第十章  Word文檔合并及套版打印

合并打印是指在文檔（表格）中的部份字段（內(nèi)容），需要改寫一次再打印一次的文檔，通過郵件合并的方法，將主文檔需要改寫的內(nèi)容與數(shù)據(jù)源合并，讓它自動改寫并進行打印。如“成批打印信封、成批打印信函、單條記錄打印”等；套版打印是指在先期印好的證書上，準確地將文字套打到圖形版面的文字添加位置上。

一、Word 2000成批打印信封

在機關(guān)工作的人員，每次發(fā)文要寫上百多個信封。寫信封，對于機關(guān)工作人員來說是件比較繁重的工作。其實，我們完全可以把這件工作交給計算機去做。

機關(guān)使用的信封，在國家標準信封序列中的名稱及我們的習慣稱呼如下：

1、普通信封5：（220×110毫米），習慣稱“小號信封”。

2、大型信封7：（230×160毫米），習慣稱“中號信封”。

3、大型信封9：（324×229毫米），習慣稱“大號信封”。

各種型號信封的打印，其操作方法是一樣的?，F(xiàn)以小號信封的成批打印為例。

第一步：建立數(shù)據(jù)源

先對信封打印中所涉及的內(nèi)容，用Excel、Access或Word等程序中的一個程序，以表格的形式建立數(shù)據(jù)源文檔。這個數(shù)據(jù)源不僅可供所有型號的信封共用、還可用于信函、標簽等格式的文檔進行成批打印。因此，表中的項目設(shè)定可包括不同打印的需要。下面用Word 2000做一張名為《成批打印類數(shù)據(jù)源》的數(shù)據(jù)源表。因為我們所用的信封上已將寄信人的數(shù)據(jù)印上去了，表中可不設(shè)置寄信人的數(shù)據(jù)項目。下表是一個簡單的信封數(shù)據(jù)源。

 第二步：選擇信封模板

進入Word 2000后選：工具→中文信封向?qū)А霈F(xiàn)“信封制作向?qū)А睂υ捒蚝螅ㄒ奧10-01：信封制作向?qū)В鷺邮健胀ㄐ欧?：（220×110毫米），其他如（生成選項、收信人信息、寄信人信息）選項都可不選，點擊“完成”后即生成一個名為“信封-Mierosoft Word”的新文件（見W10-02：小號信封模板）。這時可將這個文件改名（什么文件名都可，目的是方便查找）存為“小號信封打印”。

      這時在窗口菜單欄上又自動加了一條菜單（見W7-03:信封制作向?qū)В楸阌谶\用，特對圖中部分按鈕的用途作了標注。如將鼠標停留在某個按鈕上時，也可自動顯示出該按鈕的用途提示來。

 第三步：導入數(shù)據(jù)源

在“小號信封打印”的文件界面下選：工具→郵件合并→出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對話框（見W10-03:郵件合并幫助器），框內(nèi)有“1主文檔、2數(shù)據(jù)源、3合并數(shù)據(jù)和文檔”三個選項。對三個選項操作方法是：

對“1主文檔”，在“創(chuàng)建”項的下拉式菜單中選“信封”，此時在“創(chuàng)建”按鈕下部提示：“合并類型：信封；主文檔：D:\成批打印類\小號信封打印.DOC”。對其“設(shè)置”項可不進行任何操作。

對“2數(shù)據(jù)源”，在“獲取數(shù)據(jù)”項的下拉式菜單中選→打開數(shù)據(jù)源。此時“獲取數(shù)據(jù)”按鈕下出現(xiàn)“數(shù)據(jù)：D:\成批打印類\成批打印類數(shù)據(jù)源.DOC”；再點擊“編輯→數(shù)據(jù)：D:\成批打印類\成批打印類數(shù)據(jù)源.DOC”按鈕，便完成數(shù)據(jù)源與信封文檔的內(nèi)部鏈接。

對“3合并數(shù)據(jù)和文檔”項可不進行任何操作。

  第四步：郵件合并及格式化

點擊郵件合并工具欄（W10-04：郵件合并工具欄）的“插入合并域”按鈕，在下拉式菜單中列出了與數(shù)據(jù)源相同的“郵政編碼、單位地址、收信單位、收信人”四個項目（見W10-05：域名）。

 1、插入郵件合并域

將光標放置在信封模板上的《收信人郵編》，點擊郵件合并欄的“插入合并域”再從下拉式菜單中點“郵政編碼”，完成《郵政編碼》的域合并，然后再刪除原來的《收信人郵編》；用同樣的方法將“單位地址”、“收信單位”和“收信人”插入到相應位置，并刪除信封模板上的《收信人地址一》、《收信人地址二》、《收信人姓名》、《收信人職務(wù)》、《發(fā)信人地址》、《發(fā)信人姓名》及《發(fā)信人郵編》的域項。

2、對插入域格式化

對郵政編碼中的字體、字號及字間距可不變更，如果位置不能完全打印到位，可用整體拖動文字框的辦法進行調(diào)整。如拖動時很呆板，可按住“Alt+鼠標左鍵”拖動進行微調(diào)。

再對單位地址、單位名稱及收信人的字體、字號及位置進行必要的調(diào)整，以使打印效果更美觀。

第五步：成批打印信封

1、合并到打印機

在打印前，先從菜單欄選：文件→頁面設(shè)置→紙型→將“方向”設(shè)置為“橫向”。然后才可進行打印操作。

（1）打印單個信封，點擊菜單欄的“定位記錄”按鈕，再點擊“上一記錄”或“下一記錄”，按信封模板上所顯示的信封內(nèi)容（W10-06：顯示的單個信封），點擊菜單上的打印按鈕，即可打印出選定的信封。

（2）成批打印信封，點擊菜單欄的“合并到打印機”按鈕，出現(xiàn)的“打印”對話框后，再進行打印范圍等項的設(shè)置，摘除不打印的信封頁后，即可成批地打印信封。

 2、合并至新文檔

自菜單點擊“合并至新文檔”按鈕后，系統(tǒng)將所有數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到整個文檔中去，形成一個信封為一頁的新文檔。本人認為，這樣的合并，除了比較直觀外，并沒有多大的優(yōu)越性，而且還要占用大量的磁盤空間。此選項一般可不選用。

3、維護數(shù)據(jù)源

一是點擊菜單欄中的“編輯數(shù)據(jù)源”按鈕，在出現(xiàn)的“數(shù)據(jù)表單”上對數(shù)據(jù)源進行維護和編輯。

二是打開“成批打印類數(shù)據(jù)源.DOC”文件，直接對數(shù)據(jù)源表進行維護和編輯。

二、Word XP成批打印信封

Word XP成批打印信封與Word 2000很多相同的地方，但卻有一些不同的地方。

第一步：建立數(shù)據(jù)源的方法同Word 2000；

第二步：進入數(shù)據(jù)源的方法是選“工具→信函與郵件→郵件合并向?qū)А保?br clear="all">出現(xiàn)（W10-07：郵件合并菜單1），點選“信封”，然后點擊“下一步：正在啟動文檔”命令；

出現(xiàn)（見W10-09：信封選項對話框），自“信封尺寸”的條幅式菜單中選一種信封尺寸，然后確定退出；

 此時又回到（W10-08：郵件合并菜單2），再點擊“下一步：選取收件人”；出現(xiàn)（W10-10：郵件合并菜單3），點擊“瀏覽…”；

出現(xiàn)（W10-11：選取數(shù)據(jù)源菜單），點擊“查找范圍”右邊的文字框的下三角?按鈕，文件中找到所需要的數(shù)據(jù)源文件，確定退出；

 此時出現(xiàn)（W10-12：郵件合并收件人數(shù)據(jù)源），如不需要進行“編輯”等操作，即可確定退出。

 第三步：點選“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”，調(diào)出“郵件合并工具”欄（W10-13：郵件合并工具欄）。這個工具欄與Word 2000的郵件合并工具欄（見W10-04：郵件合并工具欄）相比，命令按鈕多了一些，但他包含了Word 2000的郵件合并的全部命令。

第四步：郵件合并及格式化的操作，與Word 2000基本相同，特別要提到的是“郵政編碼”的格式化，需將郵政編碼的字間距加寬到16磅，再微調(diào)郵政編碼的上下位置。

W10-13：郵件合并工具欄2上的各個命令按鈕，可用鼠標指向影顯法，了解其用途。許多命令都可試一試就能掌握他的用法。

三、打印標簽

在一張A4紙上可以打印多張標簽。如果打印標簽往信封上貼，比打印信封更省事。現(xiàn)以Word XP為例，介紹打印標簽的方法：

 第二步：郵件合并

點擊：“工具→信函與郵件→郵件合并向?qū)А鷺撕灒ㄒ奧10-14：郵件合并上部菜單）”，再點擊“下一步：正在啟動文檔→標簽選項”；

第三步：設(shè)計標簽版式

在“標簽選項”對話框中點擊“新建標簽”，在彈出的“新建自定義標簽”對話框中，選定使用的紙張，并精心設(shè)計標簽的各種尺寸,在（W10-15：新建自定義標簽對話框）標有各種尺寸，最后輸入“標簽名稱”，兩次確定后退出（W10-16：生成后的版面圖）；

第四步：合并數(shù)據(jù)源

繼續(xù)第二步的操作，在“郵件合并→下一步：選取收件人→瀏覽”，進入“選取數(shù)據(jù)源”對話框，從“我的數(shù)據(jù)源”菜單中找到數(shù)據(jù)源文件后，確定退出；

第五步：插入標簽域及格式化

選取第一個要插入域的標簽，自菜單欄點擊“工具→信件與郵件→顯示郵件合并工具欄(或菜單欄的右鍵式菜單上點選“郵件合并)”，調(diào)出“郵件合并”工具欄，再點擊“插入域”按鈕，在出現(xiàn)“插入合并域”（W10-17：插入合并域?qū)υ捒颍┲悬c擊“域”下框中的“郵政編碼、地址1、單位、部門”，逐條插入；

 點擊“郵件合并工具欄”上的“查看合并數(shù)據(jù)”命令按鈕，顯示出第一個標簽中插入的內(nèi)容，然后對分行、字體、字號、段落、各條目的位置等進行格式化，使之達到滿意的效果；再續(xù)第二步操作，在“郵件合并”菜單上，點擊“下一步：選取標簽”，出現(xiàn)的“下一步：預覽標簽”菜單中（W10-18：郵件合并下部菜單）點擊“更新所有標簽”，此刻，在每一個標簽上都更新了（W10-19：更新后的所有標簽）標簽內(nèi)容；

 第六步：打印標簽

點擊“郵件合并工具欄”上的“合并到打印機”命令按鈕，在出現(xiàn)的“合并到打印機”（W10-007：打印記錄選項）菜單上，可選擇“全部”、“當前記錄”以及打印范圍進行打印。

 四、合并打印信函

一般的情況下，打印信函都是預先在信函的抬頭處留出空位，如：“       先生：”、“          全體員工”等，成批印制后，再分別用手工填寫收信人或收信單位。如果能用合并打印的方法，讓它每打印一張信函，就自動在抬頭位置上換一個人的姓名或者單位名稱不是更好嗎。現(xiàn)以打印《慰問信》為例，介紹合并打印信函的步驟和方法：

第一步：建立數(shù)據(jù)源

用Word建立一個數(shù)據(jù)源表。因數(shù)據(jù)源是可以共用的。故仍采用本章“一、成批打印信封、第一步：建立數(shù)據(jù)源”中的《成批打印類數(shù)據(jù)源》表

第二步：建立慰問信文件

將慰問信的內(nèi)容輸入到一個件中，并進行必要的格式化，然后命名存入到指定的文件夾中（假定文件名為“成批打印慰問信.doc”）。

第三步：合并數(shù)據(jù)源

1、創(chuàng)建主文檔。自菜單欄選：工具→郵件合并→郵件合并幫助器（見W10-03圖）→1.主文檔→創(chuàng)建→套用信函→出現(xiàn)對話框后點擊“活動窗口”（這里指的是當前編輯的文件），此時在創(chuàng)建按鈕的下面出現(xiàn)“合并類型：套用信函；主文檔：D\成批打印類\成批打印慰問信.doc”（這里的文件名和文件路徑完全是自定義的）；

 2、打開數(shù)據(jù)源。在郵件合并幫助器對話框中選：2.獲取數(shù)據(jù)→打開數(shù)據(jù)源→在打開數(shù)據(jù)源對話框中查找→《成批打印類數(shù)據(jù)源》表并點擊“打開”→在出現(xiàn)的對話框中點擊“編輯主文檔”按鈕，此時在“獲取數(shù)據(jù)”按鈕下出現(xiàn)“數(shù)據(jù)：D\成批打印類\成批打印慰問信.doc”，完成主文檔與數(shù)據(jù)源的內(nèi)部鏈接；

3、插入合并域。將光標放在“全體職工”前的位置上，自郵件合并工具欄（見W10-04圖）點擊：插入合并域（見W10-05）→出現(xiàn)菜單后點擊“收信單位”，此時在信函的抬頭位置上出現(xiàn)“《收信單位》全體員工：”式樣，完成插入合并域。

第四步：打印信函

1、打印單件信函。自郵件合并工具欄點擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，此時可從信函的抬頭位置上看到“***公司全體員工：”字樣，再點擊“上一記錄”或“下一記錄”按鈕，選取要打印的單位進行打?。?/p>

2、成批信函。自郵件合并工具欄點擊“合并到打印機”按鈕，出現(xiàn)打印對話框后，進行必要的打印設(shè)置（如指定不打印的信函等設(shè)置）后進行成批打印。

五、打印單條記錄

以發(fā)工資為例。因為工資領(lǐng)取人要了解月度工資的構(gòu)成情況，故每次發(fā)工資時，都要交給工資領(lǐng)取人一張工資條，即便是在目前工資已進入個人銀行賬戶的情況下，也是如此。我們把這個工資條稱為“單條記錄”。單條記錄打印的步驟和方法是：

第一步、建立數(shù)據(jù)源

單條記錄打印的數(shù)據(jù)源，一般可以使用Excel工作簿中的月度工資表。但通過反復試用后發(fā)現(xiàn)，Excel工作簿中的月度工資表作為數(shù)據(jù)源合并打印后，再也無法用Excel去打開原來的工作薄了。這等于是對原工作薄的一種“破壞”?？上扔肊xcel建立工資表，然后將它復制到Word的文檔中作為數(shù)據(jù)源，如將下表命名為“2000年1月工資表”存盤退出（W10-21：工資表數(shù)據(jù)源）。

 第二步：建立單條記錄文檔

將工資表的表頭復制到一個新建文檔中，并在表頭下加一行待合并數(shù)據(jù)用的空白表格（見W10-22：備用表頭），命名為“2000年1月工資條”存盤。

第三步：合并數(shù)據(jù)源

自菜單欄選：工具→郵件合并→郵件合并幫助器

1、建主文檔。在“郵件合并幫助器”對話框中選：主文檔→創(chuàng)建→分類→活動窗口。此時在創(chuàng)建按鈕下面出現(xiàn)“合并類型：分類；主文檔：D\打印工資條\2000年1月工資條.DOC”；

2、合并數(shù)據(jù)源。在“郵件合并幫助器”對話框中選：獲取數(shù)據(jù)→打開數(shù)據(jù)源→在“打開數(shù)據(jù)源”對話框中查找數(shù)據(jù)源文件→找到并打開“2000年1月工資表.doc”文件，此時在“獲取數(shù)據(jù)”按鈕下面出現(xiàn)“數(shù)據(jù)：D:\打印工資條\2000年1月工資表.doc”同時在工具欄多出一條郵件合并工具欄；

3、插入合并域。將光標進入表頭“職工名稱”下的空格內(nèi)，點擊郵件合并工具條的“插入合并域”再點擊下拉式菜單中的“職工名稱”完成職工名稱的域合并。并用同樣方法完成后面各項的域合并。

第四步：合并至新文檔及打印

點擊郵件合并工具欄的“合并至新文檔”按鈕，此時在“開始”菜單欄列出一個名為：“分類1-Microsoft Word”的文件，點擊這個文件名便顯示出郵件的全部合并情況（W10-23：郵件合并后的文檔）。這時可對該文檔作必要的格式化處理后進行打印。如要保留該文檔，可改名存盤，如不需保留可予放棄。

 六、套版打印獎狀

合并郵件法套版打印，是最常用的一種打印方法，學會成批打印信封的方法以后，其它用合并郵件法套版打印的文檔，除版式不同外，方法都是一樣的。以打印獎狀為例：

1、建立主文檔

在建立新的文檔后，先進入“文件→頁面設(shè)置→紙張→紙型”將頁面尺寸設(shè)置成與實際紙張尺寸大小相等，再按文字在頁面上的位置（減除圖形所占用的位置），設(shè)置上、下、左、右邊距，在輸入常用的文字時，留出可變文字的位置，如：

《單位》：

在XXXX年度開展的全國優(yōu)秀船舶競賽中，經(jīng)評審委員會評比，你單位《船名》被評為《獎勵種類》，望繼續(xù)努力，爭取更大的榮譽。

2、建立數(shù)據(jù)源

按“單位、船名、獎勵種類”為表格欄目，新建一個數(shù)據(jù)源文檔；

3、合并數(shù)據(jù)源成批打印

按照套打信封的方法，通過郵件合并，將“單位、船名、獎勵種類”分別插入對應的位置，再對字體、字號、段落等進行調(diào)整后，便可進行成批的打印了。

七、打印支票的設(shè)置

很多套版打印是可以通過制表法進行的，越是不容易套打的版面，用制表的方法更有其優(yōu)越性?，F(xiàn)在雖然有了支票打印機，但它只能打印數(shù)字，文字的內(nèi)容還要靠人工填寫，而且打印出來的支票并不十分美觀，用計算機打印的支票就漂亮多了。方法是：

1、建立支票打印文檔

掃描一張支票（現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)帳支票均可），并按圖片插入到一個新建的文檔中去。文檔的頁面設(shè)置：

（1）紙張

紙型：自定義大小

寬度：22.5厘米

高度：8厘米

（2）頁邊距

上、下、左、右均為0厘米

裝訂線位置：左

方向：橫

頁面設(shè)置完成的后，將圖片的大小調(diào)到與頁面尺寸相等（見W10-24：支票頁面樣式）。

2、繪制表格

先在圖上畫出一個表格框，然后點擊框線左上方 的符號，選取整個表框，然后在右鍵菜單上點擊：“表格屬性→表格→定位”，在“表格定位”菜單（見W10-25：表格定位菜單）中“水平、垂直、距正文”三個大項中的設(shè)置，是推薦參數(shù)，要根據(jù)不同的打印機打印測試后確定其中參數(shù)。

定位參數(shù)設(shè)置確定后，將表格邊框拖到定位的邊框處。然后對準需要填寫文字和數(shù)字的位置，對準圖上的表線，繼續(xù)完成表線的繪制。完成表線繪制后的樣式見（Ｗ10-24：支票頁面樣式）圖面。因部分表線的間距很小，請參照Word制表中的有關(guān)方法。

 3、設(shè)置單元格中文字適應度

分別選取存小寫金額域和密碼域，自菜單欄點擊：“表格→表格屬性→單元格→選項”，再復選“單元格選項”（見W10-26：單元格選項圖）菜單中的“適應文字”項，兩次確定退出。通過這樣的設(shè)置后，在這些單元格中填寫的數(shù)字，都會隨單元格大小改變字型的大小。

4、調(diào)整文字的對齊方式

選取表格中存放文字的單元格，在其右鍵菜單上，從“單元格對齊方式”的條幅菜單（見W10-27：單元格對齊方式圖）選取所需用的對齊方式。存放數(shù)字的單元格，有時也需要調(diào)整上下對齊位。

5、打印支票

第一步，保留制表域但不打印表線：選取整個表格，在其右鍵菜單上選“表格屬性→表格→邊框和底紋→邊框”，在“設(shè)置”菜單中選“無”，確定退出。

第二步，只打印填寫項不打印圖片：自菜單欄選“工具→選項→打印→打印文檔的附加信息”中，將“圖形對象”復選框中的“”鉤去掉，確定退出。

通過上述兩步的設(shè)置后，用與支票一樣大小的紙張進行試打，并將打印式樣與支票對照，返復進行表線及對齊方式的調(diào)整，使之達到最佳的打印效果。

打印時，遇系統(tǒng)出現(xiàn)：“第一節(jié)的頁邊距設(shè)于打印區(qū)域之外。是否繼續(xù)？”（見W10-28：提示頁邊距設(shè)于打印區(qū)外）提示時，點擊“是”，繼續(xù)打印。

八、打印會標

在“第四章、十二、（三）”已經(jīng)介紹過定義特大號字的方法，可用那些方法打印會標。如果認為那些方法比較麻煩，還可用“藝術(shù)字”的方法打印會標。方法是自工具菜單欄選：“繪圖→插入藝術(shù)字”，在“藝術(shù)字”庫中選（W10-29：藝術(shù)字式樣），確定后，在編輯“藝術(shù)字”文字框內(nèi)寫入一個會標文字，在設(shè)置字體后退出。當光標進入這個文字后，在文字的四面共有8個點（見W10-30：藝術(shù)字四周的點），用鼠標向外（內(nèi)）拖拽任一點，都可任意放大或縮小字型。

九、打印桌簽

開一個比較正規(guī)一點的會議，總是要制作桌簽的，如果想省一點錢，就自己動手好了。分六步來做：

第一步創(chuàng)建數(shù)據(jù)源：把參加會議人員名單，輸入到只有單列姓名的表中（用其他的有姓名的表也可），命名為《桌簽數(shù)據(jù)源》（其他文件名也可）存盤退出；

第二步建主文檔：自菜單欄選：“文件→頁面設(shè)置→紙張→紙型（自定義大?。?，高度及寬度均為21厘米。頁邊距上、下、左、右均為2.5厘米。命名為《打印桌簽》存盤；

第三步制作文本框：點擊常用工具欄上的繪圖按鈕，在其菜單欄點擊豎排文本框按鈕。在頁面的左側(cè)畫出一個高于13厘米，寬6厘米的文本框；

第四步合并數(shù)據(jù)源：在菜單欄任意位置的右鍵菜單上，勾選“郵件合并”調(diào)出郵件合并菜單，點擊菜單上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在“選取數(shù)據(jù)源”的“查找范圍”中，找到《桌簽數(shù)據(jù)源》文件并打開；點擊“插入域”按鈕，自“插入合并域”對話框中，插入姓名；

第五步格式化數(shù)據(jù)：將字體定為“華文行楷”，字號定為130號，段落設(shè)置為固定值150磅，其他如“左右縮進，段落間距”均設(shè)為0；再點擊“格式→文字方向”將文字方向設(shè)為“向左”；再用“Ctrl+拖”將定義好的文本框復制并移到右邊，將文字方向設(shè)為 “向右”。點擊“查看合并數(shù)據(jù)” 按鈕，即可顯示出首條“定位記錄”（W10-31：首條定位記錄）。

第六步打?。喝绻淮未蛴∫粡?，點擊工具菜單欄上的打印按鈕，完成一張打印后，再點擊下一記錄按鈕，接著再打第二張；如果連續(xù)打印，點擊“郵件合并”工具條上的“合并到打印機”按鈕，從對話框中對打印記錄進行必要的置設(shè)，確定后即可連續(xù)打印。

 十、打印稿紙文檔

Word 2000\XP都有稿紙打印功能，而打印稿紙的操作只是打印稿紙文檔一個序曲。要打印稿紙文檔，還有許多操作要做。以打印20×20板面稿紙版面為例：

第一步：設(shè)置文檔網(wǎng)格

打開需要進行稿紙打印的文檔并全選，自右鍵菜單上選“頁面設(shè)置→文檔網(wǎng)格”，在“文字排列方向”中點選“水平”；在“網(wǎng)格”中點選“文字對齊字符網(wǎng)格”；在“字符每行”設(shè)為20，在“行每頁”設(shè)為20。詳見“W10-32：頁面設(shè)置中的文檔網(wǎng)格”設(shè)置。
       以上設(shè)置完成后，在文檔窗口所顯示的為20×20板面。

 第二步：繪圖網(wǎng)格設(shè)置

在文檔網(wǎng)格設(shè)置完成后，點擊W10-32圖中的“繪圖網(wǎng)格”，在“對齊”選“對象與其他對象對齊”；在“網(wǎng)格設(shè)置”中，將“水平間距”設(shè)為1字符，“垂直間距”設(shè)為0.5行。對“網(wǎng)格起點→使用頁邊距”下的選項，待文字進入稿紙格后再行調(diào)整。見“W10-33：繪圖網(wǎng)格”中的設(shè)置。
       再按“Ctrl+A”全選該文檔，自右鍵菜單中點擊“段落”,將“行距”設(shè)置為“固定值”，將“設(shè)置值”設(shè)置為“33.4磅”。確定退出。

 第三步：建立稿紙模板

在原編輯文檔的窗口，點擊“編輯→Office剪貼板”（或按“Ctrl+C”兩次）調(diào)出剪貼板，再點擊剪貼板頂部右側(cè)的下三角按鈕，自下拉菜單中點擊“新建文檔（或點擊菜單欄“文件→新建”，直接調(diào)出“新建文檔”）→根據(jù)模板新建→稿紙向?qū)А?，在出現(xiàn)“稿紙向?qū)А焙螅ㄒ奧10-35：稿紙向?qū)В?，按照提示點擊下一步，對“頁面大小→字數(shù)/行數(shù)→格線設(shè)置→頁號/附注”等項進行設(shè)置，點擊完成后，稍等即可生成一張僅適用于打印的稿紙。但這張稿紙無法嵌入文字，要嵌入文字還必須：

 第4步：設(shè)置可嵌入文字的稿紙模板

雙擊稿紙頁面（或點擊“視圖→頁眉和頁腳”）調(diào)出“頁眉和頁腳”菜單，在菜單上點擊“插入‘自動圖文集’”，在其下拉式菜單中點擊 “Gallery Example”命令（見W10-36：頁眉和腳中的自動圖文集），此時在窗口又出現(xiàn)一張海綠色的可嵌入文字的稿紙模板，點選這張海綠色的稿紙模板，按“Ctrl+C”進入復制。

注：只有在建立的稿紙文檔長期都存在的情況下，“插入‘自動圖文集’”的下拉式菜單中 才有這個命令“Gallery Example”命令。要想隨時調(diào)用稿紙文檔，可按“第6步”介紹的方法操作。

第5步：在稿紙中嵌入文字

在進行了第1步及第2步格式設(shè)置的文檔上，將稿紙粘貼上去，再拖動稿紙使之與文字對位。第1頁做完后，進入第2頁繼續(xù)粘貼與對位的工作，直到做完整個文檔嵌入。此時，還可對字體、字號、首行縮進等進行設(shè)置。嵌入文字的稿紙完成（見W10-37圖）。

 第6步：讓稿紙隨時可調(diào)用

要每次在對文檔進行了第1步及第2步設(shè)置后，就可調(diào)入稿紙模板進行鑲嵌，可將稿紙模板定義到自動圖文集中即可。方法是：
        一、點擊“插入→自動圖文集”調(diào)出“自動圖文集”菜單(見W10-38圖)；

 二、點選任意一張稿紙模板，再點擊“自動圖文集”菜單上的“新建”，在出現(xiàn)的“新建‘自動圖文集’”對話框的文字欄輸入“稿紙”名稱，確定（見W10-39圖）。

三、調(diào)用時，點擊自動圖文集菜單的“所有詞條→正文→稿紙”，即可插入一張稿紙模板。