最近，我們老大瘋狂的迷戀一本關(guān)于Excel使用技巧的書。

每天開晨會的時候，總是感覺他端著書給我們講讀后感的樣子，像極了電影中神父手端圣經(jīng)講上帝的樣子。只不過他要拯救的不是墮落的靈魂而是跑偏的表格。

小編我要把在晨會中學(xué)到的知識奉獻(xiàn)給你們。接下來我們要講的事，是只有在表格的戰(zhàn)場中廝殺過的人才能明白，規(guī)范創(chuàng)建表格的重要性。

在使用EXCEL表時，你有沒有犯下這“三宗罪”？

第一、把表格的標(biāo)題放在表格第一行

上圖左邊所示的標(biāo)題“員工銷量統(tǒng)計(jì)表”，無非就是告訴大家這是一張什么表，除此以外不具有任何功能。

Excel標(biāo)題行用于存儲每列數(shù)據(jù)的屬性，如“年齡”、“職務(wù)”、“銷售量”字段，是篩選和排序的字段依據(jù)。

Excel文檔的標(biāo)題可以顯示在工作薄和工作表名稱中，如下圖所示。

（E表中可以新建多個sheet，在超級表格中我們可以新建多個視圖。）

溫馨提示：

在超級表格中，表格的文件名稱我們就默認(rèn)為表格的標(biāo)題名稱。

所以

標(biāo)題可以不用占用工作表首行。

可以不用標(biāo)題占用工作表首行。

工作表首行可以不用標(biāo)題占用。

這三句話是一個意思：不要把表格的第一行，當(dāng)作是標(biāo)題行。

第二、一個單元格記錄一個屬性

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的表格是一個單元格記錄一個屬性。

Excel處理數(shù)據(jù)方面，毋庸置疑，很強(qiáng)大。它有自身的一套規(guī)則，excel很看重?cái)?shù)據(jù)屬性，一是一，二是二。

超級表格同樣也在限制列的屬性，這點(diǎn)我們和E表是一樣的，只不過我們比它多了許多的列屬性。對于收集數(shù)據(jù)的人來說，這是一項(xiàng)偉大的發(fā)明。

下圖左邊所示的金額含“元”，右邊的金額是規(guī)范的數(shù)值。

而在超級表格中，這種現(xiàn)象不會出現(xiàn)，因?yàn)橄到y(tǒng)會警告你！

溫馨提示：

超級表格中，我們可以強(qiáng)制數(shù)據(jù)提交者只能填入數(shù)字，不能填入其它。

除了數(shù)字列類型之外，我們還有許多其它列類型。

第三、忌用合并單元

在數(shù)據(jù)表中，禁止使用合并單元格。一個規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格應(yīng)該是所有單元格填滿，有一條記錄一條，每一行數(shù)據(jù)完整、結(jié)構(gòu)整齊。

上圖A列是合并單元格，表面看似很簡潔，處理數(shù)據(jù)時會遇到很多問題，同樣的，解決這些問題，也是需要一些技能才能解決。

1.公式

比如對張三的銷量進(jìn)行匯總，用公式：=SUMIF(A2:A5,A2,C2:C5)，結(jié)果為：161。顯然不正確，因?yàn)楹喜卧褚院蟮臄?shù)據(jù)，只有首個單元格有數(shù)據(jù)，其余單元格均為空白。

2.篩選

進(jìn)行篩選時，也只能得到一條記錄，比如篩選“張三”的銷量。

3.排序

如果需要按銷量來排序，會出現(xiàn)下面提示錯誤的對話框。

溫馨提示：

超級表格目前并沒有開放合并單元格的功能。

也就說，在超級表格中你不能把你的數(shù)據(jù)合并，也不會因?yàn)楹喜卧裨斐刹槐匾腻e誤。

以上就是我們今天要說的Excel的這三宗罪，不知道你是否全部中槍。其實(shí)數(shù)據(jù)源表規(guī)范化非常重要。我們只有擁有標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)源表，才能幻化出不同的分析報(bào)表。

快來超級表格，改掉你錯誤的制表習(xí)慣吧~

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