PPT。

這三個英文字母，一直伴隨著自己。無論在哪，大家提到我，都會說「那個會做 PPT 的曹將吧」。

很長一段時間，我都在嘗試擺脫這個標簽，希望得到朋友們?nèi)轿坏恼J可。所以，畢業(yè)后沒有像一些朋友那樣，以此謀生，而是進了一家企業(yè)工作；運營了一個公眾號，主打內(nèi)容轉(zhuǎn)移到了手繪、APP、數(shù)碼產(chǎn)品和心情小事。

但是，第一印象如影隨形，它成就了你，也框定了你。

三年后的現(xiàn)在，我開始重新正視這個標簽。

一方面，我要感謝它，畢竟，第一批粉絲來自于它，第一本書關(guān)于它，第一次走上講臺也因為它。

另一方面，這三年在其他領(lǐng)域的嘗試，也慢慢讓自己對演示設(shè)計有了更多的理解。

這些理解，既關(guān)于它，也不止局限于它。

所以，我想換一種方式來重新梳理對它的認識。

而今天，我們以 PPT 制作前最重要一步開篇，也就是邏輯；再把這個概念往前推一步，那就是：

對時間的理解。

（一）我們?yōu)槭裁匆?PPT

PPT 只是一個信息傳遞的工具。

在更早的時候， Word 扮演了更為重要的角色。畢竟，寫東西這種事，從孩童開始我們就在接受訓(xùn)練；等到工作，可以說是駕輕就熟。

但是，隨著信息越來越多，信息的內(nèi)容越來越多元，有兩個問題出現(xiàn)了：

第一，對聽眾或讀者來說，純粹閱讀文字難以集中精力；

第二，對表達觀點的人來說，很多內(nèi)容確實需要結(jié)合圖文，甚至是視頻，才能說清楚講明白。

于是，我們尋求另一個更為「與時俱進」的工具，這時候，我們轉(zhuǎn)向了 PPT。

它更方便，丟一張圖進去，配上文字，便可成型；它更友好，讀者一頁頁接收觀點，到最后，便可得出全貌。

所以，我們可以總結(jié)出 PPT 流行的兩個根本原因：一是節(jié)省他人獲取信息的世界，二是方便制作者表達觀點。

而本質(zhì)上來說，就是為了節(jié)省制作者和聽者兩個主體的時間。

（二）時間可以分為絕對時間和相對時間

從廣義上看，做任何事情，我們都有一個「客戶」。

我研究生階段的專業(yè)是營銷學(xué)，這是某個專業(yè)課上，老師的開篇語。

在演示設(shè)計上，聽眾或者說讀者，就是我們的客戶。我們的目的，是在最短的時間內(nèi)，讓他們聽懂或看懂我們的想法。

這里的關(guān)鍵詞就是「時間」，我們有必要對它重新定義：

• 首先，時間是絕對的。一小時就是一小時，對每個人都一樣。

• 其次，時間是相對的。和喜歡的人呆一小時，就是比工作時的一小時過得更快。

第一個是絕對時間，第二個是感知時間。所以，當我們說要節(jié)省聽者的時間時，我們需要從這兩個維度來切入。

我們今天重點來聊聊絕對時間。

（三）用清晰的邏輯來減少絕對時間

要減少對他人絕對時間的占用，方法很簡單，就是換種邏輯來表達。

這里分享一個真實的故事吧。

有一天李華去找領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，她是這么開場的：

馮總，最近大家加班都有點多，工作很累，有的同事跟家里產(chǎn)生了矛盾，還有同事反映身體越來越差……

她還沒說完，領(lǐng)導(dǎo)就不耐煩了：

好了好了，你就說說想要我做什么吧。

李華馬上回答：

希望這周末部門組織一次團建，同事家人可以參加。

領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)：

好的，我知道了。

你也看到了，李華的表達其實并沒有錯。這種方式叫做「演繹法」，先說原因，再說結(jié)果，由 A 到 B ，條理清晰。

但工作的時候大家都很忙，最關(guān)心的問題就一個：你要我做什么，為什么。

所以很明顯，李華的表達可以簡單做一個轉(zhuǎn)換：

先說結(jié)果：領(lǐng)導(dǎo)，希望這周末組織一次團建，同事家人可以參加。

再說原因：主要是大家都很累，甚至產(chǎn)生了一些家庭矛盾和健康問題，希望您能同意。

表面上這是談話技巧，本質(zhì)上它是換位思考。

（四）這種思考邏輯叫做金字塔原理

這種思考邏輯，用一個高端點的說法，叫做：金字塔原理。

先從結(jié)論說起，先說中心思想，然后再向前推演。

我對金字塔原理的理解，分為兩個部分。

• 第一部分關(guān)于形式，也就是總分關(guān)系的邏輯展示。

• 第二部分關(guān)于內(nèi)涵，即表達的「結(jié)果-原因」導(dǎo)向。

這種方法反映到 PPT 里，則分別對應(yīng)了它整體的展現(xiàn)形式和邏輯架構(gòu)。

1. 形式上。

PPT 的結(jié)構(gòu)可分為三個部分，分別是：

• 封面頁：說明主題。
  

• 目錄（導(dǎo)航）頁：呈現(xiàn)進展。
  

• 內(nèi)容頁：表達觀點。
  

其中比較重要的是目錄（導(dǎo)航頁），說清楚觀點講到哪了。

↑ 導(dǎo)航設(shè)計

2. 內(nèi)涵上。

在單頁內(nèi)容的表達上，盡量遵循先說結(jié)果，再談原因的方法。

比如某頁 PPT 要呈現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘的發(fā)現(xiàn)，那么可以先說明結(jié)果，再通過圖表和一小段解釋文字來論證。

聽眾看到標題便能得到觀點，如果感興趣就繼續(xù)聽解釋，如果不感興趣則可以玩會手機。例如下面這個案例：

↑ 標題說明觀點，圖文進行解釋

摘自《中國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展報告2015》（國雙）

3.「重復(fù)」原則的運用。

更進一步，內(nèi)涵和形式也可以得到同一。

很多朋友喜歡制造驚喜，喜歡讓每一頁都不一樣。但對于接收者來說，這就犯難了：每一頁都要去找你的論點。

其實不如簡單點，讓內(nèi)容都統(tǒng)一一個版式，大家都輕松。

這個背后對應(yīng)著設(shè)計的一個原則，那就是「重復(fù)」。

視覺要素在對應(yīng)的部分重復(fù)出現(xiàn)，使得整體效果一致。

↑ 頁面統(tǒng)一

（五）推薦兩個工具：Xmind 和 手繪

前面講的是道，下面我們說說術(shù)。

一方面，這需要我們對內(nèi)容十分熟悉，畢竟只有自己清晰，才能表達清楚。

另一方面，我們可以借助于一些工具把邏輯提取出來。

這里分享兩個：

第一個是思維導(dǎo)圖工具。

在制作 PPT 前，通過思維導(dǎo)圖工具將整體框架提出來，這樣我們能夠馬上得到金字塔原理中的「結(jié)果」和「原因」。

這里推薦桌面版的 Xmind，操作簡單，效果美觀。

其他類似的工具還有：

• 網(wǎng)頁版：百度腦圖。

• 手機端：MindNode，Xmind。
  

↑ Xmind

第二個是手繪。

我們可以在本子上畫出一個個類似于 PPT 比例的矩形，然后將每頁大概的內(nèi)容填充進去，可以不用太具體，自己知道即可。

這背后的邏輯也類似于思維導(dǎo)圖，讓自己在開始前胸有成竹。

↑ 手繪 PPT

用一句話來總結(jié)今天的內(nèi)容：

先讓自己思路清晰，再借助 PPT 來呈現(xiàn)「結(jié)果」到「原因」的邏輯，最后減少對他人絕對時間的占用。

如此，皆大歡喜。

劃重點

• 概念：時間分為絕對時間和相對時間。

• 方法一：表達盡量遵循「結(jié)果-原因」邏輯。

• 方法二： PPT 中我們需要重視導(dǎo)航頁的設(shè)計，讓觀眾知道講到哪了。

• 方法三：內(nèi)容頁盡量統(tǒng)一，讓他人能馬上抓住核心觀點。

• 方法四：開始制作 PPT 前可以借助 Xmind 等思維導(dǎo)圖工具梳理結(jié)構(gòu)。

我是尾巴

其實今天聊的內(nèi)容，也可以用到我們平時的溝通上。比如寫郵件，先說結(jié)果，希望他人做什么事，再說原因；比如發(fā)微信，不要一上來就「在嗎在嗎」，直接說內(nèi)容，你有內(nèi)容我才在。

道理都是相通的，畢竟都是表達。

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