第1招如何快速把數(shù)據(jù)的單位從元轉(zhuǎn)換為萬(wàn)元

若單元格內(nèi)容帶有公式，復(fù)制粘貼的時(shí)候需要用到選擇性粘貼，介紹一個(gè)非常有用的技巧，我們工作中經(jīng)常會(huì)遇到把以“元”為單位的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為“萬(wàn)元”為單位的數(shù)據(jù)，這個(gè)時(shí)候就需要用到選擇性粘貼，如果數(shù)據(jù)多行多列，怎么辦呢？如果一個(gè)個(gè)單元格用公式那也得復(fù)制粘貼多次，太麻煩了。例如：把表1的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為以萬(wàn)為單位，

表1

在數(shù)據(jù)區(qū)域旁邊任意一個(gè)空白單元格輸入10000，選中復(fù)制，然后選擇性粘貼，選擇運(yùn)算的“除”，就得到想要的結(jié)果，如圖1：

圖1

第2招如何批量輸入求和公式

如圖2，有多個(gè)項(xiàng)目要匯總數(shù)據(jù)，如何批量將需要求和的單元格輸入公式呢？如果一行行輸入公式，當(dāng)需要求和的行數(shù)很多時(shí)，效率就比較低了，這里介紹快捷鍵【alt+=】批量輸入求和公式。

圖2

操作方法：先選中要求和的第一個(gè)區(qū)域，按住ctrl鍵，再選中其他要求和的區(qū)域，按【alt+=】就可以實(shí)現(xiàn)。

如果要求和的數(shù)據(jù)沒(méi)有空值，如圖3：

圖3

全部選中數(shù)據(jù)，按F5快捷鍵，定位條件選擇空值，這樣可以快速選中要求和的單元格，再按【alt+=】。

第3招文本與數(shù)字格式的相互批量轉(zhuǎn)換

如果數(shù)據(jù)格式是文本格式，只能計(jì)數(shù)，不能做求和等運(yùn)算，需要轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式才可以。如果只是一個(gè)單元格文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字，只需刪掉單元格數(shù)據(jù)前面的單引號(hào)，如果是一列或多列文本數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，最簡(jiǎn)單的方法用【Ctrl + Shift +向下鍵】，再用【Ctrl + Shift +向右鍵】選中需要轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的數(shù)據(jù)區(qū)域，點(diǎn)擊下拉框轉(zhuǎn)換為數(shù)字。如圖4：

圖4

文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字還有一種常用的方法，就是把文本數(shù)據(jù)乘以1,除以1或者+0，-0，如圖5,A列是文本格式的數(shù)據(jù)，B列通過(guò)乘以1得到數(shù)字格式的數(shù)據(jù)。

圖5

反過(guò)來(lái)，數(shù)字格式要轉(zhuǎn)換為文本格式，如果只有一個(gè)單元格，在數(shù)據(jù)前面加單引號(hào)，記住，一定是英文狀態(tài)下的單引號(hào)。如果要把一列數(shù)據(jù)由數(shù)字格式轉(zhuǎn)換為文本格式，用分列功能實(shí)現(xiàn)，前兩步選擇默認(rèn)的選擇項(xiàng)，第三步把默認(rèn)的“常規(guī)”改為“文本”。如圖6到8。

圖6

圖7

圖8

點(diǎn)擊“完成”即可。

第4招利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證防止重復(fù)錄入相同的內(nèi)容

比如，要在A列輸入數(shù)據(jù)，為了防止數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，可以用數(shù)據(jù)驗(yàn)證定義，如圖9：

圖9

這樣，如果數(shù)據(jù)重復(fù)錄入了就會(huì)提示圖10錯(cuò)誤：

圖10

第5招對(duì)齊兩個(gè)字的名字

為了對(duì)稱(chēng)美觀，在對(duì)齊兩個(gè)字名字的時(shí)候，很多人會(huì)在兩個(gè)字的中間敲空格鍵，其實(shí)用分散對(duì)齊就可以。選中需要設(shè)置對(duì)齊的單元格區(qū)域，按【Ctrl+1】設(shè)置單元格格式，點(diǎn)擊對(duì)齊水平對(duì)齊分散對(duì)齊（縮進(jìn)）即可，如圖11：

圖11

第6招將單元格數(shù)字變成條形圖

用數(shù)據(jù)條可以清晰看到數(shù)據(jù)的大小，不需要通過(guò)制作圖表就能看出來(lái)，如圖12：

圖12

如果只想顯示數(shù)據(jù)條，不顯示數(shù)字，在編輯格式規(guī)則時(shí)在“僅顯示數(shù)據(jù)條”前面方框內(nèi)打勾，如圖13。

圖13

第7招神奇的快速填充

正如每個(gè)人都有不同的脾氣一樣，Excel單元格也有它的“脾氣”，在數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候需要了解單元格的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)錄入要規(guī)范，如果不規(guī)范，后續(xù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析會(huì)非常麻煩。經(jīng)常有人問(wèn)到因?yàn)殇浫氲臄?shù)據(jù)不規(guī)范，要提取數(shù)字和字符串，用公式比較復(fù)雜，難以理解，如果你的Excel版本是2013或以上版本，用快速填充功能秒秒鐘就可以搞定。這個(gè)功能智能到讓你驚嘆，強(qiáng)大到足以讓分列功能和文本函數(shù)下崗，看完下面幾個(gè)案例就能體會(huì)到。

1、提取數(shù)字和字符串

如果要將圖14中的字符串中的數(shù)字提取出來(lái)，由于原數(shù)據(jù)缺乏規(guī)律，無(wú)法使用Left、Right、Mid、Find等文本函數(shù)來(lái)提取。使用“快速填充”功能則分分鐘搞定。

圖14

圖15

2、提取身份證的出生日期

要把圖16中A列身份證的出生日期提取出來(lái)，用函數(shù)和分列都可以實(shí)現(xiàn)，用快速填充更快，先設(shè)置B列單元格格式為日期格式，在B1輸入A1的出生日期19892-12-05，按快捷鍵【Ctrl+E】就可以迅速填充所有A列身份證的出生日期。

圖16

3、多列合并

例如，要把圖17的A列和B列合并，通常用&連接，只要在C1單元格輸入A1和B1的內(nèi)容，按快捷鍵【Ctrl+E】就可以快速合并。

圖17

4、向字符串中添加字符

要把圖18中A列的電話(huà)號(hào)碼區(qū)號(hào)、總機(jī)、分機(jī)號(hào)碼用-隔開(kāi)，把A1,A2內(nèi)容復(fù)制粘帖到B1和B2單元格，并在區(qū)號(hào)、總機(jī)、分機(jī)之間添加分隔符-，在B3單元格按快捷鍵【Ctrl+E】就可以快速填充A列其他單元格的內(nèi)容。

圖18

需要提醒的是，如果只是在B1單元格輸入對(duì)應(yīng)A1的內(nèi)容，在B2單元格按快捷鍵【Ctrl+E】得到的都是B1的內(nèi)容，這里需要輸入2次快速填充才能理解你的意圖。

5、快速填充功能組合

“快速填充”功能不僅可以實(shí)現(xiàn)批量提取的效果，而且在提取的同時(shí)還可以將兩列單元格的不同內(nèi)容合并起來(lái)。例如提取圖19中省市中的市，提取街道中的號(hào)碼，將兩者合并為新的地址，同樣可以利用“快速填充”一步到位解決這一問(wèn)題。

圖19

在C1單元格輸入成都198，按【Ctrl+E】得到的默認(rèn)是A列的城市名稱(chēng)和B列的數(shù)字。

6、調(diào)整字符串的順序

例如要把A列的中英文互換位置，在B1輸入A1的互換內(nèi)容，在B2按【Ctrl+E】就可以快速填充A列其他單元格需要互換位置的內(nèi)容，如圖20。

圖20

7、大小寫(xiě)的轉(zhuǎn)換

A列是大寫(xiě)字母，需要在B列轉(zhuǎn)換為小寫(xiě)，C列首字母大寫(xiě)，其他小寫(xiě)，只需要在B1和C1輸入相應(yīng)的內(nèi)容，按按【Ctrl+E】就可以把A列其他單元格內(nèi)容批量轉(zhuǎn)換，如圖21。

圖21

看完以上案例，是不是感覺(jué)快速填充如此“懂你”，讓你感覺(jué)這個(gè)功能真是太貼心了，就是“知心姐姐”。

作者聶春霞簡(jiǎn)介：2001年-2005年在江西移動(dòng)工作，2005年開(kāi)始就職于騰訊公司MIG運(yùn)營(yíng)商業(yè)務(wù)部，2011年開(kāi)始兼職騰訊學(xué)院Excel課程講師，2015年4月出版圖書(shū)《Excel高手捷徑：一招鮮，吃遍天》，人民郵電出版社出版，2015年12月在臺(tái)灣出版繁體字版。2017年5月出版第二版《Excel職場(chǎng)手冊(cè)：260招菜鳥(niǎo)變達(dá)人》。