引 言

1 范圍

2 規(guī)范性引用文件

DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

DA/T 38 檔案級可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+R技術要求和應用規(guī)范

DA/T 39 會計檔案案卷格式

DA/T 70 文書類電子檔案檢測一般要求

3 術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1電子會計資料 electronic accounting document

注: 電子會計資料包括以電子形式存在的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。其中,財務會計報告包括企業(yè)財務會計報告、政府會計主體的財務報告和決算報告、民間非營利組織財務會計報告,以及其他會計主體的財務會計報告。

3.2電子會計檔案 electronic accounting archive

3.3會計核算系統(tǒng) accounting system

3.4業(yè)務系統(tǒng) business system

3.5電子會計檔案管理信息系統(tǒng) electronic accounting archives management information system

4 管理原則和要求

4.1 單位應加強電子會計檔案管理工作,建立和完善電子會計資料的形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等管理制度,采取可靠的安全防護技術和措施,保證電子會計檔案在傳遞及存儲過程中的真實性、完整性、可用性和安全性。

4.2 單位應將電子會計檔案管理工作納入會計人員、檔案人員、相關業(yè)務人員崗位職責和績效考核。

4.3 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統(tǒng)稱單位會計管理機構)負責應歸檔的電子會計資料收集、整理、歸檔等工作,定期向單位的檔案管理機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機構)移交。

4.4 單位檔案管理機構負責電子會計檔案保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等工作,并對電子會計資料的收集、整理、歸檔等進行指導和監(jiān)督。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理電子會計檔案。

4.5 單位的信息技術機構應在相關會計核算系統(tǒng)及業(yè)務系統(tǒng)規(guī)劃、分析、設計、實施、運維等過程中落實電子會計資料歸檔要求,將電子會計資料歸檔要求在會計核算系統(tǒng)及業(yè)務系統(tǒng)中予以實現(xiàn),提供信息技術支持,并負責電子會計檔案管理信息系統(tǒng)的運行維護。

4.6 單位應加強電子會計檔案的安全保密管理,涉密電子會計資料和電子會計檔案管理按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。

4.7 符合國家有關規(guī)定形成(或接收)并按照本文件管理的電子會計資料,可僅以電子形式歸檔保存。

5 電子會計檔案管理流程

圖1 電子會計檔案管理流程

6 電子會計資料的形成

6.1 內(nèi)部形成的電子會計資料應經(jīng)過經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序,內(nèi)容及元數(shù)據(jù)齊全完整。元數(shù)據(jù)的結構、內(nèi)容等見附錄A。

6.2 電子會計資料應形成相應格式的獨立的電子文件進行歸檔。

6.3 內(nèi)部形成的電子會計資料應按一定的時間和單元輸出歸檔電子會計資料,文件大小應便于管理和利用,各類電子會計資料輸出時間及格式應符合以下要求。

a) 內(nèi)部形成的電子會計憑證應在辦理完畢后輸出成歸檔電子會計憑證,并在輸出信息中體現(xiàn)相關聯(lián)電子會計憑證間的關聯(lián)關系。從外部接收的電子會計憑證一般以原格式歸檔。如原格式不符合歸檔要求,應將專用軟件一并歸檔,或?qū)⒃袷睫D換為符合歸檔要求的格式,原格式與符合歸檔要求格式的電子會計資料一并歸檔。

b) 電子會計賬簿可按月、季、年等周期定期輸出歸檔電子會計賬簿,輸出周期可根據(jù)數(shù)據(jù)量大小確定。

c) 電子財務會計報告可按會計期間輸出歸檔電子財務會計報告。

6.4 版式電子會計資料歸檔推薦使用OFD格式,不具備應用OFD格式條件的單位可使用PDF格式或其他符合長期保存要求的版式格式。為方便解析和統(tǒng)計,可同步輸出類XML描述文件歸檔。

7 電子會計資料的收集

7.1 電子會計資料歸檔范圍見附錄B,各單位可參考但不限于附錄B確定本單位電子會計資料歸范圍。

7.2 屬于歸檔范圍的電子會計資料及其元數(shù)據(jù)應由會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)傳輸至電子會計檔案管理信息系統(tǒng),傳輸過程安全可控。電子會計檔案元數(shù)據(jù)方案見附錄A。

7.3 電子會計資料收集一般通過接口在線自動收集,接口方案見附錄C。

7.4 電子會計資料收集時應梳理電子會計資料的來源,歸檔電子會計資料與來源系統(tǒng)對照關系可參照表1。

表1 歸檔電子會計資料與來源系統(tǒng)對照表

7.5 電子會計資料收集時應按照DA/T70有關要求進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測。經(jīng)檢測合格的電子會計資料方可登記進入電子會計檔案管理信息系統(tǒng)。檢測不合格的,應重新收集并在檢測合格后登記進入電子會計檔案管理信息系統(tǒng)。

7.6 檢測合格的電子會計資料應根據(jù)附錄B劃定保管期限。電子會計檔案保管期限分為永久和定期,定期一般為10年和30年,從會計年度結束后的第一天算起。附錄B中的電子會計檔案保管期限為最低保管期限,各單位可根據(jù)工作需要選擇更高的保管期限。

7.7 各單位電子會計檔案的具體名稱如有同附錄B所列名稱不一致的,應比照類似檔案的保管期限辦理。

8 電子會計資料的整理

8.1 整理時間

8.2 原則

8.3 分類

8.3.1 制定分類方案

8.3.2 電子會計檔案分類原則

電子會計檔案分類原則如下。

a) 按會計資料形式分類:即按會計資料的內(nèi)容形式分類。一般分為會計憑證、會計賬簿、財務會

計報告、其他會計資料4類。

b) 按會計年度分類:即按會計檔案針對的會計年度分類。

c) 按保管期限分類:即按會計檔案的保管期限分類。

d) 按組織機構分類:即按會計檔案形成的組織機構分類。一般用于總預算會計單位的會計檔案分類。

e) 按會計類型分類:即按會計檔案反映的會計類型分類。一般用于稅務機關的會計檔案分類。

8.3.3 分類方法

推薦使用的分類方法及適用性如下。

a) 會計資料形式·會計年度·保管期限分類法,具體見附錄D的D.1,適用于中、小型單位,即會計檔案的年形成量不大的單位,也是目前大多數(shù)單位采用的方法。

b) 會計年度·會計資料形式·保管期限分類法,具體見D.2,適用于預算單位。

c) 會計年度·組織機構·會計資料形式·保管期限分類法,具體見D.3,適用于多個部門產(chǎn)生會計檔案的單位以及各級總預算單位。

d) 會計年度·會計類型·會計資料形式·保管期限分類法,具體見D.4,適用于專業(yè)性強的各級稅務機關。

8.3.4 分類號設置

8.4 電子會計憑證的組件、組卷及排列

8.4.1 電子會計憑證按記賬憑證號組件,記賬憑證及其附帶的原始憑證、其他附件等組成一件。件內(nèi)按記賬憑證、原始憑證、其他附件的順序排列。

8.4.2 電子會計憑證一般按時間組卷,即將電子會計憑證按適當?shù)臅r間周期組卷,卷內(nèi)電子會計憑證按憑證號先后順序排列。實行電子會計憑證分類的,按類型結合時間組卷,不同類型的電子會計憑證不應組成一卷。

8.4.3 電子會計憑證案卷按時間先后順序排列。實行電子會計憑證分類的,電子會計憑證案卷按類型結合時間順序排列。

8.4.4 同一記賬憑證號的會計憑證存在不同記錄形式時,可分別按照不同記錄形式進行整理,并以元數(shù)據(jù)的方式記錄其關聯(lián)關系。如記賬憑證為電子形式、原始憑證為紙質(zhì)形式時,記賬憑證按電子檔案形式整理,成為一件電子檔案;原始憑證以紙質(zhì)檔案形式整理,成為一件紙質(zhì)檔案。同時,在記賬憑證的相應元數(shù)據(jù)中注明其原始憑證號,在原始憑證適當位置注明其對應記賬憑證號。

8.5 電子會計賬簿的組件、組卷及排列

8.5.1 電子會計賬簿根據(jù)6.3按科目、會計周期,結合單個電子文件可存儲的數(shù)據(jù)量組件。其中,電子固定資產(chǎn)卡片按固定資產(chǎn)編號組件,同一固定資產(chǎn)編號的電子固定資產(chǎn)卡片組成一件。

8.5.2 電子會計賬簿應在一個會計年度內(nèi)按類型定期組卷。卷內(nèi)電子會計賬簿按形成時間先后順序排列。

8.5.3 不同類型的電子會計賬簿按總賬、明細分類賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、固定資產(chǎn)卡片、其他輔助賬簿的順序排列,同一類型的電子會計賬簿按時間順序排列。

8.6 電子財務會計報告及其他電子會計資料的組件、組卷及排列

8.6.1 電子財務會計報告按類型結合周期組件。不同類型、不同周期的報告不應組成一件。

8.6.2 電子財務會計報告按月報、季報、半年報、年報分別組卷。卷內(nèi)電子財務會計報告按形成時間先后順序排列。

8.6.3 電子財務會計報告案卷按月報、季報、半年報、年報的順序排列,同一類型電子財務會計報告案卷按時間先后順序排列。

8.6.4 除前述外的其他電子會計資料按類別結合時間整理組卷,不同類別和保管期限的電子會計資料不應組成一卷。卷內(nèi)電子會計資料按形成時間順序排列。

8.7 編號

9 電子會計資料的歸檔

9.1 經(jīng)整理的電子會計資料在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管1年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應經(jīng)單位檔案管理機構同意,但最長不超過3年。臨時保管期間,電子會計檔案的保管應符合國家檔案管理的有關規(guī)定,且出納人員不應兼管電子會計檔案。

9.2 單位檔案管理機構在接收電子會計檔案時應按照DA/T70有關要求進行檢測,檢測合格后方可接收。

9.3 電子會計檔案移交與接收時,雙方應通過線上或線下及時辦理交接手續(xù)。

10 電子會計檔案的保管

10.1 定期評估

10.2 遷移評估

10.3 存儲

10.3.1 電子會計檔案應實施在線和離線存儲。在線存儲按電子會計檔案管理系統(tǒng)運行要求實施。離線存儲載體應具有較好的耐久性,按優(yōu)先順序依次為一次性寫光盤、磁帶、硬磁盤等。

10.3.2 重要電子會計檔案應進行一式三套離線存儲,三套離線存儲載體宜分開保管,有條件的單位應進行異地備份。

10.3.3 離線存儲載體管理按照DA/T15和DA/T38給出的要求進行。

10.3.4 離線存儲應按照保管單位和存儲載體容量進行信息組織。應支持導入后形成交接憑據(jù),交接憑據(jù)的要求參見《電子檔案移交與接收辦法》,不能用運維備份的信息組織方式進行離線存儲,更不能用系統(tǒng)備份文件代替離線存儲文件。

10.3.5 對離線存儲電子會計檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗,抽樣率不低于10%,發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施。

10.3.6 對磁性載體上的電子檔案,應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

11 電子會計檔案的統(tǒng)計單位應按照國家檔案統(tǒng)計要求及本單位實際需要,對電子會計檔案進行統(tǒng)計。

12 電子會計檔案的利用

12.1 單位應制定利用電子會計檔案的權限規(guī)定,權限設置應科學、合理,并在電子會計檔案管理信息系統(tǒng)中實施。當超出權限利用檔案時,應進行審批。

12.2 單位應保證電子會計檔案在利用過程中不被篡改。

12.3 電子會計檔案可根據(jù)授權提供在線或離線利用,利用過程應通過日志或其他方式形成記錄,記錄信息包括利用人、利用時間、利用方式、利用電子會計檔案名稱、檔號等。利用過程信息應作為電子會計檔案元數(shù)據(jù)進行保存。

13 電子會計檔案的定期鑒定及處置

13.1 單位應定期對已到保管期限的電子會計檔案進行鑒定,形成鑒定意見書。

13.2 電子會計檔案鑒定工作應由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、信息技術、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。

13.3 經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的電子會計檔案,應重新劃定保管期限;經(jīng)鑒定可以銷毀的電子會計檔案,按照以下程序銷毀。

a) 由單位檔案管理機構輸出電子會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀電子會計檔案的名稱、冊數(shù)、起止年度、檔號、應保管期限、已保管期限、應銷毀時間等內(nèi)容。

b) 單位負責人、檔案管理機構負責人、檔案管理機構經(jīng)辦人在電子會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

c) 單位檔案管理機構負責組織電子會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷,銷毀完成后監(jiān)銷在銷毀清單上簽字。電子會計檔案銷毀應通過物理刪除的方式進行,并進行不可恢復性驗證,銷毀清冊及記錄宜輸出紙質(zhì)文件永久保存。

13.4 保管期滿但未結清債權債務或涉及其他未了事項的電子會計檔案不應銷毀,應單獨抽出立卷或轉存,直至未了事項完結為止。單獨抽出立卷或轉存的電子會計檔案,應在電子會計檔案鑒定意見書、電子會計檔案銷毀清冊和電子會計檔案保管清冊中列明。

13.5 單位按照國家有關規(guī)定及時將應進館的電子檔案及其元數(shù)據(jù)移交進館。移交方法參見《電子檔案移交與接收辦法》。

14 元數(shù)據(jù)管理

14.1 在電子會計資料歸檔和電子會計檔案管理過程中應同時捕獲、歸檔和管理元數(shù)據(jù)。

14.2 系統(tǒng)開發(fā)時應對元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點進行規(guī)劃,明確會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、電子會計檔案管理信息系統(tǒng)需捕獲的元數(shù)據(jù)項及其捕獲方式,具體見附錄A。

14.3 應對電子會計檔案元數(shù)據(jù)進行完善,具體見附錄A,確保元數(shù)據(jù)能夠規(guī)范、客觀、準確地描述電子會計檔案的主題內(nèi)容與形式特征。電子會計檔案背景、結構和管理過程元數(shù)據(jù)不應修改。

15 會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)及電子會計檔案管理信息系統(tǒng)建設

15.1 單位會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)建設要求單位在會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)建設時應充分考慮電子會計資料以下歸檔要求。

a) 選擇適宜的電子會計資料存儲格式,以便于向電子會計檔案存儲格式轉換。為保證電子會計資料的順利歸檔,系統(tǒng)實施時盡可能采用符合歸檔要求的數(shù)據(jù)結構和文件存儲格式作為系統(tǒng)運行時的文件存儲格式。如確無法采用符合歸檔要求的格式,應在系統(tǒng)實施時對所使用的數(shù)據(jù)結構和文件格式進行可轉換性評估,評估為無法轉換或風險較大的業(yè)務系統(tǒng)應謹慎使用。

b) 對電子會計資料在會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點與元素進行規(guī)劃,將應由會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)捕獲的電子會計資料元數(shù)據(jù)全部形成并捕獲。有關要求見附錄A。

c) 根據(jù)系統(tǒng)技術架構選擇可行的電子會計資料輸出方式,具體見附錄C。

d) 確定會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)生成電子會計資料歸檔時的數(shù)據(jù)包格式。

15.2 電子會計檔案管理信息系統(tǒng)功能

電子會計檔案管理信息系統(tǒng)功能應符合附錄E的規(guī)定。

15.3 會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)與電子會計檔案管理信息系統(tǒng)銜接電子會計資料歸檔和電子會計檔案管理一般通過電子會計檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn),也可通過在會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)中設計電子會計資料歸檔和電子會計檔案管理功能實現(xiàn),還可通過將相應功能分別設計在會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)和電子會計檔案管理信息系統(tǒng)中實現(xiàn)。

16 未實施電子會計檔案管理信息系統(tǒng)單位電子會計檔案保存方法

16.1 通過會計核算系統(tǒng)進行會計核算單位的電子會計檔案保存方法為落實《財政部國家檔案局關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中“四、單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的,必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證”要求,未實施電子會計檔案管理信息系統(tǒng),但通過會計核算系統(tǒng)進行會計核算的單位,電子會計檔案應由會計人員按照以下方法進行保存。

a) 從會計核算系統(tǒng)下載電子會計資料,按照附錄F的表F.1填寫電子會計檔案登記表,對電子會計資料進行登記。

b) 對下載后的電子會計資料進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測,檢測合格后方可接收。

c) 對電子會計資料進行組件。將同一憑證號的電子會計憑證拷貝至同一文件夾,并在文件夾內(nèi)按記賬憑證、報銷單、發(fā)票、其他附件的順序排列,一個文件夾視為一件;電子會計賬簿按科目、會計周期,結合單個電子文件可存儲的數(shù)據(jù)量組件,每個會計周期為一件;電子財務會計報告按會計周期組件,一個會計周期為一件。存儲格式應符合本標準6的要求。

d) 劃定保管期限。

e) 排列電子會計資料。根據(jù)分類方案和電子會計資料號順序以件為單位依次排列電子會計資料,編制檔號,并將檔號、保管期限等信息填入電子會計檔案登記表。

f) 編制說明文件,包括電子會計檔案內(nèi)容(會計期間+會計文件形式)、電子會計檔案數(shù)量、移交人、其他需要說明的情況(如非通用格式文件說明)等。例如:2020年1月—12月電子會計憑證,共555件,張三移交。

g) 電子會計資料、目錄(電子會計資料登記表)及說明文件的存儲見圖F.1。

h) 將目錄(電子會計資料登記表)輸出紙質(zhì)文件。

i) 將電子會計資料、目錄(電子會計資料登記表)及其紙質(zhì)文件、說明文件和其他紙質(zhì)檔案在規(guī)定時限內(nèi)移交檔案人員。

j) 采用多重備份、定期檢測等方法,保證電子會計檔案在保管期限內(nèi)真實、完整、安全、可用。

16.2 未通過會計核算系統(tǒng)進行會計核算單位的電子會計憑證保存方法

為落實《財政部國家檔案局關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中“四、單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的,必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證”要求,未實施電子會計檔案管理信息系統(tǒng)且未通過會計核算系統(tǒng)進行會計核算的單位,會計資料主要為紙質(zhì)載體,從外部接收的電子會計憑證應由會計人員按以下方法進行保存。

a) 接收電子會計憑證,填寫電子會計資料登記表,對電子會計資料進行登記。

b) 對接收的電子會計憑證進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測,檢測合格后方可接收。

c) 根據(jù)相應紙質(zhì)載體會計憑證所在案卷(或冊)號在存儲載體中建立卷(或冊)文件夾,將電子會計憑證拷貝至相應卷(或冊)文件夾。

d) 根據(jù)相應紙質(zhì)載體會計憑證所在案卷(或冊)號,將檔號、保管期限等信息填入電子會計檔案登記表中。

e) 編制說明文件,包括會計期間、電子會計憑證名稱、數(shù)量、移交人、其他需要說明的情況(如非通用格式文件說明)等。例如:2020年1月—12月電子發(fā)票,共555件,張三移交。

f) 電子會計憑證、目錄(電子會計檔案登記表)及說明文件的存儲見圖F.2。

g) 將目錄(電子會計檔案登記表)輸出紙質(zhì)文件。

h) 將整理好的電子會計憑證、目錄(電子會計檔案登記表)及其紙質(zhì)文件、說明文件和其他紙質(zhì)檔案在規(guī)定時限內(nèi)移交檔案人員。

i) 采用多重備份、定期檢測等方法,保證電子會計檔案在保管期限內(nèi)真實、完整、安全、可用。

附 錄 A

(規(guī)范性)

電子會計檔案管理元數(shù)據(jù)方案

表A.1 文件實體元數(shù)據(jù)

表A.1 文件實體元數(shù)據(jù) (續(xù))

表A.1 文件實體元數(shù)據(jù) (續(xù))

附 錄 B

(規(guī)范性)

會計檔案歸檔范圍與保管期限表

表B.1 企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

附 錄 C

(資料性)

會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)與電子會計檔案管理信息系統(tǒng)接口方案

C.1 接口方式

C.1.1 Web Service服務調(diào)用方式

基于Web Service服務調(diào)用的歸檔接口示意見圖C.1。

圖C.1 Web Service服務調(diào)用方式示意圖

數(shù)據(jù)流說明:

① 服務請求:會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)發(fā)起服務請求;

② 服務響應:電子會計檔案管理信息系統(tǒng)接收服務請求,處理完成后返回結果并反饋至會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)。

C.1.2 中間庫方式

基于中間庫的歸檔接口示意見圖C。

圖C.2 中間庫方式示意圖

數(shù)據(jù)流說明:

① 數(shù)據(jù)上傳:會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)將待歸檔數(shù)據(jù)傳輸至中間庫;

② 數(shù)據(jù)提取:電子會計檔案管理信息系統(tǒng)從中間庫提取待歸檔數(shù)據(jù);

③ 結果反饋:電子會計檔案管理信息系統(tǒng)完成待歸檔數(shù)據(jù)提取處理后,將處理結果反饋至中間庫;

④ 結果反饋:會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)從中間庫提取處理結果。

C.2 接口功能

C.2.1 會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)接口功能

會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)接口功能參照下列要求:

a) 歸檔前將待歸檔電子會計資料及其元數(shù)據(jù)按推薦格式封裝成歸檔信息包;

b) 將歸檔信息包傳輸至指定位置(或者調(diào)用對方接口),傳輸過程中歸檔信息包信息不丟失、不被非法更改;

c) 接收歸檔信息包接收方的反饋消息,包括歸檔成功或失敗消息、失敗故障代碼等;

d) 對歸檔成功的電子會計資料進行已歸檔標記,以防止重復歸檔,并能取消標記,在人工干預下重新歸檔;

e) 記錄歸檔電子會計資料類型、歸檔時間、歸檔狀態(tài),并能夠?qū)崿F(xiàn)按照歸檔電子會計資料類型、歸檔時間、歸檔狀態(tài)組合查詢。

C.2.2 電子會計檔案管理信息系統(tǒng)接口功能

電子會計檔案管理信息系統(tǒng)接口功能參照下列要求:

a) 接收會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)傳遞來的數(shù)據(jù)包(或者從指定位置提取數(shù)據(jù)),并正確解析;

b) 對會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)提交歸檔的電子會計資料及其元數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測,檢測不合格的拒絕接收;

c) 將解析后的電子會計資料及其元數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫、文件庫,并保存過程日志;

d) 向會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)發(fā)送電子會計資料歸檔成功或失敗消息,以及失敗故障代碼;

e) 在歸檔信息包接收、解析和數(shù)據(jù)存儲等過程中,信息不丟失、不被非法更改;

f) 記錄歸檔電子會計資料類型、歸檔時間、歸檔狀態(tài),并能夠按照歸檔電子會計資料類型、歸檔時間、歸檔狀態(tài)組合查詢。

C.3 接口建設管理要求

接口建設管理參照下列要求:

a) 歸檔接口應與會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng),同設計、同開發(fā)、同測試和同實施,實施時未開發(fā)歸檔接口的會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)應及時通過二次開發(fā)實現(xiàn);

b) 為保證電子會計資料真實性、完整性、可用性、安全性,應將檢測功能嵌入歸檔接口,減少人工干預;

c) 歸檔接口開發(fā)時應進行充分測試,并經(jīng)專家評審,以確認功能要求達到設計目標要求;

d) 歸檔接口投入運行后,應安排專人對接口運行情況進行持續(xù)跟蹤,發(fā)現(xiàn)問題及時處理;

e) 對于現(xiàn)存會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng),應聯(lián)系會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)原開發(fā)商或組織自有力量進行接口開發(fā);

f) 對于新開發(fā)會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng),應在開發(fā)初期將檔案部門納入實施團隊,提出會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)電子會計資料歸檔功能要求,并對歸檔功能進行測試確認;

g) 會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)和電子會計檔案管理信息系統(tǒng)更新應充分論證對歸檔接口功能的影響,確保歸檔接口能夠正常運行;

h) 應制定應急機制,在會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)和電子會計檔案管理信息系統(tǒng)因升級、系統(tǒng)故障、病毒感染等原因影響接口功能時立即啟動應急響應。

附 錄 D

(規(guī)范性)

電子會計檔案分類方案

D.1 會計資料形式·會計年度·保管期限分類法

具體分類方法如下:

1 會計憑證

2009年

30年(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證)

2010年

30年(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證)

2 會計賬簿

2009年

1. 30年(總賬、明細分類賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、其他輔助賬簿)

2. 30年或固定資產(chǎn)報廢后5年(固定資產(chǎn)卡片)

2010年

1. 30年(總賬、明細分類賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、其他輔助賬簿)

2. 30年或固定資產(chǎn)報廢后5年(固定資產(chǎn)卡片)

3 財務會計報告

2009年

1. 永久(年度財務會計報告<決算>)

2. 10年(月度財務會計報告、季度財務會計報告、半年財務會計報告)

2010年

1. 永久(年度財務會計報告<決算>)

2. 10年(月度財務會計報告、季度財務會計報告、半年財務會計報告)

4 其他會計資料

2009年

1. 永久(年度內(nèi)部控制評價報告、年度內(nèi)部控制審計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案

銷毀清冊)

2. 30年(會計檔案移交清冊)

3. 10年(銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單)

2010年

……

D.2 會計年度·會計資料形式·保管期限分類法

具體分類方法如下:

2009年

1 會計憑證

30年(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證)

2 會計賬簿

1. 30年(總賬、明細分類賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、其他輔助賬簿)

2. 30年或固定資產(chǎn)報廢后5年(固定資產(chǎn)卡片)

3 財務會計報告

1. 永久(年度財務會計報告<決算>)

2. 10年(月度財務會計報告、季度財務會計報告、半年財務會計報告)

4 其他會計資料

1. 永久(年度內(nèi)部控制評價報告、年度內(nèi)部控制審計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案

銷毀清冊)

2. 30年(會計檔案移交清冊)

3. 10年(銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單)

2010年

1 會計憑證

30年(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證)

2 會計賬簿

1.30年(總賬、明細分類賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、其他輔助賬簿)

2.30年或固定資產(chǎn)報廢后5年(固定資產(chǎn)卡片)

3 財務會計報告

1.永久(年度財務會計報告<決算>)

2.10年(月度財務會計報告、季度財務會計報告、半年財務會計報告)

4 其他會計資料

1.永久(年度內(nèi)部控制評價報告、年度內(nèi)部控制審計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊)

2.30年(會計檔案移交清冊)

3.10年(銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單)

本分類方法適用于預算單位會計。

D.3 會計年度·組織機構·會計資料形式·保管期限分類法

具體分類方法如下:

2009年

1國庫處

1.會計憑證(30年)

2.會計賬簿(30年)

a)30年(總賬、明細分類賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、其他輔助賬簿)

b)30年或固定資產(chǎn)報廢后5年(固定資產(chǎn)卡片)

3.財務會計報告

a)永久(年度財務會計報告<決算>)

b)10年(月度財務會計報告、季度財務會計報告、半年財務會計報告)

4.其他會計資料

a)永久(年度內(nèi)部控制評價報告、年度內(nèi)部控制審計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊)

b)30年(會計檔案移交清冊)

c)10年(銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單)

2預算處

a)30年(總賬、明細分類賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、其他輔助賬簿)

b)30年或固定資產(chǎn)報廢后5年(固定資產(chǎn)卡片)

3會計處

1. 財務會計報告

……

2. 其他會計資料

……

2010年

……

本分類方法適用于多個部門產(chǎn)生會計檔案的單位以及各級總預算單位會計。

D.4 會計年度·會計類型·會計資料形式·保管期限分類法

具體分類方法如下:

2009年

1稅收會計

1.會計憑證

2.會計賬簿

3.財務會計報告

a) 永久(年報)

b) 10年(季報、月報)

4.其他會計資料

2經(jīng)費會計

1. 會計憑證

2. 會計賬簿

3.財務會計報告

a) 永久(年報)

b) 10年(季報、月報)

4.其他會計資料

2010年

……

本分類方法適用于專業(yè)性強的各級稅務機關的會計檔案。

附 錄 E

(規(guī)范性)

電子會計檔案管理信息系統(tǒng)功能需求

E.1 收集功能

E.1.1 電子會計資料手工登記

電子會計資料手工登記參照下列需求:

a) 應支持手工輸入電子會計資料元數(shù)據(jù)及上傳電子會計資料并賦予唯一編號;

b) 應支持所輸入的元數(shù)據(jù)項在滿足國家有關標準的前提下,可根據(jù)需要增減;

c) 應支持元數(shù)據(jù)校驗功能,可對元數(shù)據(jù)根據(jù)權限進行更改、刪除、檢索等操作。

E.1.2 在線接收

在線接收參照下列需求。

a) 應支持與業(yè)務系統(tǒng)的集成,能夠從報銷系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、報表系統(tǒng)、稅務系統(tǒng)等會計業(yè)務系統(tǒng)接收電子會計資料及其元數(shù)據(jù),并對所接收的電子會計資料賦予唯一編號。

b) 應支持接收立檔單位移交的,符合國家檔案局、財政部相關標準規(guī)定的電子會計資料,包括但不限于:

1) 文本文件;

2) 版式文件;

3) 數(shù)據(jù)文件;

4) 圖像文件;

5) 音視頻文件。

c) 應支持對接收的電子會計資料全文進行格式轉換的功能,生成符合國家、行業(yè)相關標準的電子文件格式。EXCEL等格式文件轉換為版式文件后涉及跨頁等問題,不能完整閱讀的,宜支持原始格式在線查看。

d) 應支持電子會計資料元數(shù)據(jù)與紙質(zhì)會計資料同步接收,支持自動建立電子會計資料元數(shù)據(jù)與會計資料全文的關聯(lián)關系。

e) 應支持不限制接收電子會計檔案的數(shù)量,支持對電子會計檔案的接收數(shù)量、不合格退回數(shù)量等的統(tǒng)計與查詢。

f) 宜支持在接收或捕獲時,對重復接收或捕獲的電子會計檔案進行識別,系統(tǒng)應發(fā)出警告。

g) 應能夠生成與移交清單對應的電子檔案接收單,并自動賦予責任人、時間以及相關信息,提供輸出等功能。

E.1.3 電子會計資料和電子會計檔案離線接收

電子會計資料和電子會計檔案離線接收參照下列需求:

a) 應支持電子會計資料、電子會計檔案數(shù)據(jù)的離線批量導入功能,支持常見的EXCEL、DBF、MDB、XML、TXT、ET等格式文件的導入接收,并實現(xiàn)元數(shù)據(jù)和電子全文的自動關聯(lián);

b) 應支持接收導入過程中數(shù)據(jù)的校驗,如是否唯一、是否可以為空、日期格式是否正確等;

c) 應支持如出現(xiàn)部分數(shù)據(jù)導入失敗時,提供報告說明;如出現(xiàn)中斷(如:斷電、斷網(wǎng)、死機等),應支持再次導入時,斷點續(xù)傳功能;

d) 應支持導入后形成交接憑據(jù),交接憑據(jù)的要求參見《電子檔案移交與接收辦法》。

E.1.4 接收檢測

接收檢測參照下列需求:

a) 應支持對歸檔接收的電子會計資料按照DA/T 70進行真實性、完整性、可用性、安全性的檢測;

b) 應支持檢測后顯示詳細檢測結果及問題說明;

c) 應支持檢測完成后以件為單位形成檢測業(yè)務實體元數(shù)據(jù),保存在元數(shù)據(jù)中;

d) 應支持對接收的電子會計資料全文進行格式轉換,包括按件轉換和批量轉換。

E.2 歸檔文件整理功能

E.2.1 劃定保管期限

應支持按照電子會計檔案保管期限表對歸檔電子會計資料劃定保管期限。

E.2.2 組件

組件參照下列需求:

a) 應支持對來自于同一業(yè)務系統(tǒng)或不同業(yè)務系統(tǒng)的歸檔電子會計資料按照8.4、8.5、8.6給出的要求將歸檔電子會計資料組成件,并保持會計事項文件之間的有機聯(lián)系;

b) 應支持對件內(nèi)電子會計資料的子件進行排序;

c) 應支持組件后的撤銷組件、重新組件等。

E.2.3 分類

應支持按照設定的會計檔案分類方案,將電子會計資料進行分類,并給定類別號。

E.2.4 組成保管單位

組成保管單位參照下列需求。

a) 應支持對歸檔電子會計資料按照DA/T 39規(guī)則自動或在人工干預下組成卷或盒,并能按規(guī)則將卷(盒)內(nèi)電子會計資料排序定位,包括但不限制:

1) 應支持電子會計資料元數(shù)據(jù)和檔案標引信息的自動生成功能;

2) 應支持電子會計資料目錄的自動生成功能。

b) 應支持在人工干預下調(diào)整歸檔會計資料所屬卷(盒)并重新排序定位。

E.2.5 編號

應支持依據(jù)檔號編制規(guī)則形成檔號,所形成檔號唯一、合理、穩(wěn)定、可擴充、簡單。

E.2.6 編目

編目參照下列需求:

a) 應支持提供規(guī)范的會計檔案目錄模板,能按照DA/T 39套打出案卷封面、卷內(nèi)目錄或歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷(盒)封面和脊背等;

b) 應支持進行目錄模板制作,可以對模板中的字體、打印內(nèi)容、排序方式等進行調(diào)整;

c) 應支持打印預覽功能,宜支持多模板批量生成和打印功能;

d) 應支持根據(jù)模板對選定的歸檔電子會計資料或電子會計檔案形成相應的目錄;

e) 應支持按照DA/T 39格式將案卷封面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等通用格式文件導出功能;

f) 應支持會計檔案編目操作過程有審計跟蹤日志,可追蹤、審計和審查。

E.2.7 關聯(lián)關系建立

關聯(lián)關系建立參照下列需求。

a) 應支持建立同一會計檔案及其子件間關聯(lián)關系的功能,包括但不限于:

1) 應支持建立電子記賬憑證與電子原始憑證的關聯(lián)關系;

2) 應支持歸檔電子會計資料主件與附件之間的關聯(lián)關系;

3) 應支持電子會計資料全文與元數(shù)據(jù)間建立關聯(lián)關系;

4) 應支持同一核算單位的電子會計檔案之間建立關聯(lián)關系。

b) 應支持電子會計檔案元數(shù)據(jù)在檔案移動、修改、處置后能夠自動及時更新,確保關聯(lián)關系的正確性。

c) 應支持電子會計檔案之間的關聯(lián)關系在檔案移動、修改、處置后能夠自動及時更新,確保關聯(lián)的正確性。

d) 關聯(lián)功能的操作應有審計跟蹤日志,可追蹤、審計和審查。

e) 宜支持存在紙質(zhì)會計檔案時,可維護紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案的關聯(lián)關系。

E.3 電子檔案存儲功能

電子檔案存儲功能參照下列需求:

a) 應支持電子會計檔案的集中存儲、分布式存儲、集中+分布式存儲,完全在線存儲、部分在線存儲+部分離線存儲等存儲方式;

b) 應支持可按離線存儲載體容量進行信息組織,將組織好的會計檔案存至相應的離線存儲載體上,信息組織要求參見《電子檔案移交與接收辦法》;

c) 應支持文件存儲應與數(shù)據(jù)存儲分離,不允許數(shù)據(jù)庫中存儲文件字節(jié)碼。

E.4 電子檔案保管功能

E.4.1 電子檔案長期保存

電子檔案長期保存參照下列需求:

a) 應支持電子檔案存儲格式的轉換,將存入系統(tǒng)的電子檔案轉換為符合長期保存要求的存儲格式;

b) 應支持對轉為長期保存的電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)按照DA/T 70進行真實性、完整性、安全性、可用性檢查;

c) 應支持長期保存的電子會計檔案有日志記錄,可追蹤、審計和審查;

d) 系統(tǒng)應支持按離線存儲載體容量進行信息組織,將組織好的檔案存至相應的離線存儲載體上,信息組織要求參見《電子檔案移交與接收辦法》;

e) 應支持采用遷移、仿真、封裝、檢測等方式保障數(shù)字檔案信息的長期保管;能對非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統(tǒng)中進行標識;

f) 應支持關鍵業(yè)務實體元數(shù)據(jù)記錄到長期保存的電子會計檔案元數(shù)據(jù)中。

E.4.2 電子檔案存儲格式轉換與信息組織

電子檔案存儲格式轉換與信息組織參照下列需求:

a) 應支持電子會計資料、檔案的格式轉換功能,如批量格式轉換、單個轉換、人工定制轉換或通過外部解決方案實現(xiàn)轉換,并生成符合國家、行業(yè)相關標準的用于利用和長期保存的電子會計檔案;

b) 應支持能夠?qū)⒏袷睫D換結束的電子會計檔案個別或批量存儲至存儲載體;

c) 應支持對格式轉換過程中發(fā)生的問題或錯誤,進行提示或發(fā)出警告,并記錄未轉換成功的相關信息;

d) 應提供對格式轉換前后的電子會計檔案進行真實性、完整性、可用性的檢測功能;

e) 應支持在格式轉換過程中添加可記錄電子檔案原始狀態(tài)的信息。

E.4.3 備份

備份參照下列需求:

a) 應支持對電子會計檔案的元數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù),進行完全、增量、差分備份等功能;

b) 應支持系統(tǒng)中出現(xiàn)故障后恢復電子會計檔案全文數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù);

c) 應具備備份、恢復策略的配置和維護功能;

d) 應對備份的數(shù)據(jù)、介質(zhì)和信息,進行登記、檢測與管理;

e) 應記錄備份、恢復的業(yè)務過程日志信息。

E.4.4 定期鑒定

定期鑒定參照下列需求:

a) 應支持對電子會計檔案鑒定與處置的定義、配置和實施功能,按照電子會計檔案的處置規(guī)則,建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程;

b) 應支持會計檔案保管期限到期自動提醒功能;

c) 應支持根據(jù)鑒定意見調(diào)整電子會計檔案保管期限、密級等功能;

d) 系統(tǒng)應保存鑒定與處置的過程信息,如記錄鑒定情況、責任人員、意見和時間等信息,可統(tǒng)計查詢;

e) 鑒定行為應記錄日志,關鍵操作信息應記入電子會計檔案元數(shù)據(jù)中,并可跟蹤審查。

E.4.5 銷毀管理

銷毀管理參照下列需求:

a) 應支持對需要銷毀的會計檔案進行銷毀申請、審批等流程定制;

b) 應支持從在線存儲設備、異地容災備份系統(tǒng)中徹底刪除被銷毀的電子會計檔案,同時應留存已銷毀電子會計檔案的元數(shù)據(jù)信息,并在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動記錄鑒定銷毀活動;

c) 宜將銷毀檔案的相關記錄單獨建立數(shù)據(jù)庫進行安全保存,與當前有效的電子會計檔案進行分別管理;

d) 應支持對銷毀的電子會計檔案編制銷毀清冊,記錄文件名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。

E.4.6 移交

移交參照下列需求:

a) 應支持電子會計檔案到期移交提醒的功能;

b) 應支持電子會計檔案移交的在線申請、審批等流程設置;

c) 應支持移交接收前對電子會計檔案進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測;

d) 應支持符合移交要求的電子會計檔案移交完整會計檔案信息包,移交過程中產(chǎn)生的關鍵業(yè)務信息需記錄到檔案元數(shù)據(jù)中;

e) 應支持檔案移交接收后形成會計檔案移交清冊;

f) 應支持移交過程中的業(yè)務操作記錄日志,可跟蹤審查。

E.4.7 介質(zhì)管理

介質(zhì)管理參照下列需求:

a) 應支持對存放電子會計檔案存儲介質(zhì)的統(tǒng)一管理,系統(tǒng)管理員可根據(jù)介質(zhì)保管的實際需求為會計檔案設置相應的存儲介質(zhì);

b) 宜支持介質(zhì)預警功能,當存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足等情況出現(xiàn)時,通知系統(tǒng)管理員。

E.5 統(tǒng)計與報表

統(tǒng)計與報表參照下列需求:

a) 應支持對電子會計檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能,可按照檔案的會計分類、文件格式、時間等維度進行統(tǒng)計;

b) 應支持對一定時間期限內(nèi)的電子會計檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業(yè)務工作情況進行統(tǒng)計的功能;

c) 應支持統(tǒng)計結果的輸出及打印;

d) 宜支持內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表模版,并能夠基于模板根據(jù)輸入條件生成統(tǒng)計結果;

e) 宜支持報表制作工具,支持用戶自定義統(tǒng)計報表。

E.6 利用功能

E.6.1 檢索查詢

檢索查詢參照下列需求:

a) 應支持按會計分類檢索檔案,具備模糊檢索、組合檢索、篩選檢索、關聯(lián)檢索等多種檢索方式;

b) 應支持對會計檔案元數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)檢索的訪問權限控制。

E.6.2 瀏覽

瀏覽參照下列需求:

a) 應支持對常見格式的電子會計檔案信息進行瀏覽,如元數(shù)據(jù)瀏覽、全文瀏覽等;

b) 應支持對電子會計檔案瀏覽的訪問權限控制;

c) 應支持授權范圍內(nèi)的在線瀏覽、下載、打印等操作;

d) 宜支持在電子會計檔案瀏覽時增加防盜水印等保護措施。

E.6.3 借閱

借閱參照下列需求:

a) 應支持對電子會計檔案借閱申請、審批、催還、歸還功能;

b) 應支持電子會計檔案在線借閱申請、審批和流程定制等操作,支持自動授權功能;

c) 應支持借閱審批流程符合會計檔案管理利用制度;

d) 應支持授權范圍內(nèi)的在線閱讀、下載、打印等操作;

e) 應支持對下載的電子會計檔案原文權限的使用控制,可包括但不限于:

1) 全文在線瀏覽控制;

2) 全文在線打印控制;

3) 全文下載瀏覽次數(shù)、時間的控制;

4) 全文防拷貝、防擴散、防篡改。

E.7 系統(tǒng)管理功能

E.7.1 日志管理

日志管理參照下列需求:

a) 應支持日志記載功能,記錄用戶操作信息、系統(tǒng)啟動關閉信息、用戶登錄等行為和信息;

b) 應支持對電子會計檔案管理關鍵業(yè)務過程操作行為和系統(tǒng)非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能,記錄發(fā)現(xiàn)的問題;

c) 應支持日志自動生成的功能,并實施分類管理。系統(tǒng)日志應包括系統(tǒng)運行日志、用戶操作日志、電子會計檔案數(shù)據(jù)處理日志等類別;

d) 應支持用戶行為監(jiān)控和預警工具,通過系統(tǒng)消息、郵件、短信等方式告知系統(tǒng)安全保密員;

e) 宜支持日志的檢索、查詢功能,通過可視化的界面展示日志的檢索結果。

E.7.2 系統(tǒng)設置

系統(tǒng)設置參照下列需求。

a) 應支持對電子會計檔案進行流程化管理,可根據(jù)不同的電子會計檔案類別的管理要求設置相應管理流程,可對流程進行跟蹤和回溯。

b) 應支持對電子會計檔案元數(shù)據(jù)結構進行定義和維護的功能,規(guī)定電子會計檔案分類的等級層次及關聯(lián)關系,具體功能可包括但不限于:

1) 使用系統(tǒng)提供的功能對分類體系進行逐級定義;

2) 從外部接口文件中導入分類體系;

3) 從外部系統(tǒng)中自動導入分類體系;

4) 系統(tǒng)開始使用后,會計分類目錄結構的修改、調(diào)整應在審批后方可進行,并采用安全可靠的方法確保電子會計檔案不被修改。

c) 應支持代碼表的設置與維護,如,會計年度代碼、密級代碼、保管期限代碼等信息的設置與維護;應支持元數(shù)據(jù)及其關聯(lián)關系的設置維護,可以定義元數(shù)據(jù)的名稱、類型、是否為空、是否唯一、字符串長度限制、缺省值、最大值、最小值、組合字段、關聯(lián)關系等屬性信息。

d) 應支持“四性檢測”的設置維護,可進行檢測規(guī)則、檢測元數(shù)據(jù)項目等設置。

E.7.3 用戶管理

用戶管理參照下列需求:

a) 應支持用戶信息的直接錄入,或通過接口方式同步其他系統(tǒng)中的用戶信息;

b) 應支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能;

c) 應支持用戶信息的管理,對用戶信息可以進行查看、新增、修改、刪除、啟用、禁用、分組、分類等功能操作,用戶信息的刪除、啟用、禁用可以支持批量操作;

d) 應支持用戶密碼強度管理,可以設置、調(diào)整用戶密碼強度策略,對于多次登錄驗證失敗的用戶賬號信息,支持用戶鎖定處理;

e) 宜具備用戶身份安全認證服務或用戶信息綁定固定IP地址和MAC地址等功能,實現(xiàn)控制用戶登錄,保證信息安全。

E.7.4 組織管理

組織管理參照下列需求:

a) 應支持組織機構信息的直接錄入,或通過接口方式同步其他系統(tǒng)中的組織機構信息;

b) 應支持組織機構的多級管理功能;

c) 應支持組織機構信息的管理,對組織機構信息可以進行查看、新增、修改、刪除等功能操作,可實現(xiàn)用戶與組織機構的映射。

E.7.5 權限管理

權限管理參照下列需求:

a) 應支持電子會計檔案權限管理功能,保證授權用戶能夠在其權限范圍內(nèi)進行合法操作;

b) 應支持權限精細控制,如指定用戶、角色、崗位、單位等授權檔案記錄的訪問和使用權限;

c) 應支持權限有效期的設置,到期后系統(tǒng)自動取消權限;

d) 應支持根據(jù)職責和崗位的不同以功能和數(shù)據(jù)授權方式賦權。

附 錄 F

(資料性)

電子會計檔案保存用表(圖)

圖F.1 電子會計檔案存儲結構示意圖

圖F.2 電子會計憑證存儲結構示意圖