計(jì)算機(jī)替代手工記賬的要求

    一、計(jì)算機(jī)替代手工賬的任務(wù)

（一）廣義的含義及任務(wù)
替代手工記賬是會(huì)計(jì)核算電算化首先要達(dá)到的目標(biāo)
目前只能部分替代手工記賬，一般包括工資、賬務(wù)處理、往來核算和會(huì)計(jì)報(bào)表等內(nèi)容。
（二）狹義的含義及任務(wù)
是指從手工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式向計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式的過渡階段，即脫離手工會(huì)計(jì)核算工作的過程，是一個(gè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的起點(diǎn)。
其主要任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理、初始化、計(jì)算機(jī)與手工并行和甩賬驗(yàn)收等工作。

    二、計(jì)算機(jī)替代手工賬的基本條件

可歸納為一個(gè)大前提和三個(gè)基本條件。
（一）前提：
計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行3個(gè)月以上，計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運(yùn)行也安全可靠，其次要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。
（二）三項(xiàng)基本條件：
1、配有專門的或主要用于會(huì)計(jì)核算工作的軟硬件系統(tǒng)
可以先運(yùn)行賬務(wù)處理模塊并考慮今后與子系統(tǒng)的銜接
2、配有與會(huì)計(jì)電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員
在代替以前必須指定會(huì)計(jì)電算化初期的會(huì)計(jì)電算化人員并完成會(huì)計(jì)電算化崗位人員的培訓(xùn)。
會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn)的三種形式：財(cái)政部組織的全國(guó)開展的初級(jí)、中級(jí)和高級(jí)會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)；軟件公司提供的針對(duì)購買的會(huì)計(jì)軟件的培訓(xùn)；由企業(yè)自己組織的培訓(xùn)。
會(huì)計(jì)人員在正式上崗使用會(huì)計(jì)軟件前都應(yīng)接受會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn)。
3、建立健全相應(yīng)的內(nèi)部管理制度
例題：
1、判斷題：在計(jì)算機(jī)替代手工賬的時(shí)候，為了提高效率，必須講究一步到位，一次性地將全部?jī)?nèi)容都改為計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。（）
答案：錯(cuò)誤
2、單項(xiàng)選擇題：在甩賬前，計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行（）個(gè)月以上。
A、1   B、3     C、6     D、12
答案：B
3、判斷題：會(huì)計(jì)人員在正式上崗使用會(huì)計(jì)軟件前都應(yīng)接受會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn)。（）
答案：正確
4、判斷：在計(jì)算機(jī)替代手工賬時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理，如果條件不是十分成熟，可以先運(yùn)行賬務(wù)處理模塊，待條件成熟后再逐漸增加其余模塊。
答案：正確

    三、如何替代手工賬

（一）整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
1、重新核對(duì)各項(xiàng)憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符。
2、整理各賬戶余額：年初建賬只需整理各賬戶期初余額；如果在年中各月建賬則必須整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額
3、清理往來賬戶和銀行賬戶
必須預(yù)先確定往來賬戶的管理方式并選擇相應(yīng)的會(huì)計(jì)軟件
（二）建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼
建立會(huì)計(jì)賬戶體系應(yīng)從一級(jí)會(huì)計(jì)科目開始，逐級(jí)設(shè)置明細(xì)科目。應(yīng)該遵循六大原則：見教材102頁（注意第4、5、6點(diǎn)）
編碼：一級(jí)會(huì)計(jì)科目按財(cái)政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行，明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置，一般情況下會(huì)計(jì)科目編碼采用科目全編碼方案，即本期科目全編碼=上一級(jí)科目全編碼+本級(jí)科目編碼。
（三）規(guī)范各類賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過程
在開始電算化之前，要全面考慮各類會(huì)計(jì)資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認(rèn)的會(huì)計(jì)賬、證、表的格式更適于電算化工作特點(diǎn)
會(huì)計(jì)部門要預(yù)先確定各項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)傳遞次序
結(jié)合計(jì)算機(jī)特點(diǎn)重新確定各種會(huì)計(jì)核算方法
（四）會(huì)計(jì)軟件初始化

    四、計(jì)算機(jī)與手工并行

是指在會(huì)計(jì)軟件使用的最初階段，人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過程。
時(shí)間安排：最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會(huì)計(jì)時(shí)期。
運(yùn)行安排：前期以人工為主計(jì)算機(jī)為輔，后期以計(jì)算機(jī)為主。
處理：如果計(jì)算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專門人員查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書面報(bào)告。
數(shù)據(jù)對(duì)比時(shí)要進(jìn)行的工作：
1、檢驗(yàn)各種核算方法
2、檢查會(huì)計(jì)科目體系的正確性和完整性
3、考查操作熟練程度
4、糾正會(huì)計(jì)軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤
會(huì)計(jì)軟件存在錯(cuò)誤時(shí)必須暫停此會(huì)計(jì)軟件的試運(yùn)行，通知設(shè)計(jì)人員進(jìn)行修改
還要注意的三個(gè)問題：
1、按排好實(shí)施進(jìn)度，及時(shí)進(jìn)行總結(jié)檢查
2、向?qū)＜壹坝嘘P(guān)單位咨詢，盡量少走彎路
3、做好準(zhǔn)備工作，爭(zhēng)取一次通過

    五、遇到問題的處理

會(huì)計(jì)軟件選用不當(dāng)————先咨詢、再培訓(xùn)、后實(shí)施
認(rèn)識(shí)和做法上的誤區(qū)———三個(gè)最常見的錯(cuò)誤處理的例子及有關(guān)分析（見教材107—109頁）
難以建立嚴(yán)格的管理制度————嚴(yán)格按照權(quán)限分配的崗位進(jìn)行操作
例題：
1、單項(xiàng)選擇題：關(guān)于電算化核算設(shè)立會(huì)計(jì)科目，下列說法不正確的是（）。
A、建立會(huì)計(jì)賬戶體系要逐級(jí)設(shè)置明細(xì)科目，應(yīng)從最末級(jí)開始逐層向上設(shè)置
B、要保持科目的穩(wěn)定性
C、凡是與其他各自系統(tǒng)有關(guān)的科目在整理時(shí)應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目
D、不能只有下級(jí)科目而沒有上級(jí)科目
答案：A
2、判斷題：在計(jì)算機(jī)與手工試行期間，為了觀察軟件的運(yùn)行情況下，要堅(jiān)持手工為主，以軟件運(yùn)行為輔的方式，以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。（）
答案：錯(cuò)誤
3、以下做法中不正確的有（    ）：
A、在會(huì)計(jì)電算化過程中，要按照先咨詢?cè)倥嘤?xùn)后實(shí)施的步驟來進(jìn)行
B、某單位將手工核算與計(jì)算機(jī)核算運(yùn)行了三個(gè)月，結(jié)果軟件的可靠性準(zhǔn)確性令人滿意，因此決定從第四個(gè)月起算正式開展會(huì)計(jì)電算化的月份。
C、一會(huì)計(jì)工作人員認(rèn)為，會(huì)計(jì)憑證的錄入必須在軟件初始化完成并完全正確后才能錄入
D、另一會(huì)計(jì)工作人員認(rèn)為上面C的做法不能提高工作效率，可以先根據(jù)實(shí)際情況錄入幾個(gè)月的會(huì)計(jì)憑證，再在運(yùn)行結(jié)果的基礎(chǔ)上進(jìn)行初始化工作。單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這種方法可行，擬采用
答案：BD
4、計(jì)算機(jī)替代手工賬最好按排在（    ）：
A、年初     B、年末     C、期中重大項(xiàng)目實(shí)行前      D、期中重大會(huì)計(jì)政策調(diào)整前
答案：AB 

     會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求

    一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理的主要任務(wù)

    二、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)打印出的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
各種磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)保存期限與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)相一致
電子計(jì)算機(jī)打印出的會(huì)計(jì)憑證等采用中文或中外文對(duì)照，作為檔案保存，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行
各種會(huì)計(jì)軟件的文檔資料和會(huì)計(jì)軟件的程序，應(yīng)該視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期限為軟件停止使用或有重大更改后的5年。

    三、記賬憑證的生成與管理

兩種方式：
直接錄入計(jì)算機(jī)后由計(jì)算機(jī)生成記賬憑證：簽名并蓋章以后按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管
手工制作記賬憑證再錄入計(jì)算機(jī)：保存兩種憑證都可
并行期間可用計(jì)算機(jī)打出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，并裝訂成冊(cè)作為會(huì)計(jì)檔案保存并據(jù)以登記手工賬簿

    四、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理

生成的會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。另外在會(huì)計(jì)資料生成方面還有一些特殊的規(guī)定，我們教材列舉了9條（見111—112頁）
將磁性介質(zhì)做為會(huì)計(jì)檔案保存的單位如果不定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿必須征得財(cái)政部門的同意

    五、電算化會(huì)計(jì)檔案保管

教材共講了九條，重要的內(nèi)容是：
1、重要的會(huì)計(jì)檔案要準(zhǔn)備兩份，存放在不同的地點(diǎn)，最好放在兩個(gè)不同的建筑物內(nèi)
2、采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的，要定期進(jìn)行檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料丟失
3、存放在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)應(yīng)該認(rèn)真檢查病毒，防止感染。
4、存在會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本
例題：
1、判斷題：會(huì)計(jì)員小王認(rèn)為，計(jì)算機(jī)與手工并行期間，由于還不是正式的會(huì)計(jì)電算化階段，所以計(jì)算機(jī)打出的記賬憑證是臨時(shí)測(cè)試用的，不能做為會(huì)計(jì)檔案處理，也不能據(jù)以登記手工賬簿。（）
答案：錯(cuò)誤
2、判斷題：某單位由于實(shí)際情況的需要，對(duì)現(xiàn)行的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行更換。單位領(lǐng)導(dǎo)批示將新軟件安裝好以后，將原始數(shù)據(jù)導(dǎo)入新軟件后將原軟件從計(jì)算機(jī)中刪除，以提高計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度。小王按領(lǐng)導(dǎo)的批示將原軟件進(jìn)行了直接刪除。（）
答案：錯(cuò)誤
3、判斷題：某單位的會(huì)計(jì)檔案在磁盤中保存，經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)計(jì)師事務(wù)所借用五天。五天后事務(wù)所將其歸還，檔案員小王將磁盤中的內(nèi)容在計(jì)算機(jī)上打開，經(jīng)過審核沒有錯(cuò)誤后將其歸檔。
答案：錯(cuò)誤
4、判斷題：小王對(duì)重要的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了備份，將兩份材料放在自己的辦公桌里保管（）。
答案：錯(cuò)誤