稱謂語指交際中，說話人用來指稱說話對象的詞語。人際間的相互稱呼語（也叫稱謂語）是日常交往最經常發(fā)生的溝通人際關系的信號和橋梁，通過稱謂可以反映出人們之間的關系。普遍的觀點是將稱謂語二分，即親屬稱謂和社會稱謂，親屬稱謂的概念比較固定，而社交稱謂則在一定的場合內不斷改變，社交關系有業(yè)緣關系、地緣關系和頭銜關系，與此相應就有不同的稱呼。

秘書與熟悉的人接觸交往時，可直接稱呼其姓名，對有職務、職稱的熟人，則可在職務、職稱的前面加上其姓名或姓，如“李教授”、“王局長”、“侯市長”；有的人有職務也有職稱，該運用疏密來稱呼應視具體情況而定，如涉及學術、科研、技術方面的工作，則可稱呼其職稱，如果涉及行政事務，則可呼其職務、職稱，如人們一般不呼“黃助教”、“韋講師”、“劉護士”等稱呼，遇到這種情況可直呼其名，或稱呼“老馬”、“小趙”等稱呼。

一般地，對陌生人可以稱呼“同志”、“先生”、“小姐”、或“師傅”等，這是一種籠統(tǒng)的稱呼，一般伴隨目光指向對方或近距離特定環(huán)境來指明稱呼對方，以引起對方的注意，表示禮貌。當然，這種稱呼要符合民風民俗，比如“師傅”在北京較時髦，而在成都則不用。又如“小姐”在大陸有些流行，而在香港則容易使人聯想到夜總會，產生一種不愉快的感覺，餐飲業(yè)的年輕女子不喜歡別人這樣稱呼她，于是“姐姐”稱呼就流行了起來。秘書遇到不知名的同事、長輩、領導的配偶，第一次見面可以問“我該怎么稱呼您？”或“您好”等問候語做跳板。對不太熟悉但是經常見面的人常常不用任何稱呼，可代之以點頭致意或微笑或揮揮手。

從語言學角度講，人稱代詞有第一人稱、第二人稱和第三人稱，隨著語境的變化，人稱在不斷的變化。從嚴格意義上講，人稱代詞不屬于稱謂語，它只是代名詞，但作為社會交際中的一種特殊稱呼形式，離開了它，秘書的表達就會嚴重受到影響，所以，秘書應掌握人稱代詞這類特殊的稱謂語。

秘書向對方介紹或稱呼自己則用自稱形式，秘書常用的自稱語有：一是第一人稱代詞，即用我、我們、自己、本人來表達。二是用表明自己身份的稱謂語自稱，即秘書視自己相對于對方的身份來稱呼自己，對領導用“部下”、“下屬”自稱，以表示謙恭、誠懇。三是用特殊謙語自稱，比如“在下”、“敝人”、“愚兄”等，著多用于書面語，這些稱呼在以前運用較多。當然，自稱是自我表露的一種直接語言形式，它突出和強調自我，顯示個性，說話時常常以“我認為”、“我希望”、“我建議”等形式出現，這是社交中的忌諱，從謙虛的角度講，秘書應少用第一人稱的“我”稱呼自己。

他稱是秘書對聽說雙方之外第三方的稱謂，這種稱呼涉及面很廣，可指人和物，主要有一下幾種形式的稱謂語。一是第三人稱代詞。這是最基本的形式。比如他、它、她，他們、她們、它們、別人、旁人、他人、人家等稱謂語。二是親屬稱。這里主要指秘書社交、工作場合用來稱呼對方或自己親屬成員的他稱，稱呼對方父母為“令尊”、“令堂”，稱對方子女為“令愛”、“令郎”；謙稱自己的父母為“家父（母）”、“家嚴”、“家慈”等。三是姓名稱、職業(yè)稱、職務稱、職銜稱等。

對稱語是在交際中秘書對交際對象的稱呼。秘書對稱的形式應根據雙方的關系而定，總的要求是禮貌、得體。 

姓名稱。即直接稱呼對方的姓名，也可以單稱姓或單稱名，在單稱姓時，一般都要在姓前加“老”、“小”等詞頭。秘書根據不同的場合、關系、身份來確定。一般地講，對上級和長輩不宜直呼其名，可采用姓名加上身份名詞組成的稱謂，如王局長、趙經理、王老；如果雙方關系很密切，可只稱名不稱姓，單字名在社交場合一般不用，它用于情侶之間或很親近的人之間；如果對方沒有適合代表其身份或地位的稱呼，則多用“老”或“小”加其姓，如“小張”、“老李”，復姓則可直接稱其姓。 

職業(yè)、職務、職稱、職銜稱。秘書稱呼對方的職業(yè)、職務、職稱、職銜時，可以單稱，如“醫(yī)生”、“老師”、“局長”等等。這種稱呼在人多的情況下還要借助秘書的眼神的等體態(tài)語指向所要稱呼的人。也可以在職業(yè)、職務、職稱、職銜前加姓，這是一種最普遍、最容易被人們接受的稱呼?？傊?，單稱職務、身份比較莊重，后面加通稱則顯得客氣、正規(guī)，前面加姓稱既表尊重對方又有親近感。連姓名帶職稱顯得過于直率、生疏和不禮貌。 

通稱。通稱是社會的普遍流行的對某一類人的稱呼，如對不認識的人可稱“先生”、“小姐”、“同志”。 

第二人稱代詞稱謂。比如：“你”、“你們”，尊稱為“您”、“您們”等。 親屬稱。除秘書自身的親屬，對鄰居及不熟悉、不認識的長輩可采用親屬稱，他們雖不是秘書的親屬，但通過這種親切的稱呼可以進一步聯絡感情，融洽關系。這種非親屬使用親屬稱呼，表現出秘書對他人的尊重、敬意和禮貌。