從公司考勤系統(tǒng)導(dǎo)出來的數(shù)據(jù)，如圖6-1所示，需要計(jì)算員工的出勤率。用函數(shù)的解決方案也能做，但相對效率低了一些，所以利用透視表進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)。

圖6-1

操作

步驟1：選中數(shù)據(jù)區(qū)域中的一個(gè)單元格，依次單擊“插入→數(shù)據(jù)透視表”，打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框，這時(shí)候會(huì)自動(dòng)默認(rèn)“表/區(qū)域”為數(shù)據(jù)區(qū)域。為了方便看到效果，把透視表建在了本表的H2單元格，如圖6-2所示。

圖6-2

步驟2：單擊“確定”按鈕后，表格右側(cè)會(huì)自動(dòng)顯示“數(shù)據(jù)透視表字段”面板。拖曳需要添加到報(bào)表的字段至區(qū)域，即把“姓名”“簽到日”拖曳到“行”，再把“簽到日”拖曳到“值”。如果你動(dòng)手操作一下會(huì)發(fā)現(xiàn)，拖曳“簽到日”到“行”之后，“數(shù)據(jù)透視表字段”面板上方的字段多了“月”字段，可將“月”拖曳至“行”，就可以實(shí)現(xiàn)按月統(tǒng)計(jì)簽到日，如圖6-3所示。

圖6-3

有了每月的出勤率統(tǒng)計(jì)就可以計(jì)算出考勤率，假如每個(gè)月滿考勤是52次，點(diǎn)選數(shù)據(jù)源所在單元格會(huì)自動(dòng)填充GETPIVOTDATA公式，如圖6-4所示。

圖6-4

公式錄入完畢后下拉填充公式，如圖6-5所示。

圖6-5

奇怪，怎么拖曳下來的數(shù)字都是一樣的?從上圖中可以看到，在J4單元格中點(diǎn)選I4單元格引用數(shù)據(jù)的時(shí)候，J4單元格公式顯示的是=GETPIVOTDATA("簽到日",$L$2,"姓名","王建斌","月",8)，而不是=I4，問題就在這里，這是透視表的抓取數(shù)據(jù)的函數(shù)，需要關(guān)閉該功能才能正常計(jì)算。

步驟3：選中透視表中的某個(gè)單元格，依次單擊“數(shù)據(jù)透視表工具→分析→選項(xiàng)→生成GetPivotData”，如圖6-6所示。

圖6-6

這時(shí)再在J4單元格中使用點(diǎn)選的方式引用I4單元格，即可以I4格式顯示，如圖6-7所示。

圖6-7

計(jì)算完成后，考勤率以小數(shù)的格式顯示，可修改單元格格式以百分比格式顯示，如圖6-8所示。

圖6-8

步驟4：如果再做成柱形圖，就很容易看出這個(gè)員工在每月的考勤率了，原來9月、10月考勤率最低。注意按住Ctrl鍵選取灰色部分的數(shù)據(jù)，插入柱形圖，如圖6-9所示。

總結(jié)： Excel表格中引用透視表的單元格數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)引用GETPIVOTDATA函數(shù)來實(shí)現(xiàn)“動(dòng)態(tài)”的引用，簡單地說就是透視表發(fā)生變化的時(shí)候，依然引用對應(yīng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，但遇到本例的情況就需要取消此功能，這也是透視表新手容易忽視而又不知道如何解決的問題。

圖6-9