務(wù)必掌握的11個(gè)函數(shù)

上述的11種基本函數(shù)，每一種都確實(shí)非常基本，因此可能有人“全部都見過”，但可能有人對(duì)部分函數(shù)的使用方法也不太了解，下面職場(chǎng)君將一一解釋說明。

求和用SUM函數(shù)

SUM函數(shù)是一種對(duì)指定單元格區(qū)域進(jìn)行求和的函數(shù)。它是Excel中具有代表性的函數(shù)，想必知道的人非常多。

SUM函數(shù)的基本格式=SUM（單元格區(qū)域）在顯示和值的單元格輸入“SUM”，在括號(hào)內(nèi)指定計(jì)算對(duì)象單元格區(qū)域（函數(shù)中所指定的單元格區(qū)域或條件叫作“參數(shù)”）。在單元格區(qū)域內(nèi)拖動(dòng)鼠標(biāo)，就會(huì)像“A1:A3”這樣，將單元格編號(hào)（單元格區(qū)域的開始和結(jié)束）以“:”（冒號(hào)）連接的形式，輸入到參數(shù)單元格區(qū)域（區(qū)域指定方式）。

另外，要單獨(dú)指定多個(gè)單元格時(shí)，要在按下 Ctrl 鍵的同時(shí)依次點(diǎn)擊對(duì)象單元格。這樣，就會(huì)像“A1,A3”這樣，單獨(dú)的單元格地址將會(huì)以“,”隔開輸入（單獨(dú)指定方式）。單元格地址、冒號(hào)、逗號(hào)也可以用鍵盤直接輸入。單元格區(qū)域指定以后，按下Enter鍵就會(huì)顯示出和值了。

SUM函數(shù)的使用頻率很高，如果能夠掌握它的快速輸入方法就可以提高作業(yè)效率。下面列舉了3種代表性的輸入方法。①點(diǎn)擊[公式]選項(xiàng)卡的[自動(dòng)求和]按鈕

計(jì)算出單元格區(qū)域內(nèi)的最大值/最小值

求特定單元格區(qū)域內(nèi)的最大值用MAX函數(shù)，求最小值用MIN函數(shù)。

=MAX(單元格區(qū)域)

=MIN(單元格區(qū)域)

MAX函數(shù)和MIN函數(shù)都可以通過兩種指定方式來指定單元格區(qū)域。即“A1:A10”這種用“:”連接首尾單元格的區(qū)域指定方式以及“A1,A5”這種用“,”隔開并列出各單元格區(qū)域的單獨(dú)指定方式。當(dāng)然也可以兩者并用。

把不合理的數(shù)值轉(zhuǎn)換為正常值——ROUND函數(shù)

在財(cái)務(wù)的各種表中，商品數(shù)量、價(jià)格、店鋪數(shù)、人數(shù)等值中是絕對(duì)不會(huì)帶有小數(shù)點(diǎn)的。大家所處理的數(shù)據(jù)中肯定也有“不帶小數(shù)點(diǎn)的值”。但是，對(duì)這些值進(jìn)行類似“前年比1.5倍”、“70%OFF”這樣的估算后，有時(shí)結(jié)果也會(huì)出現(xiàn)帶小數(shù)點(diǎn)的值。此時(shí)，可以使用ROUND函數(shù)，將值四舍五入到任意位數(shù)。

=ROUND(單元格區(qū)域，位數(shù))

“單元格區(qū)域”用于指定四舍五入對(duì)象的單元格區(qū)域，可以指定為算式。“位數(shù)”用于指定小數(shù)點(diǎn)后的位數(shù)。如果是四舍五入到小數(shù)點(diǎn)后1位，就指定為“1”。如果是四舍五入到小數(shù)點(diǎn)后2位，就為“2”。如果是四舍五入到小數(shù)點(diǎn)以后，就指定為“0”。

變更發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)的顯示內(nèi)容——IFERROR函數(shù)

有的函數(shù)或公式會(huì)由于沒有輸入數(shù)據(jù)而導(dǎo)致報(bào)錯(cuò)。例如，從經(jīng)費(fèi)和銷售數(shù)量的實(shí)績(jī)表中計(jì)算每臺(tái)所用的經(jīng)費(fèi)，算法為“經(jīng)費(fèi)÷銷售數(shù)量”，如果“銷售數(shù)量”單元格中沒有輸入數(shù)據(jù)（空白），那么單元格中將會(huì)顯示出“#DIV/0”（除數(shù)為0錯(cuò)誤）。

如果所有看這個(gè)表格的人都對(duì)Excel的操作很熟悉，那么這樣的錯(cuò)誤信息也無妨，但是如果看表格的人對(duì)Excel并不熟悉，那么這樣的錯(cuò)誤信息就讓人感到很陌生了。此時(shí)，推薦使用IFERROR函數(shù)來把錯(cuò)誤提示改為讓人一看便知的內(nèi)容。

=IFERROR(單元格區(qū)域,報(bào)錯(cuò)時(shí)所顯示的文字)

根據(jù)計(jì)算結(jié)果變更顯示內(nèi)容——IF函數(shù)

如何寫“邏輯表達(dá)式”是關(guān)鍵，“年齡在20歲以上”、“居住地在東京”，根據(jù)這樣的“條件”來切換顯示單元格中所顯示的值時(shí)，要用到IF函數(shù)。

IF函數(shù)可根據(jù)所指定的邏輯表達(dá)式的計(jì)算結(jié)果，將兩種顯示內(nèi)容中的其中一種顯示到單元格中。

=IF(邏輯表達(dá)式，為TRUE時(shí)的顯示內(nèi)容,為FALSE時(shí)的顯示內(nèi)容)

使用I F函數(shù)時(shí)的關(guān)鍵是“邏輯表達(dá)式”。所謂邏輯表達(dá)式，就是使用“=”、“<”、“>”這些用于進(jìn)行比較的符號(hào)（運(yùn)算符）所進(jìn)行的提問。

例如，“A1=10”這個(gè)邏輯表達(dá)式，是對(duì)“單元格A1的值是否等于數(shù)值10”所進(jìn)行的提問。當(dāng)該表達(dá)式成立時(shí)，也就是單元格A1的值等于10時(shí)，計(jì)算結(jié)果為“TRUE”（正確），IF函數(shù)將會(huì)顯示第二參數(shù)中所指定的“為TRUE時(shí)的顯示內(nèi)容”。另外，當(dāng)單元格A1的值不為10時(shí)，則計(jì)算結(jié)果為“FALSE”（錯(cuò)誤），IF函數(shù)將會(huì)顯示第三參數(shù)中所指定的“為FALSE時(shí)的顯示內(nèi)容”。

可在邏輯表達(dá)式中進(jìn)行指定的比較運(yùn)算符如下表所示，以及什么時(shí)候?yàn)門RUE都可從下表中獲知。

按月計(jì)算出每日銷量總數(shù)——SUMIF函數(shù)

在進(jìn)行銷售管理或者庫存管理、商品企劃等時(shí)，有時(shí)會(huì)使用到對(duì)各銷量按日期順序羅列出的數(shù)據(jù)一覽來計(jì)算某個(gè)時(shí)期的總數(shù)，比如按周或按月。

這種情況下使用SUMIF函數(shù)是極為方便的。正如其名，SUMIF函數(shù)是將SUM函數(shù)和IF函數(shù)組合后的函數(shù)，使用SUMIF函數(shù)，可以計(jì)算出只滿足特定條件的值的總和。例如，對(duì)“6月的銷售數(shù)量”、“在東京的銷售金額”、“各店鋪的銷售金額”等簡(jiǎn)單就能完成總數(shù)的計(jì)算。

對(duì)只符合多個(gè)條件的數(shù)據(jù)求和——SUMIFS函數(shù)

在數(shù)據(jù)求和或者數(shù)據(jù)分析、市場(chǎng)營(yíng)銷研究等工作中，SUMIFS函數(shù)是最重要的函數(shù)之一。熟練使用之后，可以極大提高數(shù)據(jù)求和的速度。

使用SUMIFS函數(shù)，可以對(duì)只滿足多個(gè)條件的值進(jìn)行求和，如SUMIF函數(shù)中只可以指定一個(gè)用于限定求和區(qū)域的條件式，而SUMIFS函數(shù)可以指定的條件式多達(dá)127個(gè)。

從這點(diǎn)看來，SUMIFS函數(shù)可以說是SUMIF的上級(jí)函數(shù)。

=SUMIFS(求和對(duì)象區(qū)域,條件區(qū)域,條件1,條件區(qū)域2,條件2……)

下表中，使用SUMIIFS函數(shù)，從一覽表中對(duì)“商品名為臺(tái)式機(jī)PC”并且“店鋪為東京總店”的銷售總數(shù)進(jìn)行了計(jì)算，利用SUMIFS函數(shù)，對(duì)只滿足“商品名為臺(tái)式機(jī)PC”并且“店鋪為東京總店”這兩個(gè)條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行“銷售數(shù)量”的求和。實(shí)際上就是根據(jù)單元格H4、H5的值來變換求和對(duì)象。

從所有的調(diào)查問卷回答者中計(jì)算出男女人數(shù)——COUNTIF函數(shù)

對(duì)“男性/女性”、“出席/缺席”這種只具有限定種類的值的單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)時(shí)，可使用COUNTIF函數(shù)。COUNTIF函數(shù)是對(duì)滿足特定條件的單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)的函數(shù)。

=COUNTIF(區(qū)域,條件)

在“區(qū)域”中指定作為處理對(duì)象的單元格區(qū)域（將哪個(gè)單元格區(qū)域作為計(jì)數(shù)的對(duì)象）。另外，在“條件”中指定用于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)數(shù)的條件。

對(duì)滿足多個(gè)條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)數(shù)——COUNTIFS函數(shù)

對(duì)滿足多個(gè)條件的單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)可使用COUNTIFS函數(shù)。使用該函數(shù)，可指定的“用于限制計(jì)數(shù)對(duì)象的條件”最多可達(dá)127個(gè)，而COUNTIF函數(shù)只可以指定一個(gè)。從這點(diǎn)上來講COUNTIFS函數(shù)可以說是COUNTIF函數(shù)的上級(jí)函數(shù)。

=COUNTIFS(計(jì)數(shù)條件區(qū)域1,計(jì)數(shù)條件1,計(jì)數(shù)條件區(qū)域2,計(jì)數(shù)條件2……)

下圖中，使用COUNTIFS函數(shù)對(duì)如下數(shù)據(jù)進(jìn)行了計(jì)數(shù)。

? 商品名為“臺(tái)式機(jī)PC”，對(duì)象店鋪為“東京總店”的銷售數(shù)量

? 商品名為“平板電腦”，對(duì)象店鋪為“東京總店”的銷售數(shù)量

? 商品名為“PC用桌”，對(duì)象店鋪為“東京總店”的銷售數(shù)量

從產(chǎn)品編號(hào)中提取產(chǎn)品名和產(chǎn)品金額——VLOOKUP函數(shù)

使用VLOOKUP函數(shù)，可以實(shí)現(xiàn)像查找結(jié)構(gòu)。

=VLOOKUP(要查找的值,區(qū)域,列編號(hào),FALSE)

為第一個(gè)參數(shù)“要查找的值”指定查找鍵，如商品ID等，為第二個(gè)參數(shù)“區(qū)域”指定輸入了主數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域。然后，為第三個(gè)參數(shù)“列編號(hào)”指定“顯示主數(shù)據(jù)的第幾列的值”。第四個(gè)參數(shù)可以指定數(shù)據(jù)的查找方法，通常在表查找指定為“FALSE”即可。

只用文字說明可能不太好懂，我們來看一個(gè)具體的示例。下圖中，將單元格B5中所輸入的值（商品ID）作為查找key，查找主數(shù)據(jù)（單元格區(qū)域B13:D17），查找表中相應(yīng)的商品名（第二列）和單價(jià)（第三列）。

在付款通知單中自動(dòng)輸入下月的最后一天進(jìn)行計(jì)數(shù)——EOMONTH函數(shù)

向客戶請(qǐng)款時(shí)，很多時(shí)候會(huì)有“簽約當(dāng)月的月末付款”、“次月末付款”、“下下月末付款”。其中“月末”日期使用EOMONTH函數(shù)就可以簡(jiǎn)單顯示出來。

=EOMONTH(開始日期,月數(shù))

EOMONTH函數(shù)中，為第一個(gè)參數(shù)指定“起算開始日期”，為第二個(gè)參數(shù)指定“是要求開始日期后幾個(gè)月后的月末日呢”，通過月數(shù)來指定。指定為“0”的話就是當(dāng)月月末，指定為“-1”的話就會(huì)顯示上個(gè)月的月末。

《孫子兵法》有云：將莫不聞，知之者勝，不知者不勝。這同樣也適用于職場(chǎng)成功法則，熟練使用Excel的職員和普通職員在工作效率和工作質(zhì)量上可謂天壤之別。做同樣的工作，有的人用5個(gè)小時(shí)，而有的人10秒就完成了。這并不是夸大其詞，日本Excel研修講師藤井直彌的真《Excel最強(qiáng)教科書》中所講解的Excel商務(wù)實(shí)用辦公技巧，不僅能幾十倍地提高工作效率，還能大幅度減少輸入錯(cuò)誤和計(jì)算錯(cuò)誤，問世兩年印刷21次！