碎！

　　所以只有特別重要的事情，我用即時(shí)貼來加深印象，但決不能用它來管理事件，否則你會(huì)陷入即時(shí)貼的海洋。

　　那么每個(gè)人都可以猜到我現(xiàn)在用的事件管理工具了，沒錯(cuò)，就是網(wǎng)絡(luò)！下一篇來介紹我如何用網(wǎng)絡(luò)工具來進(jìn)行時(shí)間管理。