一、電子會計檔案管理的政策演變與實施推進

（一）政策演變

《管理辦法》及相關法規(guī)對電子會計檔案管理的模式演進為“紙質單套制——紙電雙套制——電子單套制”?！豆芾磙k法》經(jīng)歷了1984年、1998年和2015年三個版本的變遷，企業(yè)會計檔案的界定范疇也不斷拓展。在1984年版《管理辦法》中，會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，包括會計憑證類、會計賬簿類、會計報表類和其他類，此時的會計檔案管理屬于紙質單套制管理模式。在紙質單套制管理模式下，電子文件也需打印為紙質文件進行存檔。在1998年版《管理辦法》中，會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類和其他類，此時的會計檔案管理亦屬于紙質單套制管理模式。在2015年版《管理辦法》中，會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，分為會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。《管理辦法》第七條指出單位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術手段管理會計檔案，即允許進行電子會計檔案管理；第八條和第九條分別規(guī)范了單位內部形成的和單位從外部接收的屬于歸檔范圍的電子會計資料，僅以電子形式保存需要滿足的條件，即無紙化存檔條件?？梢?，該版本《管理辦法》允許會計檔案的電子單套制管理模式，即對于滿足條件的原生電子文件可以只保管電子文件，而無需打印紙質文件進行存檔。在電子單套制管理模式下，電子文件是完整的會計檔案，包括原生的電子文件（如從外部接收的電子發(fā)票PDF版式文件和OFD版式文件）和從紙面轉換的電子文件（如紙質增值稅專用發(fā)票的影像復印件），而紙質文件僅包括原生的紙質文件（如原生的紙質合同、原生的紙質增值稅專用發(fā)票等）。

在實務工作中，銷售方提供的電子原始憑證包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等，但并非所有企業(yè)開具的電子原始憑證都直接具備無紙化存檔條件（如有銀行提供的電子回單不含電子簽章），加上并非所有企業(yè)對于從外部接收的電子原始憑證無紙化存檔都具備相應的系統(tǒng)條件和管理條件，以及會計檔案的外部用戶（包括但不限于外部審計、巡視、財會監(jiān)督、稅務督查等外部監(jiān)督檢查人員）對電子會計檔案的接受程度和利用能力相對有限，企業(yè)自然會傾向于選擇采用紙質文件進行會計存檔，部分具備條件（如實施了智能報賬系統(tǒng)和電子會計檔案系統(tǒng)）的企業(yè)會同時采用電子文件進行會計存檔。

為規(guī)范各類電子會計憑證的報銷入賬歸檔，《報銷入賬歸檔通知》要求“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質文件的電子會計憑證”，并重申了單位僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔的條件。該通知明確了企業(yè)在報銷入賬歸檔過程中，必須保存從外部接收的電子會計憑證原文件，以確保其作為會計憑證、交易憑證和稅務憑證的法律效力，這就衍生出會計檔案的紙電雙套制管理模式，即紙質文件會計檔案保留一套、電子文件會計檔案保留一套，且兩套皆為完整的會計檔案。

（二）實施推進

我國在2013年6月27日開出首張電子發(fā)票，迄今已經(jīng)歷近10年的發(fā)展和演變，在票種上從增值稅電子普通發(fā)票發(fā)展到增值稅電子專用發(fā)票，在格式上從PDF發(fā)展為OFD再到XML，在系統(tǒng)部署上從省級稅局分散部署發(fā)展到稅務總局集中部署，在加密手段上從稅控設備運用發(fā)展為稅控設備與數(shù)字簽名同步運用，發(fā)展到不用稅控設備。若電子發(fā)票僅在開具、交付環(huán)節(jié)實現(xiàn)電子化，不能在報銷、入賬、歸檔環(huán)節(jié)實現(xiàn)電子化，則電子發(fā)票就難以在社會整體層面真正起到節(jié)約成本、提高效率、防范風險、信息管稅等重要作用。為此，國家發(fā)改委、財政部、國家稅務總局、國家檔案局早在2013年12月起就組織開展電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點工作，主要任務是推動電子發(fā)票的接收及歸檔保存、做好電子發(fā)票系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)的對接，旨在為2015版《管理辦法》的出臺進行可行性探索。

2015年12月，《管理辦法》一經(jīng)發(fā)布，一些先進企業(yè)就針對電子會計檔案管理開展了積極有效的探索，如長虹電器、大華股份等企業(yè)在第一時間便實現(xiàn)了會計檔案的電子單套制管理。為推進企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，推行電子單套制歸檔管理，國家檔案局聯(lián)合國家發(fā)改委自2016年起開始遴選單位開展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，旨在形成可推廣、可復制的經(jīng)驗和做法，有效助力企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理落地，有效助推我國數(shù)字經(jīng)濟的高速發(fā)展和快速演進。截至2021年10月，共有三批47家企業(yè)完成了所選業(yè)務系統(tǒng)的電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，通過了國家檔案局組織的試點驗收。

與此同時，為推進電子發(fā)票應用和推廣實施工作、助力國家數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展，按照國務院有關要求，國家檔案局會同財政部、商務部、國家稅務總局2019年起開展電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點。截至2022年4月，共有三批539家企業(yè)完成電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點工作并通過驗收，形成了可推廣、可復制的典型經(jīng)驗，為其他企業(yè)解決電子票據(jù)電子化報銷入賬歸檔問題提供了較高的參考和借鑒價值。

（三）實施難點

實際上企業(yè)在具體開展電子會計檔案管理過程中面臨著以下困難。首先，多個政策文件同時對會計資料無紙化處理（《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》<財會[2013]20號，第四十條和第四十一條>）和無紙化存檔條件（《管理辦法》第八條和第九條、《報銷入賬歸檔通知》第三條）進行規(guī)范，需要外部專家?guī)椭淙媸崂頍o紙化存檔條件及準確判斷企業(yè)無紙化條件的滿足情況。其次，當前企業(yè)一般都部署有較為完備的會計核算系統(tǒng)，能夠順利完成入賬工作，但需要同時實施智能報賬系統(tǒng)和電子會計檔案系統(tǒng)，方能較為順利地實現(xiàn)會計資料的無紙化處理和會計檔案的無紙化管理，這無疑給企業(yè)財務信息化建設帶來了壓力。再次，因會計檔案的用戶特別是外部審計、巡視、財會監(jiān)督、稅務督查等外部用戶，對電子會計檔案的接受程度和利用能力相對有限，這無疑會打擊企業(yè)實施電子會計檔案管理的內生動力。

二、電子會計檔案管理的業(yè)務邏輯和典型場景

（一）業(yè)財一體化邏輯

企業(yè)電子會計檔案形成的業(yè)財一體化邏輯、相關信息系統(tǒng)與智能化應用場景如圖1所示。對于銷售方，業(yè)財一體化流程總體上分為合同、訂單、物流、開票、收款、入賬、納稅和歸檔等環(huán)節(jié)；對于采購方，業(yè)財一體化流程總體上分為合同、訂單、收貨、受票、報賬、付款、入賬、納稅和歸檔等環(huán)節(jié)。因采購方的業(yè)財一體化流程較為復雜且廣受關注，本文聚焦采購方業(yè)財一體化流程開展采購方的電子會計檔案管理研究。

（二）相關信息系統(tǒng)

對于采購方，合同、訂單、收貨等業(yè)務環(huán)節(jié)，通過合同管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)等業(yè)務經(jīng)營管理系統(tǒng)來實現(xiàn)；受票環(huán)節(jié)通過電子郵箱、手機短信、微信卡包、支付寶管家等途徑來實現(xiàn)；報賬環(huán)節(jié)的票據(jù)采集、報賬填單、單據(jù)審核等工作通過智能報賬系統(tǒng)實現(xiàn)，其中單據(jù)審核工作亦可通過財務共享運營管理平臺進行任務分配、溝通協(xié)調和績效管理；付款環(huán)節(jié)通過智能資金管理系統(tǒng)來實現(xiàn)；入賬環(huán)節(jié)的記賬憑證、會計賬簿、財務會計報表生成通過智能核算系統(tǒng)來實現(xiàn)；納稅環(huán)節(jié)的發(fā)票工作和稅務工作通過智能稅務管理系統(tǒng)來實現(xiàn)；歸檔環(huán)節(jié)的檔案歸集、檔案保管、檔案利用和檔案鑒定銷毀等工作通過電子會計檔案系統(tǒng)來實現(xiàn)。

（三）典型智能化應用場景

對于采購方，典型、成熟且當前廣受關注的智能化應用場景包括原始票據(jù)采集、結構化數(shù)據(jù)轉換、自動填單、自動審核、自動結算、自動核算、批量稅務處理和電子化歸檔等，旨在實現(xiàn)財務報賬入賬歸檔的共享化、移動化和智能化。

1.通過廣泛連接實現(xiàn)原始票據(jù)采集。原始票據(jù)采集需要區(qū)分初始格式進行分類處理：對于報賬涉及的紙質單據(jù)，可通過手機、高拍儀、高掃儀等設備將紙質原件轉換成為影像復印件；對于報賬涉及的電子文件（包括PDF版式文件、OFD版式文件和其他電子文件），可通過與微信卡包、支付寶管家、郵箱和手機短信等發(fā)票生態(tài)進行對接，實現(xiàn)電子文件的統(tǒng)一歸集；對于報賬涉及的結構化數(shù)據(jù)，可通過系統(tǒng)集成或RPA（機器人流程自動化）等方式，實現(xiàn)結構化數(shù)據(jù)的有效、高質傳遞。

2.通過OCR(光學字符識別)實現(xiàn)結構化數(shù)據(jù)轉換。結構化數(shù)據(jù)轉換針對的是半結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)，需要區(qū)分初始格式進行分類處理：對于報賬涉及的紙質單據(jù)，可通過OCR和機器學習技術以及人工補充確認，實現(xiàn)將影像復印件識別為結構化數(shù)據(jù)；對于報賬涉及的電子文件（包括PDF版式文件、OFD版式文件和其他電子文件），可通過OCR和機器學習技術以及人工補充確認，實現(xiàn)將電子文件識別為結構化數(shù)據(jù)。有先進企業(yè)在該環(huán)節(jié)采用了定制識別技術，實現(xiàn)對個性票據(jù)和規(guī)范合同的結構化數(shù)據(jù)采集。

3.通過數(shù)據(jù)對接實現(xiàn)報賬自動填單。報賬自動填單是指基于標準業(yè)務事項以及相關業(yè)務和核算附件的結構化數(shù)據(jù)，在智能報賬系統(tǒng)中實現(xiàn)標準報銷表單數(shù)據(jù)的自動填列。自動填列的數(shù)據(jù)字段越多，填列的方式越靈活，填列的結果越準確，說明報賬自動填單的智能化程度越高。有先進企業(yè)在該環(huán)節(jié)采用了機器學習技術，不斷提高自動填單的準確率。

4.通過規(guī)則嵌入實現(xiàn)報賬自動審核。報賬自動審核是指基于票據(jù)、業(yè)務和資金的結構化數(shù)據(jù)，借助內嵌的報賬審核規(guī)則，在智能報賬系統(tǒng)中實現(xiàn)票據(jù)、合同、支出、收入、記賬憑證和會計報表等的自動審核。其中，報賬審核規(guī)則的梳理最為關鍵，值得重點關注。

5.通過銀企直聯(lián)實現(xiàn)資金自動結算。資金自動結算涵蓋資金自動支付和資金自動收取兩個方面。其中，資金自動支付是指對于涉及資金支付的報銷單經(jīng)審核、復核和審批之后，通過銀企直聯(lián)完成資金自動支付、電子回單自動回傳、自動匹配付款記賬憑證以及自動對賬；資金自動收取是指通過銀企直聯(lián)完成資金自動收取、電子回單自動回傳、自動匹配銷售記錄并生成收款單或人工認領后填制收款單、自動生成收款記賬憑證以及自動完成對賬。

6.通過模板設置實現(xiàn)報賬自動核算。自動化核算是指基于標準經(jīng)濟業(yè)務事項、標準表單、最小核算附件清單、記賬憑證模板和稽核規(guī)則，借助智能化財務共享平臺中的業(yè)務事項中心和核算自動化引擎兩個模塊，實現(xiàn)記賬憑證全要素的自動生成、核算附件的全自動歸集和報賬業(yè)務的核算自動化。

7.通過模型設置實現(xiàn)批量稅務處理。批量稅務處理主要是指在智能報賬過程中，通過內外部系統(tǒng)對接和票稅相關RPA使用，自動完成與稅相關的票據(jù)采集、票據(jù)查重、票據(jù)查驗、票據(jù)認證抵扣、稅費計算、稅費計提，以及后續(xù)的自動納稅調整、自動生成納稅申報表、自動納稅申報和自動稅費繳納等稅務會計工作。其中，票據(jù)認證抵扣、稅費計算和稅費計提等部分工作可以批量自動完成。

8.通過版式轉換實現(xiàn)電子化歸檔。電子化歸檔是指按照預定規(guī)則對財務核算及相關系統(tǒng)中的電子會計檔案數(shù)據(jù)進行分類抽取、版式轉換封裝、電子簽名，形成電子會計檔案文件，通過檔案歸檔統(tǒng)一接口，保存至電子會計檔案系統(tǒng)。無紙化歸檔由系統(tǒng)后臺進行一系列自動化操作：一是數(shù)據(jù)抽取。按照預定的會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計資料等樣式，將財務核算及相關系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù)進行分類提取。二是版式轉換封裝。將抽取的歸檔數(shù)據(jù)封裝成PDF格式的版式文件，使得歸檔數(shù)據(jù)轉換為可被閱讀、格式穩(wěn)定、符合歸檔要求的電子檔案文件。三是電子簽章。對PDF格式的電子檔案文件按預設的電子簽章樣式（如歸檔章）進行電子簽名，使得歸檔的電子檔案文件具有防偽驗證屬性，滿足電子會計檔案生成、保管和利用的要求。四是文件歸檔。通過無縫銜接的檔案文件歸檔接口，自動將歸檔文件保存在電子會計檔案系統(tǒng)，并建立歸檔文件目錄。

三、電子會計檔案管理的實現(xiàn)路徑與未來展望

（一）實現(xiàn)路徑

電子會計檔案管理在系統(tǒng)層面的典型實現(xiàn)路徑為：升級報賬系統(tǒng)為“智能報賬系統(tǒng)——新建財務共享運營管理平臺——升級資金管理系統(tǒng)為智能資金管理系統(tǒng)——升級核算系統(tǒng)為智能核算系統(tǒng)——升級稅務管理系統(tǒng)為智能稅務管理系統(tǒng)——新建電子會計檔案系統(tǒng)”。在升級或新建過程中，旨在通過引進以圖像識別、語音識別、知識圖譜、機器學習等人工智能為代表的“大智移云物區(qū)”等新技術，落實以數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)治理、數(shù)據(jù)服務為主線的數(shù)據(jù)治理機制，實現(xiàn)業(yè)財一體化流程中的典型智能化應用場景。

除系統(tǒng)層面的建設，電子會計檔案管理的實現(xiàn)還需同時考慮檔案管理模式、檔案管理業(yè)務流程、檔案管理制度、檔案管理人員等配套變革。其中，檔案管理模式需要確定是單套制管理還是雙套制管理、單套制是紙質單套制還是電子單套制；檔案管理業(yè)務流程需要全方位覆蓋檔案管理的環(huán)節(jié)，典型的檔案管理業(yè)務流程包括檔案管理機構確定流程、會計檔案界定流程、會計檔案歸檔流程、內部生成的會計資料無紙化存檔判定流程、從外部接收的會計資料無紙化存檔判定流程、會計檔案交接流程、會計檔案利用流程、會計檔案鑒定和銷毀流程等。其中，從外部接收的會計資料無紙化存檔判定流程示例如圖2所示，涉及業(yè)財一體化處理流程的關鍵節(jié)點、2015年版《管理辦法》中規(guī)范的企業(yè)從外部接收的會計資料無紙化存檔需要滿足的7個判定條件，以及無紙化存檔涉及的8個相關信息系統(tǒng)。

圖2從外部接收的會計資料無紙化存檔判定流程

1.在檔案歸檔方面，將由半自動化歸檔發(fā)展為高度自動化歸檔。當前，因為原始憑證格式（紙質文件、紙質文件影像復制件、PDF版式文件、OFD版式文件、XML結構化數(shù)據(jù)等）的多樣性、原始憑證存儲方式（部分企業(yè)采用Excel臺賬和文件夾管理的方式，還有企業(yè)尚未存儲電子原始會計憑證的原生電子文件）的不成熟等因素，會計檔案歸檔環(huán)節(jié)尚需要大量人工干預，多數(shù)企業(yè)還處于手工歸檔的狀態(tài)，先進的企業(yè)可以達到半自動化歸檔。未來伴隨著票據(jù)電子化格式的相對統(tǒng)一（如全電發(fā)票就把普通發(fā)票和專用發(fā)票統(tǒng)一為同一格式，用發(fā)票上的標簽來解決特定行業(yè)、特殊商品服務及特定應用場景的問題）、原始憑證存儲方式的逐漸統(tǒng)一（如引進智能報賬系統(tǒng)、電子會計檔案系統(tǒng)等）及企業(yè)財務數(shù)字化建設的逐漸成熟，會計檔案的歸檔過程可由半自動化發(fā)展為高度自動化。

2.在檔案保管方面，將由紙電雙套制發(fā)展為電子單套制。檔案保管的無紙化主要取決于兩個因素，一是會計資料能否滿足無紙化歸檔條件，二是會計檔案用戶能否接受和利用電子會計檔案。其中，無紙化歸檔條件相對容易滿足。伴隨著企業(yè)內部信息系統(tǒng)的建設和完善，企業(yè)內部生成的會計資料比較容易滿足無紙化歸檔條件；而伴隨著我國發(fā)票等票據(jù)電子化、合同電子化整體進程的推進，以及企業(yè)智能報賬系統(tǒng)、電子會計檔案系統(tǒng)等電子檔案管理相關系統(tǒng)的建設與優(yōu)化，企業(yè)從外部接收的會計資料會越來越容易滿足無紙化歸檔條件。根據(jù)《管理辦法》和《報銷入賬歸檔通知》，會計資料一旦滿足無紙化歸檔條件，即可實現(xiàn)無紙化歸檔，進行電子單套制保管。而會計檔案用戶的使用習慣改變則是一大難題。對于企業(yè)內部的會計檔案用戶，企業(yè)尚可通過制度發(fā)文、專題培訓等方式有效解決；而對于企業(yè)外部的會計檔案用戶，特別是巡視、財會監(jiān)督、稅務督查等外部監(jiān)督檢查人員對于電子會計檔案的接受程度和利用能力則不在企業(yè)有效控制范圍之內，只能待監(jiān)管部門監(jiān)管平臺和監(jiān)管手段的大幅提升，以及監(jiān)管人員數(shù)字化素質和監(jiān)管能力的大幅提高后方能實現(xiàn)。

3.在檔案利用方面，由常規(guī)的監(jiān)督檢查配合發(fā)展為主動的合規(guī)風險防范。電子會計檔案系統(tǒng)中匯集了企業(yè)所有的會計憑證（包括原始憑證、記賬憑證）、會計賬簿（包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿）、財務會計報告（包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告）和其他會計資料（包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料），是財務視角的企業(yè)全景業(yè)務的真實反映。企業(yè)可通過多種維度（如不同的業(yè)務維度）的靈活查詢、多種方式（如同時提供檔案文件索引和檔案文件）的合規(guī)（如電子簽章和水印的運用、利用目的和利用時間的自動控制等）下載、清晰明了的自助分析（如支持通過拖拉拽等方式自動生成統(tǒng)計圖表）等方式，提高內外部用戶利用電子會計檔案的便利性和有效性，充分發(fā)揮會計檔案的保管價值和利用價值。

（三）實施難點

實際上企業(yè)在具體開展電子會計檔案管理過程中面臨著以下困難。首先，多個政策文件同時對會計資料無紙化處理（《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》<財會[2013]20號，第四十條和第四十一條>）和無紙化存檔條件（《管理辦法》第八條和第九條、《報銷入賬歸檔通知》第三條）進行規(guī)范，需要外部專家?guī)椭淙媸崂頍o紙化存檔條件及準確判斷企業(yè)無紙化條件的滿足情況。其次，當前企業(yè)一般都部署有較為完備的會計核算系統(tǒng)，能夠順利完成入賬工作，但需要同時實施智能報賬系統(tǒng)和電子會計檔案系統(tǒng)，方能較為順利地實現(xiàn)會計資料的無紙化處理和會計檔案的無紙化管理，這無疑給企業(yè)財務信息化建設帶來了壓力。再次，因會計檔案的用戶特別是外部審計、巡視、財會監(jiān)督、稅務督查等外部用戶，對電子會計檔案的接受程度和利用能力相對有限，這無疑會打擊企業(yè)實施電子會計檔案管理的內生動力。

主要參考文獻：

[1] 劉梅玲.基于新發(fā)展理念探析會計信息化發(fā)展的幾個方面[J].財務與會計,2018，(16):34-36.

[2] 財政部, 國家檔案局. 關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知[S].2020. 

[3] 財政部. 關于印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的通知[S].2013.

[4] 中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法 [S].2015.

作者：

佟成生 上海國家會計學院教授；

鄧國紅 廣西中煙工業(yè)有限責任公司審計部部長、高級會計師；

劉梅玲 上海國家會計學院副教授；

謝超峰 廣西中煙工業(yè)有限責任公司財務管理部，中級會計師，通訊作者。

來源：《財務與會計》2022年第21期