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文字多、數(shù)據(jù)雜？如何只用三步做出簡潔清晰的PPT

 洋洋灑灑6789 2019-11-30

從思維開始，重塑你的PPT能力


文 / 巴九靈（微信公眾號：吳曉波頻道）

自從學(xué)習(xí)了馬馺老師的PPT課后，小巴成了公司里外的“小紅人”，經(jīng)常會遇到各個同事或朋友向我請教PPT制作的相關(guān)問題。

前兩天，又有同事求助小巴。他表示，自己在工作中經(jīng)常會遇到需要圖表和大段文字說明的PPT，不知道該怎么處理。

小巴看完原稿，稍加思考，沒用多大工夫就改出了一頁，不妨來看看前后對比：


同事看完修改稿后，非常驚訝。第二頁PPT雖然沒有圖表 ，但一眼就可以看出課程體系介紹和組成結(jié)構(gòu)，而且整個頁面看起來非常美觀。他迫切地想知道小巴是如何修改這頁PPT的。

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其實學(xué)習(xí)了馬馺老師的PPT課程后，修改這樣一頁PPT并不難，主要通過分析頁面、內(nèi)容梳理、設(shè)計排版這三步來完成。


01


分析頁面

我們在PPT中放上內(nèi)容后，一般急于修改美化，其實我們要做的第一步是分析這一頁PPT要傳達什么觀點。
       

從原案例中，我們了解到這頁PPT介紹的是“6:3:1的黃金課程體系”。但這頁PPT，存在兩個問題：

第一，環(huán)形餅圖喧賓奪主。

原稿是我們工作中常見的“數(shù)據(jù)圖+文字說明”的PPT頁面，但是對內(nèi)容進行細(xì)品，你會發(fā)現(xiàn)餅圖存在的意義只是為了形象地表達“6:3:1的黃金課程體系”組成結(jié)構(gòu)。

但實際上，這個圖表呈現(xiàn)的意義不大。

第二，正文內(nèi)容重點不突出。

底部的正文是對“6:3:1的黃金課程體系”的解讀，其實這才是PPT的重點。現(xiàn)在卻因為文字過多，又在頁面底部，容易被觀眾忽略。

這兩個問題說明了大部分人做PPT的時候缺乏觀眾視角，目的性不明確。
 
所以，這頁PPT不能有效傳遞信息，我們要對它重新進行內(nèi)容梳理。


02


內(nèi)容梳理

內(nèi)容梳理的第一步，刪掉環(huán)形餅圖和頁面中的其他多余元素，只保留標(biāo)題和正文內(nèi)容。  
 

此時，我們發(fā)現(xiàn)這頁PPT的標(biāo)題是“課程體系共建：6:3:1的黃金課程體系”，正文是對該課程體系的解釋說明，包括了“60%的企業(yè)經(jīng)營能力課程”“30%的垂直行業(yè)專業(yè)課程”和“10%的企業(yè)自制課程”三個小部分。
 
這三部分內(nèi)容，有一個非常清晰的并列結(jié)構(gòu)，我們可以將它變成“小標(biāo)題+正文”的呈現(xiàn)形式：

       


通過閱讀，我們還發(fā)現(xiàn)第一部分“60%的企業(yè)經(jīng)營能力課程”中，有6大課程模塊，但是從視覺上容易被忽略。
 
于是，我們將后面的6個課程板塊單獨拿出，加上邊框。


經(jīng)過處理后，我們發(fā)現(xiàn)這頁PPT的結(jié)構(gòu)變得非常清晰了，接下來就是對它進行美化處理。


03


設(shè)計排版

很多人覺得，PPT的設(shè)計排版是一門專業(yè)能力非常強的大學(xué)問。但是學(xué)習(xí)了馬馺老師的課程后，小巴覺得排版調(diào)動的是我們的邏輯梳理能力，而不是軟件操作技巧。
 
在課程中，馬馺老師分享了設(shè)計排版的四大原則，分別是親密、對齊、重復(fù)和對比。
 
這四大原則是出自世界頂級設(shè)計大師羅賓·威廉姆斯的《寫給大家看的設(shè)計書》，他將復(fù)雜的設(shè)計排版濃縮成了這八個字，理解起來也非常簡單，那它們是如何在PPT中體現(xiàn)的呢？
 
1.親密原則
 
親密就是把意思相關(guān)的內(nèi)容排在一起。這樣，相關(guān)的內(nèi)容將會被看作是一個整體。
 
我們在第二步進行內(nèi)容梳理時，將正文內(nèi)容按“小標(biāo)題+正文”形式進行排布，就是親密原則的體現(xiàn)。

 
因為“企業(yè)經(jīng)營能力課程”“垂直行業(yè)專業(yè)課程”和“企業(yè)自制課程”三部分，被各自看作一個整體。
 
2.對比原則

對比就是營造頁面中文字或圖片的差異，讓觀眾第一眼就可以看到重點。它的呈現(xiàn)形式非常多，比如頁面元素的位置擺放、文字的字體、字號和顏色等。
 
在這個案例中，我們將主標(biāo)題進行字體加粗、字號放大，并且取了原稿中的藍色作為主色：

       

 
同樣，我們給三部分內(nèi)容中的“企業(yè)經(jīng)營能力課程”做對比處理。
 
我們加粗小標(biāo)題的字體，并且放大字號，突出“60%”這個關(guān)鍵數(shù)據(jù)，同時給小標(biāo)題添加一個藍色色塊作為襯底，把文字改為白色。
 
再給正文部分添加一個白色色塊，添加陰影效果，將正文和小標(biāo)題變成一個整體。


3.重復(fù)原則
 
重復(fù)就是PPT中的設(shè)計元素、版式和動畫的重復(fù)，目的是讓PPT看起來風(fēng)格一致。
 
因為頁面中正文的三部分內(nèi)容，屬于并列結(jié)構(gòu)，我們可以對“垂直行業(yè)專業(yè)課程”和“企業(yè)自制課程”兩部分采取相同的設(shè)計風(fēng)格。
      

 
4.對齊原則
 
對齊就是讓PPT中的文字或圖片，按照一條參照線進行排列，給人有序不亂的感覺。
 
我們將正文的三部分內(nèi)容放到原先的背景中，進行縱向排版，保持每部分內(nèi)容處在同一垂直位置，并且保持相等的距離，最終完成了這頁PPT的美化修改。

進行前后對比，這頁PPT的信息傳遞是不是更清晰直觀了呢？



我們通過了分析頁面、內(nèi)容梳理、設(shè)計排版三步就完成了一頁PPT的修改美化，并且讓它的信息傳遞得更直觀。

這三步，每一步都有一個目標(biāo)：

分析頁面，是為了知道這頁PPT要傳達什么信息；

內(nèi)容梳理，是為了整理頁面邏輯，選擇合理的呈現(xiàn)方式；

設(shè)計排版，是為了讓頁面看起來更美觀。

但是在實際工作中，我們遇到的PPT問題，不僅僅只有美化一頁PPT這么簡單，我們還需要面臨自己做PPT沒有思路，做的PPT沒有人愿意看，PPT都是文字、沒有創(chuàng)意等問題。
 
馬馺老師在《40講教你做出刷屏PPT》中，總結(jié)了制作PPT的5大思維，幫助你解決以上問題，并且從思維開始重塑制作PPT能力，做出能刷屏的PPT。

如果你也在工作中遇到了PPT的難題，歡迎來評論區(qū)告訴小巴。作為馬馺老師的大弟子，小巴非常樂意幫助你！

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