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2015-01-26 簡七理財 簡七理財 -點擊簡七理財，加入最有愛的理財社區(qū)-  文丨 簡七小伙伴 Kyle 人生中，最寶貴的就是時間了，時間一去不復(fù)返，沒有任何的挽回機(jī)會。 通常，我們會有5大管理系統(tǒng)：時間管理、知識管理、資料管理、財務(wù)管理、項目管理。 這篇帖子，主要講的就是如何利用時間去做更高效的事情——時間管理。 一、什么是GTD？ GTD-全稱Getting things done，官方翻譯為中文為“搞定”。 這是2002年出的一本書，里面詳細(xì)介紹了GTD的各種方法。 我以前看過英文原版，也看過中文版?？偟膩碚f中文版翻譯讓人很難理解作者的真正表達(dá)的意思。 英文原版倒是會學(xué)到很多很多東西。 GTD主要講的是如何利用自己的一天的時間，讓自己有規(guī)劃的利用自己的時間，用最少的時間做最多的事情。 二、GTD能帶給我們什么？ 舉個栗子： 假如，您是一個公司的一位普通職工，你的工作是整理文案和協(xié)調(diào)部門之間的工作，這個職位簡稱“文員”。 當(dāng)你9點到公司坐下后，你的上司會給你安排這一天需要做的事情，假如今天，給你安排了2個文案，需要你在今天之內(nèi)完成。 OK，也許你現(xiàn)在想到的就是我今天只要完成兩個文案就OK了。 但是，你猜中了開始，缺沒猜中結(jié)局。 當(dāng)你的第一個文案寫到一半的時候，另外一個同事找你，讓你協(xié)調(diào)兩個部門的工作，需要開會。 當(dāng)然，這個事情非常緊急，你不得不放下手里的工作去做這位同事交給你的協(xié)調(diào)任務(wù)了。 這個協(xié)調(diào)工作結(jié)束后，已經(jīng)中午12點了，第一個文案只有下午寫了。 到下午的時候，第一個文案寫完已經(jīng)下午4點，還有一個小時就下班了。 到這個時候，很明顯，今天的工作不能在下班前完成了。 這個案例，在職場中應(yīng)該是經(jīng)常遇到的了。 那么，如何解決這種事情呢？ GTD，可以為我們帶來解決這些事情的方法。 三、GTD基礎(chǔ) 番茄工作法： 番茄工作法的特點：一種訓(xùn)練集中力、注意力的工作法，能夠有效率地進(jìn)行學(xué)習(xí)而減少中斷。 所需工具：計時器、一張紙 工作方法： 首先，你需要在一張紙上寫下一下內(nèi)容： 開始時間、地點、需要做的事情（清單） 格式如下：  當(dāng)您準(zhǔn)備開始工作的之前，請準(zhǔn)備好在工作時可能需要的工具及水杯。 番茄工作法的工作方法如下： 每工作25分鐘，獲得5分鐘休息時間，但是25分鐘的工作時間是不間斷的，必須持續(xù)，無論發(fā)生什么情況；也是不可分割的。 這要一個循環(huán)，為一個番茄時間。 3-5個番茄時間，可以進(jìn)行一次長時間休息（15-30分鐘）。 PDCA循環(huán)： PDCA是美國戴明博士提出來的。它還有個后綴叫做“循環(huán)”。  P（Plan）計劃：包括方針和目標(biāo)的確定以及活動計劃的制定；  Step1：運用思維導(dǎo)圖（MindManager）或者頭腦風(fēng)分為“心智、個人發(fā)展、健康、工作、社交、財富”六塊計劃年計劃、月計劃和周計劃。當(dāng)然，計劃目標(biāo)必須符合SMART原則。 Tips：SMART原則是指Specific（明確）、Measurable（衡量）、Attainable（可實現(xiàn)）、Relevant（相關(guān)）、Time-bound（時限）。 Step2：將目標(biāo)打印在一張紙上，作為制定計劃的證據(jù)。 Step3：管理每天所需要實現(xiàn)的目標(biāo)。 D（DO）執(zhí)行：執(zhí)行就是具體運作，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容； Step1:運用番茄工作法，能夠集中自己的注意力，也能夠強(qiáng)迫自己休息。 C（Check）檢查：總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果； Step1: 每做完一件事，記錄它的起始時間和截止時間，計算出所花費的時間，Check是否有拖延的情況發(fā)生。 Tips：這個方法來源于柳比歇夫時間記錄。 A（Act）改進(jìn)： Step1: 根據(jù)Check階段的結(jié)果，總結(jié)執(zhí)行過程中的優(yōu)缺點，通過改進(jìn)流程的方法進(jìn)行改進(jìn)，通常需要把工作流程圖畫下來，以思考是否有改進(jìn)之處。也可以嘗試寫SOP，從而提升效率。 四大象限： 1.重要并且緊急 2.重要不緊急 3.不重要但緊急 4.不重要且不緊急 這4個象限中，第一象限應(yīng)該是最需要立刻馬上做的事情； 而第四象限確實可做可不做的事情。 每當(dāng)一件事發(fā)生的時候，也許是屬于第二或第三現(xiàn)象，但是經(jīng)過時間的推移，會變成第一象限，我們需要避免一件事情發(fā)展到第一象限中。 結(jié)語 關(guān)于時間管理上，有很多很多的方法，而PDC把零散的方法串聯(lián)起，在日常沉淀中成長，看起來每天都在做同樣的事情，但其實真是在平淡的過程中逐漸前進(jìn)。一個好的個人管理系統(tǒng)應(yīng)該可以起到這樣的作用，不僅是把事情做完，更是做好，最重要的是，用心去做。 更多Kyle的GTD秘訣，歡迎戳： http:///forum.php?mod=viewthread&tid=22586 |
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