Word、Excel、PPT是我們辦公最常用的“三駕馬車”。平時，我們處理辦公事務(wù)，都是在這三個軟件中獨立工作，文歸Word管，表歸Excel制，演示功夫全看PPT的。然而，世界上孤立的事物總會顯得單薄，如果在使用過程中巧妙地將這三個軟件聯(lián)合起來，往往會有事半功倍的效果。

1. Word表格高大上 離了Excel靠邊站

雖然在Word中本身就含有多種插入表格的功能，例如繪制表格、指定行列生成表格、插入快速表格、文本轉(zhuǎn)換成表格等（圖1-1），然而，Word自身的表格功能雖然在排版上有其方便的優(yōu)勢，但其最大的缺陷是計算功能比較薄弱。如果要在Word中真正實現(xiàn)計算方便、功能強大，且排版要漂亮，那么Word與Excel的聯(lián)合制表，將是一種最好的選擇。

在Word中與Excel聯(lián)合制作電子表格的第一種方法，是直接通過“插入”菜單，插入Excel電子表格。這種表格其實是在Word中嵌入了一個Excel表格的特殊對象，表格的操作環(huán)境是Word中的Excel，而操作方法完全與Excel中的操作方式相同（圖1-2）。當(dāng)我們點擊表格空白處時，回到了Word原來的環(huán)境，完全看不出剛才在Excel中工作過的痕跡，表格也變了模樣（圖1-3）。當(dāng)再次點擊表格編輯時，又會回到內(nèi)嵌的Excel編輯環(huán)境，如此往復(fù)。

第二種聯(lián)合制表的方法是先在Excel中做好表格，然后復(fù)制要利用的表格內(nèi)容，最后轉(zhuǎn)到Word環(huán)境下按下Ctrl+V組合鍵粘貼表格。這種聯(lián)合制表的方法，在表格制作完成之后，Excel就完成了它的使命，Word中的表格就脫離了與Excel的關(guān)系，成為一種獨立的存在（圖1-4）。

其實，Word與Excel的聯(lián)合制表還有更多的方法可供我們選擇。在Office 2013以上的高版本Office套件環(huán)境中，通過在Excel環(huán)境下復(fù)制表格，然后轉(zhuǎn)到Word中，按下鼠標(biāo)右鍵，可以出現(xiàn)一個多項粘貼選擇工具條（圖1-5）。通過這里，我們既可以選擇保留原格式的表格復(fù)制，也可以在復(fù)制時只保留表格文字而不保留表線，還可以將表格作為一個活的鏈接插入進來，以便表格內(nèi)容的動態(tài)更新。此外，如果選擇復(fù)制為圖片，那么這張表格就變成一個“死”的不能被修改的內(nèi)容，這非常適合于插入一個定性內(nèi)容的表格，例如成果表、成績表等。而動態(tài)鏈接表則更適合于那些經(jīng)常性變化的表格，例如數(shù)據(jù)監(jiān)測表、銷售情況登記表等。

2. PPT圖表演示 Excel功不可沒

與Word中聯(lián)合Excel制表類似，有時候我們需要在演示中使用到一些表格內(nèi)容。這時，同樣可以采用在PPT中直接執(zhí)行“插入→表格→Excel電子表”的方式，在演示頁面中嵌入一個Excel表格對象，并且可以隨時點擊，即可進入Excel表格編輯環(huán)境，靈活編輯其數(shù)據(jù)內(nèi)容（圖2-1）。這也是PPT與Excel“合體”的最原始方式。

此外，我們也可以先在Excel環(huán)境下做好需要的表格，然后轉(zhuǎn)到PPT環(huán)境中，點擊鼠標(biāo)右鍵，通過多功能粘貼工具條，按需選擇粘貼方式（圖2-2）。如果PPT演示中需要的表格數(shù)據(jù)可能會有所變動，那么需要采用鏈接的嵌入方式，這樣，當(dāng)需要改動表格數(shù)據(jù)時，只在Excel源表格當(dāng)中修改即可。反之，如果PPT中引用的是結(jié)論性的表格內(nèi)容，那么采用粘貼為圖片的方式或直接用Ctrl+V的方式粘貼就可以了，這樣也便于在PPT中靈活布局版面。

PPT中更為直觀的數(shù)據(jù)演示方式是插入各種形狀的圖表，例如柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖、XY散點圖、股價圖、曲面圖、雷達圖、組合圖等。而這些圖表不是憑產(chǎn)生的，都要以數(shù)據(jù)為依據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)量小的時候，可以用PPT自帶的簡易圖表插入功能來處理數(shù)據(jù)，生成圖表；而當(dāng)數(shù)據(jù)量比較大和復(fù)雜時，就需要借助于Excel的強大數(shù)據(jù)處理功能了。實現(xiàn)的具體方法：在PPT中點擊“插入”菜單，然后再“插圖”分組功能中點擊“圖表”，在圖表類型列表中選擇想要插入的圖表類型（圖2-3）。隨后，我們可以看到有圖表以及對應(yīng)的數(shù)據(jù)表格出現(xiàn)。這時，如果要編輯更為復(fù)雜數(shù)據(jù)，可通過點擊表格上方的“在Microsoft Excel中編輯數(shù)據(jù)”按鈕，進入Excel數(shù)據(jù)表格編輯環(huán)境，對數(shù)據(jù)進行更為詳盡的增、刪、改等編輯工作。編輯的過程中，下方的圖表也隨之聯(lián)動改變（圖2-4）。

3. 冗長PPT圖文好版 要靠Word協(xié)助

Word以圖文排版見長，PPT則以圖片演示配以適當(dāng)?shù)奈淖忠婇L。如果遇到文字比較多，版面比較復(fù)雜的內(nèi)容需要演示，一種辦法是直接用Word，通過將Word頁面發(fā)送到投影機演示；另一種辦法則是先將版面在Word中做好，然后保存為圖片格式，置入到PPT中進行演示。由于直接將Word內(nèi)容投送到屏幕上演示，無法做到像PPT中那樣的靈活控制，因此，優(yōu)先考慮Word與PPT聯(lián)合制作演示版面的方案是上策。

Word與PPT聯(lián)合制作演示版面的的優(yōu)勢是，PPT中可以做成單獨的演示頁面，便于添加各種控制按鈕，便于播放的跳轉(zhuǎn)控制，也可以根據(jù)需要制作成各種各樣的頁面過渡效果（圖3-1）。

首先在Word中進行圖文排版。Word圖文排版其實不單單是圖片、圖形與文字在平面上的位置關(guān)系處理，還存在著一個空間層疊關(guān)系的處理問題（圖3-2）。用好Word平面設(shè)計中的空間層次關(guān)系，對合理布置圖文版面，能夠起到很好的協(xié)調(diào)作用。

然后，將Word版面導(dǎo)出為圖片格式。Word不支持直接將頁面保存為圖片格式。將Word頁面導(dǎo)出為圖片格式，可采用多種另類的方法。如果顯示器尺寸足夠大，能夠清晰顯示頁面內(nèi)容，則可以用抓圖熱鍵（如QQ的抓圖熱鍵Ctrl+Alt+A或抓圖軟件的區(qū)域抓取熱鍵），將頁面抓取為圖片。如果顯示器小，不容易實現(xiàn)清晰頁面的顯示和抓取，這里有個辦法可以實現(xiàn)：先將Word文檔保存為包含圖片的MHT網(wǎng)頁格式，然后用支持網(wǎng)頁抓圖的網(wǎng)絡(luò)瀏覽器（如360安全從瀏覽器、搜狗高速瀏覽器、QQ瀏覽器等）打開該MHT文件，將頁面抓取為圖片（圖3-3）。最后用圖片處理軟件對抓得的頁面進行適當(dāng)編輯，即可供PPT使用了。

最后，在PPT頁面中，插入前面制作好的版面圖片，添加各種頁面效果和過渡效果，完成PPT的制作（圖3-4）。

4. OneNote當(dāng)“紅娘” 平臺再多也不懼

當(dāng)前，人們所使用的辦公設(shè)備不再單一，也許一個人在不同地點和不同環(huán)境下會使用不同的設(shè)備和平臺進行辦公，而這些平臺所使用的辦公軟件可能會有所不同。那么，在不同的平臺之下，如果要交換或共享圖文、表格等辦公信息，該采用什么辦法，以便解決文檔格式的兼容問題？

我們可以使用一個能夠起到“橋梁紐帶”作用的常用軟件OneNote，以達成跨平臺信息交換的目的。在Windows 10系統(tǒng)中，默認(rèn)已經(jīng)集成了OneNote應(yīng)用。此外，在Windows應(yīng)用商店以及Windows Phone手機系統(tǒng)的環(huán)境中，OneNote也有它的相應(yīng)版本。另外，在我們所熟悉的蘋果設(shè)備中，既有臺式或筆記本電腦能夠使用的Mac版OneNote，還有適用于iPad、iPhone等移動設(shè)備的移動版OneNote客戶端。在使用面最為廣泛的Android手機和平板當(dāng)中，OneNote也可以在應(yīng)用市場上隨處下載安裝。其實，即便是所有這些平臺上郡不安裝OneNote的應(yīng)用客戶端，我們也可以直接通過各種平臺上安裝的各種核心的網(wǎng)絡(luò)瀏覽器，直接使用OneNote服務(wù)。由此可以看出，OneNote作為連接各種設(shè)備和平臺，進行辦公信息傳輸?shù)摹爸薪椤?，完全可以勝任這個多面手的“紅娘”角色（圖4-1）。

在一個平臺上的OneNote中編輯文檔，編輯完成之后，OneNote會自動同步到云端。需要注意的是，在OneNote的“選項”設(shè)置中，要保持“自動同步筆記”和“同步所有文件和圖像”選項開關(guān)處于開啟狀態(tài)，以保證本地編輯的所有內(nèi)容能夠毫無保留地上傳到云端（圖4-2）。這樣，當(dāng)我們在另一種設(shè)備、另一種平臺上啟動OneNote之后，只要我們在該設(shè)備上使用OneNote時，使用的登錄賬號是與前述系統(tǒng)相同的賬號，那么，以前編輯的文檔或表格，便會自動出現(xiàn)在當(dāng)前OneNote的文檔列表中，我們就可以在不同平臺中享用原有的文檔和表格格式，并繼續(xù)在不同平臺中完成已有文檔或表格的閱讀或再編輯工作。

而對于在不同平臺的不同軟件之間的圖文信息的共享，也可以利用Onenote的跨平臺屬性，實現(xiàn)信息交換。具體方法，在一個平臺上通過該平臺的OneNote軟件，承接本平臺其他軟件處理的圖文表格信息（即將其他軟件處理的圖文表信息復(fù)制粘貼到OneNote軟件中）；然后在另一個平臺上登錄OneNote，獲取這些圖文表信息，再打開第三方軟件環(huán)境，將OneNote環(huán)境下跨平臺繼承下來的圖文表信息加以復(fù)制，并粘貼到第三方軟件的編輯環(huán)境當(dāng)中。這樣，就實現(xiàn)了跨設(shè)備、跨平臺，保留圖文和表格格式，在不同種類的軟件中分享信息了（圖4-3）。

小提示：

通過OneNote的“插入”菜單，可以插入表格、圖片等內(nèi)容；還可以通過“照相機”，插入實時拍攝的圖片信息；而通過“鏈接”按鈕，可將外部任何網(wǎng)址鏈接到文檔當(dāng)中，這就建立了Internet與文檔的聯(lián)系；插入“文件”按鈕，則可以保證任何類型的文件通過OneNote這個“中介”來過渡使用，這為跨平臺文件共享提供了一種可行的渠道（圖4-4）。